Einrichtungstutorial: App Verträge / Turnus / Abo

Mit der App Verträge / Turnus / Abo (kurz: App Verträge) verwaltest du deine Turnusrechnungen sowie Verträge und Abos mit deinen Kunden. Die Rechnungen werden dabei vollständig automatisiert erstellt, sofern dein tricoma System live ist.

In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung der App Verträge. Öffne dazu die App und wechsle in den Reiter „Einstellungen“.

Nimm hier die grundlegenden Einstellungen für die Nutzung der App vor:

Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung:

Einrichtungsgebühr bei einem Betrag <= 0 nicht auflisten
Die Einrichtungsgebühr ist eine einmalige Gebühr bei neu angelegten Verträgen. Wenn diese Option aktiviert ist, kein Posten für Einrichtungsgebühr erstellt, sofern sie 0 Euro oder weniger beträgt.

Vertrag nach der Registrierung anlegen
Wenn sich ein Kunde im tricoma Shop neu registriert, wird bei aktivierter Option automatisch ein Vertrag angelegt. Beachte hierzu auch die nächste Einstellung.

Produkt des Vertrages nach der Registrierung
Wenn die vorherige Option aktiviert ist, musst du hier den Vertragsartikel festlegen, der beim automatischen Anlegen eines Vertrags nach der Registrierung verwendet wird.

„Automatische Rechnungserstellung“ beim Anlegen immer aktiv
Bei jedem Vertrag kann die automatische Rechnungserstellung für offene Vertragsposten aktiviert oder deaktiviert werden. Mit dieser Option ist sie bereits bei der Anlage eines Vertrags automatisch aktiviert.

Rechnung für den automatischen Vertrag erzeugen und versenden
Ist diese Option aktiv, wird für den automatisch angelegten Vertrag direkt eine Rechnung erstellt und per E-Mail an den Neukunden versendet.

Mehrere Verträge in eine Rechnung übernehmen
Standardmäßig wird für jeden Vertrag eine eigene Rechnung erstellt. Mit dieser Option kannst du mehrere Verträge in einer Rechnung zusammenfassen, sofern für die offenen Vertragsposten noch keine Rechnung erzeugt wurde.

Steuer beim Abrechnen automatisch prüfen und gemäß Kundenland anwenden
Mit dieser Option wird der Steuersatz automatisch anhand des Kundenlands angepasst. Ist sie deaktiviert, wird der Steuersatz des Landes verwendet, das in der Länderverwaltung als Standard festgelegt ist (standardmäßig Deutschland).

Automatische Abrechnung / Posten- und Rechnungserzeugung deaktivieren
Standardmäßig werden bei Vertragsverlängerungen automatisch offene Vertragsposten erstellt, die anschließend abgerechnet werden können. Wenn du diese Option aktivierst, werden keine Posten mehr automatisch erzeugt und müssen manuell angelegt werden.

Wie viele Tage im Voraus sollen Vertragsposten angelegt werden?
Lege hier fest, wie viele Tage vor der Vertragsverlängerung ein neuer offener Vertragsposten erstellt werden soll. Wenn kein Wert eingetragen ist, erfolgt die Erstellung am Tag der Vertragsverlängerung.

Anmerkung aus Bestellung beim Anlegen eines Vertrags übernehmen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Anmerkung aus den Bestellpositionen übernommen, wenn ein Vertrag aus einer Bestellung erstellt wird.

Ticketanlage nach Kündigung / Ticketkategorie
Diese Option ist nur relevant, wenn du die App Ticketsystem installiert und im Einsatz hast. Wird ein Vertrag in der Vertragsdetailansicht gekündigt, kann automatisch ein Ticket erstellt werden. Wähle dazu die gewünschte Ticketkategorie aus und definiere die passende Mailvorlage unter Einstellungen → Mail-/Ticketvorlagen.

In diesem Bereich legst du fest, welches Template für die Generierung des Vertrags-PDFs verwendet wird:

Wenn du mehrere Mandanten angelegt hast (erfordert die App Mandanten), kannst du pro Mandant ein eigenes Template hinterlegen.

Falls du ein individuelles PDF-Template benötigst, können wir dir gerne eines erstellen. Lege dazu einfach ein Ticket in der Kategorie „Templates/PDF/Shopdesign“ an.

Hier kannst du Vertragskategorien anlegen und verwalten. Dadurch lassen sich Verträge einer bestimmten Kategorie zuordnen, zum Beispiel für Auswertungen oder Statistiken.

Zusätzlich kannst du auch Unterkategorien erstellen. Die Prio bestimmt die Reihenfolge, in der Kategorien und Unterkategorien angezeigt werden.

In diesem Bereich kannst du standardmäßige Rechnungsanmerkungen für Vertragsabrechnungen definieren. Diese werden bei der automatischen Abrechnung verwendet. Für die Anmerkungen kannst du die unten aufgeführten Variablen nutzen.

Anmerkung im Rechnungsposten
Hier hinterlegst du die Anmerkung, die für jeden Rechnungsposten verwendet werden soll.

Einrichtungsgebühranmerkung
Hier definierst du die Anmerkung für die einmalige Startgebühr eines Vertrags, zum Beispiel Einrichtungsgebühr oder Bearbeitungsgebühr.

Definiere hier deine E-Mail- und Ticketvorlagen. Wenn du ganz nach unten scrollst, findest du eine Übersicht aller Variablen, die innerhalb der Vorlagen verwendet werden können.

Bitte beachte, dass der Betreff nicht leer sein darf. Andernfalls findet kein automatischer Versand der Vorlage statt.

E-Mail-Vorlage für den Vertragsabschluss
Sobald die Vertrags-PDF generiert wurde, erscheint in den Vertragsdaten das Dropdown-Menü „Versand per“ sowie rechts daneben ein Büroklammer-Symbol. Wenn du auf dieses Symbol klickst, öffnet sich der Mailer mit dieser E-Mail-Vorlage.

E-Mail-Vorlage für die Kündigung
Nachdem ein Vertrag gekündigt wurde, erscheint in den Vertragsdaten neben dem Dropdown-Menü „Gekündigt“ ein Büroklammer-Symbol. Beim Klick darauf öffnet sich der Mailer mit dieser E-Mail-Vorlage.

E-Mail-Vorlage für die Vertragsverlängerung
Diese E-Mail-Vorlage wird automatisch vor einer Vertragsverlängerung versendet.

Ein Vertrag verlängert sich, wenn:

Im Feld „Wochen vor Ende“ kannst du festlegen, wie viele Wochen vor Vertragsende die E-Mail automatisch versendet werden soll.

Ticketvorlage für die Kündigung
Sobald ein Vertrag gekündigt wird, kann automatisch ein Ticket für den Kunden erstellt werden. Dafür wird diese Ticketvorlage verwendet. Diese Funktion erfordert die App Ticketsystem.

Bei Bedarf kannst du hier eigene Datenfelder anlegen, die anschließend in der Vertragsdetailansicht verwendet werden können.

Damit ein Datenfeld erstellt werden kann, muss zuvor mindestens eine Feldgruppe angelegt worden sein, da jedes Datenfeld einer Feldgruppe zugeordnet sein muss.

Die angelegten Datenfelder findest du innerhalb eines geöffneten Vertrags links im Menü unter „Weitere Daten“.