Kein GoBD-Zertifikat für tricoma: Warum?

Bei der GoBD geht es um die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form", was bedeutet: "Hier sind die Vorgaben, wie die Buchhaltung zu machen ist, sodass diese von uns anerkannt wird".

Viele ERP Hersteller werben nun mit GoBD Zertifikaten und Konformitätserklärungen. Das mag alles ganz gut sein, aber letztlich geht es bei der GoBD um das Zusammenspiel von Software, Hardware und Mensch. Nur, wenn dort alles richtig gemacht wird, dann kann man GoBD-konform arbeiten.

Offizielles Schreiben zum Thema Software-Testate

Das Bundesministerium der Finanzen hat sich daher genau zur Zertifizierung und Software-Testaten geäußert:

"Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungs-mäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt."

und

„Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.

Jedes Unternehmen arbeitet anders und es spielen andere Softwareprodukte zusammen

Ein wichtiger Bestandteil ist ein IKS (Internes Kontrollsystem) im Unternehmen. Das bedeutet, dass es Zugangs- und Zugriffsrechte geben muss. Es geht um Erfassungskontrollen, die Protokollierung und vieles mehr.

Mit der IKS ist somit auch die allgemeine Struktur im Unternehmen gemeint und wie die Mitarbeiter mit dem System arbeiten, dies ist spezifisch je nach Unternehmen. Selbst ein System mit GoBD-Zertifikat des ERP Systems bringt nur bedingt Mehrwert. Man müsste sein eigenes Unternehmen zertifizieren lassen, um eine saubere Umsetzung zu gewährleisten.

Beispiele:
1. Um GoBD-konform zu arbeiten, ist man dazu verpflichtet, Datensicherungen anzufertigen. Wenn das Hosting bei uns erfolgt, übernehmen wir die Sicherung.
Hostet der Kunde selbst, dann ist dieser Eigenverantwortlich in der Pflicht. Genau in diesem Fall wird das GoBD-Testat für tricoma nicht mehr gültig sein, da die Backupmethoden beim Kunden wahrscheinlich anders sind als bei uns.

2. In tricoma gibt es ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in welchem PDF-Dateien abgelegt werden können. Es gibt hierzu klare gesetzliche Regelungen, was wie aufbewahrt werden darf. Beispielsweise müssen Rechnungen, die als PDF eingehen, auch im Original im DMS aufbewahrt werden. Werden diese nun von einem Mitarbeiter gedruckt und die Buchhaltung scannt diese per Dokumentenscanner in das DMS, so ist dies nicht mehr GoBD-konform. Man sieht hier gut, dass der Prozess im Unternehmen mehr relevant ist, um ein GoBD-Testat zu bekommen und weniger die Software, die verwendet wird.

Quelle:
Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen, 11016 Berlin, IV A 4 - S 0316/13/10003, 2014/0353090