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    Online Ticketsystem mit Email-Anbindung

    CRM: App Ticketsystem

    Online Ticketsystem mit Email-Anbindung

    Mit dem Ticketsystem (Anfragesystem) können Sie Kundenanfragen einfach und schnell bearbeiten. Somit sind Anfragen aus ebay und amazon schnell erledigt.


    Modulares Cloud Ticketsystem

    Das Ticketsystem ist ein App-Modul, welcher in das Cloud-basierte CRM, ERP und Warenwirtschaftssystem von tricoma eingebunden werden kann. Der Vorteil von tricoma besteht darin, dass es sich um ein Modulsystem handelt. Je nach Unternehmen und Bedürfnissen werden dabei unterschiedliche Apps, zusammengestellt und bei Bedarf auch umprogrammiert. Mit der Modul App-Ticketsystem, welches als Anfragesystem funktioniert, können Sie Kundenanfragen schnell und einfach bearbeiten und weiterverarbeiten.

    Anfragen zum Beispiel von Amazon oder Ebay sind so im Handumdrehen erledigt. Aber auch E-Mails und Nachrichten im Unternehmen selbst können mit der App leicht organisiert werden. Es kann ein Autoresponder definiert werden, der zum Beispiel Rechnungsanforderungen oder Paket-Nachfragen automatisch beantworten kann. Das Ticketing System kann zudem klassisch als Web-Login für die Kommunikation mit Kunden verwendet werden. Der Kunde kann sich dabei klassisch mit Benutzername und Passwort einloggen und hat alle für ihn wichtigen Daten sofort am Bildschirm verfügbar. Die App-Ticketsystem hat also viele Eigenschaften, welche die Kommunikation im Unternehmen und mit den Kunden automatisiert, vereinfacht und logistisch ordnet. Der Kundenservice wird deutlich effizienter gestaltet und die Kundenzufriedenheit kann nachhaltig erhöht werden.

     

     

    Einsatz als Email Ticketsystem im eCommerce

    Man kann mit der App-Ticketsystem die E-Mails aus einem Postfach so einstellen, dass die Anfragen automatisch eingelesen werden. Gerade bei Ebay oder Amazon ist dies eine zeitsparende Hilfe und ein hervorragendes Tool für das CRM System (Customer-Relationship-Management) eines Unternehmens.
    Hierzu muss jedoch das Postfach an tricoma angebunden werden. Es empfiehlt sich, ein eigenes Postfach für die E-Mail-Anfragen wie etwa für Amazon und Ebay zu nutzen. Im Ticket sind immer die letzten Bestellungen des Kunden angezeigt und man kann neben einer Antwort direkt eine Reklamation oder Gutschrift erzeugen.

     

     

    Einsatz als Support Ticketsystem in einem Dienstleistungsunternehmen

    Innerhalb eines Dienstleistungsunternehmens kann die App-Ticketsystem wiederum ganz andere Dienste leisten: Sie kann zum Beispiel "Emergency Tickets", welche per SMS direkt an Mitarbeiter gesendet werden, erstellen. Supportanfragen der Kunden können so schnellstmöglich beantwortet werden.
    Verbunden mit der App Projekte von tricoma lässt sich eine perfekte online Projektverwaltung durchziehen. Kundenspezifische Projekt lassen sich so einfach verwalten und planen. Zusammen mit dem Ticketing System können auch interne Aufgaben gut geplant werden. Über die App Projekte sind zudem die Buchung von Zeiten möglich, eine integrierte Auswertungsmöglichkeit gibt den perfekten Überblick über Kosten, Erträge und Mitarbeiter-Stunden eines Projektes.

    In der App-Ticketsystem kann zudem ein Support Portal eingerichtet werden, über welches die Tickets von Kunden gestellt werden. Die einzelnen Mitarbeiter arbeiten dann die Tickets ab.

     

     

    Funktionen wie Autoresponder sparen den Mitarbeitern Zeit

    Im Autoresponder können Regeln angelegt werden, welche mit einer Priorität markiert werden. Kommt nun eine E-Mail herein, wird geprüft, ob die E-Mail den Regeln entspricht. Je nachdem, wird einer der wählbaren Vorlagen zum Ticket gefügt und an den Kunden automatisch zurückgesendet. So kann zum Beispiel ein Autoresponder an der Amazon Schnittstelle eingesetzt werden: Der Kunde erhält hier automatisch seine Rechnung zur Bestellung (Rechnungsanforderung]. Damit werden Zeit und dementsprechend auch Arbeitskosten der Mitarbeiter gespart.

    Die Funktion des Autoresponder ist ein wichtiges Element im CRM System. Es lässt sich damit nicht nur Zeit für Mitarbeiter sparen, sondern auch Zeit in der Kunden-Kommunikation selbst. Der Kunde bekommt mit minimalster Verzögerung eine Antwort, eine Rechnung oder andere Unterlagen. Die Kommunikation erfolgt fast in Echtzeit, was heutzutage immer wichtiger wird.

     

     

    Voraussetzung ist die App Mails Enterprise, da diese die Emails einliest und verarbeitet

    Für die Abwicklung ist die App Mails Enterprise, ein Mailclient, unbedingt erforderlich. Sämtliche Ihrer E-Mails werden über diesen Mailclient aus dem IMAP Postfach an das System synchronisiert. Damit werden Ihre E-Mails von Kunden eingelesen und Tickets hierzu erzeugt.
    Der Vorteil beim System von tricoma ist dabei, dass Sie Ihr bestehendes Email Programm beibehalten können, da Mails Enterprise primär für die Emailzuordnung gedacht.

     

     

    Saubere Ticketkommunikation im Online Ticketsystem

    Innerhalb eines Tickets können Mitarbeiter per Rückfrage kommunizieren und Bilder austauschen. Es lassen sich "Eskalationszeiten" einrichten, wodurch gewährleistet ist, dass Tickets immer binnen einer bestimmten Zeit bearbeitet werden.
    Zum Beispiel wäre eine solche "Eskalationszeit" Montag von 9 bis 16 Uhr. Wenn zu diesem Zeitpunkt Tickets rein kommen, müssten diese binnen X Stunden bearbeitet werden oder würden sonst eskalieren. Eskalieren bedeutet nichts wirklich Schlimmes: Es bedeutet, dass es danach eine Warnmeldung im System gäbe. Auf Wunsch wäre auch eine Email an ein bestimmtes Postfach, z. B. den zuständigen Projektmanager, möglich. Damit kann dann umgehend auf die "Eskalation" menschlich reagiert werden.

     

     

    Rechtesystem und Zeiteinstellung vereinfachen die Prozesse

    Das Einstellen von Rechten und von Zeitabläufen ist ein wesentlicher Pluspunkt des App-Ticketsystems.

    • Es kann eingestellt nach welchem Zeitraum die Mitarbeiter Zugriff auf die Tickets erhalten. Damit wird nicht jeder Mitarbeiter mit einem Ticket belastet und es kann so auch vermieden werden, dass zum Beispiel bei nur wenigen Kundenanfragen alle Mitarbeiter Ticketanfragen zugeordnet bekommen.
    • Es gibt ein Rechtesystem wer wem Tickets zuschieben kann. Damit ist es möglich, dass zum Beispiel innerhalb eines Projektes die Tickets verschoben werden können, jedoch nicht alle Tickets von allen verschoben werden. Eine besserer Überblick und eine klare Verantwortung kann damit in die Organisationsstruktur und Bearbeitungsstruktur eingebaut werden.
    • Es lässt sich einstellen, welcher Mitarbeiter welche neuen Tickets aus welchen Kategorien sieht. Damit können Spezialisierungen der Ticket-Anfragen schon im Vorhinein vorgenommen werden. Die Mitarbeiter bekommen nur jene Ticketarten zugestellt, zu welchen sie auch ausgebildet sind und bei denen sie sich gut auskennen. Eine Vereinfachung und Beschleunigung der Abwicklung kann so erzeugt werden. Ein Zuweiser in Form eines Mitarbeiters ist nicht mehr notwendig, da dies das System automatisch veranlasst. Techniker für Störungen bekommen so zum Beispiel nur technische Anfragen. Anfragen zu neuen Unternehmens-Produkten werden von anderen Mitarbeitern behandelt und Reklamationen wiederum beantworten Mitarbeiter des Reklamationsmanagements.

     

     

    Reklamationsanbindung an das Ticketsystem

    Die App Reklamationen ist mit der App-Ticketsystem eng verbunden. Rechnungsposten, können über die App Reklamationen in einem Web-Portal reklamiert werden. Rücksendungen und Retouren können ebenfalls schnell, einfach und transparent bearbeitet werden. Damit ist der Überblick über Reklamationen und Retourenprozesse, also das gesamte Reklamationsmanagement gewährleistet. In allen Fällen wird ein Ticket zur entsprechenden Bearbeitung erzeugt. Somit gibt es transparente Workflows im Unternehmen. Die Ware kann zum Beispiel nach Rücksendung des Kunden wieder ins Lager eingebucht werden. Reklamationen können analysiert werden und neuerlich fehlerhafte Warenlieferungen verhindern.

     

     

    Nutzung von Vorlagen direkt im Ticketsystem

    Mit der App gibt es die Möglichkeit Vorlagen im System anzulegen und mit diesen Supportanfragen an den Kunden direkt zu antworten. Die Vorlagen lassen sich auch in Kategorien unterteilen.
    Um Vorlagen besser auf der Website einbinden zu können, können Sie die App Tutorials nutzen. Damit kann auch einem Kunden direkt die Anleitung, welche sich auf der Webseite befindet, per Ticket bzw. E-Mail zugestellt werden. Dies ist zum Beispiel bei einem Help Desk interessant.

     

     

    Mit tricoma zum Erfolg - Steigern Sie Ihre Unternehmenseffizienz

    Die ERP Software und CRM Software von tricoma kann also die Abläufe im Unternehmen wesentlich erleichtern und Ordnung und Struktur gewährleisten, wenn mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten oder wenn das Unternehmen Kundenkontakt per Email oder eCommerce unterhält.

    ERP Systeme im eCommerce sind heutzutage für einen schnellen und reibungslosen Ablauf in einem Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Eine transparente und effiziente Gestaltung von Geschäftsprozessen ist somit möglich. Dabei können für alle Geschäftsbereiche optimal auf die ihnen innewohnenden jeweiligen Bedürfnisse zugespitzten Module von tricoma verwendet werden.



    Bilder

    • Einfaches eintragen von Rechnungsposten und Zeiten (z. B. für den Dienstleistungsbereich)
    • Tickets lassen sich auf Tage terminieren - so behalten Sie den Aufgabenüberblick
    • Es gibt eine ausführliche Logfiles zu den Tickets
    • Über die Statistik haben die den Überblick über das Ticketaufkommen
    • Vergeben die Zuständigkeiten nach Ticketbereichen
    • Tickets werden sauber nach Kunden gruppiert
    • Ebayanfragen laufen automatisch in das Ticketsystem
    • Beispiel eines Autoresponders für die Amazon Rechnungsanforderung
    • Vorlagenverwaltung für die Tickets
    • Beispiel einer Rechnungsanfrage aus amazon - wird automatisch beantwortet

    Funktionsumfang der App

    • Tickets lassen sich in Kategorien unterteilen
    • Die Tickets werden sauber mit den Kunden verknüpft
    • Ticketemails lassen sich beliebig anpassen an Ihre Bedürfnisse
    • Es gibt die Möglichkeit von Emergency Tickets um z. B. SMS an Mitarbeiter zu versenden
    • In Verknüpfung mit dem Modul Rechnungen lassen sich Rechnungspositionen zu den Tickets anlegen
    • Kunden können sich per Link aus den Ticketemails direkt im Ticketsystem einloggen
    • Das Ticketsystem wurde mit über 150.000 Tickets getestet
    • Es lassen sich bis zu 3 Dateien an ein Ticket anhängen
    • Das Ticketsystem ist komplett kompatibel mit dem Projektemodul, so dass die Tickets direkt einem Projekt zugeordnet werden können
    • Erinnerungsfunktion per Email über zu lange offene Tickets oder Tickets bei welchem der Termin überschritten ist
    • Die Aktivitäten eines Tickets werden geloggt
    • Ausführliche Aktivitätsliste im Modul
    • Aus Angebotspositionen lassen sich Tickets erstellen
    • Tickets lassen sich direkt an Ansprechpartner zuweisen
    • Es können interne Rückfragen an Kollegen gestellt werden
    • Verknüpfen Sie die App mit dem Modul Tutorials und erstellen Sie automatisierte Antworten
    • Kennzeichnung im Ticket wenn Sachbearbeiter abwesend
    • Deadlineübersicht in Form eines Jahreskalenders
    • Auslesen von Emails und automatische Anlage von Tickets
    • Bei fehlender Ticket ID in der Email: Automatisches Anfügen an bestehendes Ticket anhand des Betreff
    • Einzelne Tickets können als Favorit markiert werden um diese besser wieder zu finden und als wichtig zu kennzeichnen
    • Ticketdeadlines an Projektdeadlines knüpfen inkl. Infomail an die Projektleitung
    • Systembenutzer / Mitarbeiter in einer Ticketantwort markieren
    • Meilensteinzuordnung eines Tickets (setzt App Projekte voraus)
    • Bildupload in Rückfragen zur Verbesserung der internen Kommunikation
    • Autom. Zeiterfassungseintrag beim Anlegen eines Zeitpostens in einem Ticket (setzt die App Zeiterfassung und Projekte voraus)
    • Einrichtung automatischen Antworten auf neue Tickets (Autoresponder)
    • Bearbeiten von Kundennachrichten aus ebay oder amazon über das Ticketsystem
    • Andere Emailvorlagen für Emails z. B. an ebay oder amazon
    • Bewertungsfunktion zur Qualität eines Tickets (durch Kunden und Vorgesetzten)

    Benötigte Apps

    • Kunden
    • Verwaltung der Kunden mit der Möglichkeit eigene Datenfelder anzulegen und Kunden in beliebige Kundengruppen zu unterteilen. Im Kunden finden Sie auch alle wichtigen Informationen aus anderen Apps von tricoma.