E-Mail-Versendung und Ticketanlage über diese App

1. Allgemeines

Über die Regeln lassen sich E-Mails und Tickets an Ihre Kunden versenden. Den Regeln geht immer eine Bedingung einher, wie z. B. ein Schadensereignis beim Carrier. Details hierzu finden Sie hier Einrichtung und Nutzung des Regelwerks.

2. Einrichtung der Templates

In den Regeln lässt sich der E-Mail- oder Tickettext definieren, der dann später in ein Template geladen wird. Hierbei gibt es das vordefinierte Template (1), das mit einem Templategenerator arbeitet. Oder Sie erstellen selbst das Template in HTML (2).

2.1. Vordefiniertes Template

Das vordefinierte Template arbeitet mit einem Templategenerator, in welchem Sie einfach und schnell Konfigurationen vornehmen können, indem Sie auf "Template konfigurieren" klicken. In einer Vorschau können Sie dann prüfen, wie das Template aussehen würde. Die Variable %content% wird dann durch den Inhalt aus den Regeln ersetzt.

2.2. Eigenes Template / Textmail

Das eigene Template kann in HTML erstellt werden oder gilt als Grundlage für eine Textmail. Wichtig ist, dass die Variable %content% in der Vorlage belassen wird, da diese später durch den E-Mail-Text ersetzt wird.

3. Zuweisung der Templates an Werbekennzeichen

In dem Bereich "Templatezuordnung" können Sie nun die Templates für Tickets oder E-Mails je nach Werbekennzeichen zuordnen. Auch gibt es dort die Auswahl "Versand verbieten", was den Versand verbieten würde.

Hierbei gelten folgende Prioritäten absteigend von oben nach unten:

• Einstellung des Werbekennzeichens und möglichen Mandanten
• Einstellung des Werbekennzeichens
• Einstellung des Mandanten
• Standardeinstellung

Ist somit bei einem Werbekennzeichen eine Vorlage eingestellt, aber global "Versand verbieten", dann würde nur bei dem jeweiligen Werbekennzeichen eine E-Mail oder ein Ticket versendet werden.

4. Einrichtung in den Regeln

In den jeweiligen Regeln können Sie den E-Mail-Versand oder die Ticketanlage einrichten. Sie müssen diese dort aktivieren und können optional noch Werbekennzeichen angeben. Wenn Sie keine angeben, dann geht die E-Mail bzw. das Ticket an alle.

Der Inhalt aus der E-Mail bzw. dem Ticket wird beim Versenden in das Template geladen.

5. Testlauf

5.1. E-Mails nicht an Kunden senden lassen

Es wird empfohlen, vor der Einrichtung des E-Mail-Versands die Einstellung "E-Mails nicht an Kunden versenden" zu setzen und eine E-Mail-Adresse unter "Alle ausgehenden E-Mails an folgende E-Mail-Adresse senden" einzutragen. Somit gehen alle E-Mails, die versendet werden würden, erst mal nur an die eingetragene E-Mail-Adresse.

5.2. Testmails oder Testtickets an sich senden lassen

Sie haben auch die Möglichkeit, in den "Allgemeinen Einstellungen" eine Kundennummer für Testtickets oder Testmails zu hinterlegen.

An diese Empfänger können Sie dann die E-Mail- oder Tickettexte aus Ihren Regeln inkl. der zugeordneten Templates senden lassen. Hierzu gibt es eine entsprechende Funktion in der Sendungsübersicht.

Die E-Mails oder Tickets gehen dann nicht an die Kunden, sondern an die von Ihnen definierten Empfänger. Sollte ein Versand nicht erfolgen, weil das Regelwerk nicht passt (z. B. Werbekennzeichen für den Versand verboten), so erhalten Sie eine Fehlermeldung:

6. Logfile und Übersicht

Im Reiter "Mail-/Ticketlog" haben Sie einen Überblick, welche E-Mails und Tickets vom System versendet wurden. Sogar Testmails und Testtickets werden dort erfasst.

Auch in der Sendung selbst sind diese erfasst.