Einrichtungstutorial ZUGFeRD

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen der App können Sie Produkte hinterlegen, die als Zu- bzw. Abschlag einzustufen sind, also Produkte,
die den Rechnungsbetrag erhöhen bzw. vermindern. Ein typisches Beispiel für einen Zuschlag sind Versandkosten, wobei ein allgemeiner Rabatt als Abschlag geführt werden kann.

Schnittstelle

Da die Erstellung der elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format über die Schnittstelle von tricoma Fulfillment erfolgt,
ist eine Voraussetzung für die Nutzung der App, dass Sie bereits über die App tricoma Fulfillment verfügen.
Die dort eingerichtete Schnittstelle müssen Sie an dieser Stelle in den Einstellungen auswählen.

Wenn Sie die automatische Übertragung aktivieren, werden einmal täglich (nachts) die entsprechenden Daten an die tricoma Fulfillment Schnittstelle übermittelt und verarbeitet.

Zahlungsarten und Kundengruppen

Sie haben die Möglichkeit festzulegen, für welche Zahlungsart bzw. Kunden(-gruppe) elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt werden sollen.

Wählen Sie in der Zuordnungsübersicht der Zahlungsarten zu einer tricoma Zahlungsweise keine entsprechende ZUGFeRD-Zahlungsweise, ist diese tricoma Zahlungsart deaktiviert.
In der Auflistung der Kundengruppen können Sie gezielt Kundengruppen mittels des Einstellungshakens deaktivieren.

Zusätzlich zu den globalen Einstellungen in der App selbst, besteht die Möglichkeit in den Kundendaten eines einzelnen Kunden die ZUGFeRD-Verarbeitung zu deaktivieren und
eine Lister aller dem Kunden zugehörigen ZUGFeRD-Einträge zu sehen.

Steuersätze

Bei der Erstellung der ZUGFeRD-XML-Datei, die als Grundlage für die elektronische Rechnung gilt, werden die unterschiedlichen Steuersätze in
vordefinierte Steuercodes umgewandelt. Um dies durchführen zu können, müssen Sie vorher in den Einstellungen die tricoma Steuersätze mit den zugehörigen Steuercodes verknüpfen.

Übersicht

Sobald in Ihrem tricoma System eine Rechnung bzw. Gutschrift generiert wird, erfolgt ein zugehöriger Eintrag im Reiter "Übersicht"
und, vorausgesetzt aufgrund entsprechender Einstellungen ist die Zahlungsweise bzw. der Kunde nicht deaktiviert, wird die entsprechende XML-Datei generiert.

In der Spalte "Status Verarbeitung" sehen Sie, ob für die entsprechende Rechnung/Gutschrift schon eine XML-Datei generiert wurde bzw. ob die komplette Verarbeitung
in das ZUGFeRD-Format erfolgreich oder fehlerhaft verlaufen ist.

Bei einer fehlerhaften Verarbeitung erhalten Sie über das Icon am Ende der Zeile einige Details zu der Ursache der fehlerhaften Verarbeitung.

Meldungen

Im Reiter Meldungen finden Sie eine Auflistung der Meldungen, die bei der Erstellung der XML-Dateien aufgetreten sind.
In den meisten Fällen ist dies der Fall, weil die Zahlungsart oder die Kundengruppe deaktiviert wurde.

Funktionsweise der App

Der folgende Ablauf schildert den grundsätzlichen Prozess, wie die App elektronische Rechnungen erstellt.
Mögliche individuelle Einschränkungen (Zahlungsarten/Kundengruppen) sind nicht berücksichtigt.

Ablauf:

1. Rechnung/Gutschrift wird in tricoma generiert
2. Eintrag im Reiter Übersicht mit Verknüpfung zu Rechnung/Gutschrift
3. Zugehörige XML-Datei wird generiert
4. Wenn automatische Übertragung aktiv: Alle verarbeitbaren XML-Dateien werden nachts an tricoma-Fulfillment-Schnittstelle übermittelt
5. Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format wird erstellt
6. PDF-Dokument der Rechnung/Gutschrift wird mit der ZUGFeRD-PDF ersetzt

Sollten Sie die automatische Übertragung deaktiviert haben oder es bei der Verarbeitung zu einem Fehler kommen,
haben Sie die Möglichkeit über die manuellen Aktionen im Reiter Übersicht die entsprechende Rechnung/Gutschrift erneut an die Schnittstelle zu übertragen.
Bitte beachten Sie, dass die Übertragung und Verarbeitung etwas Zeit in Anspruch nehmen kann und der Status nicht direkt aktualisiert wird.

Des Weiteren können Sie mittels der manuellen Aktionen die XML-Datei erneut für die Übertragung vorbereiten, falls die Generierung zuvor nicht möglich war (siehe Meldungen).