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Success Story

Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: Klare Ziele und den brennenden Wunsch, sie zu erreichen.Johann Wolfgang von Goethe

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Mannerhelden GmbH

Mannerhelden GmbH

Die Mannerhelden GmbH ist unser hauseigener Referenzkunde von tricoma. Dieser hat täglich rund 100 Bestellungen über diverse Kanäle wie Ebay, Amazon und dem eigenen Shop. Die Hauptzahlungsart ist neben PayPal, die Zahlung per Vorkasse.


Das tricoma System wurde dort eingeführt um die Prozesse zu optimieren und ein möglichst vollautomatisiertes Unternehmen zu haben, da dieses lediglich in Teilzeit nebenberuflich betrieben wird.


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Tagesablauf ohne Einführung des tricoma Systems

Ohne Einführung des tricoma Systems wäre es nicht möglich gewesen das Unternehmen nebenberuflich zu betreiben, da der Arbeitsaufwand für die Verwaltung der Zahlungen, Lagerbestände und das Packen der Lieferungen zu lange gedauert hätte.

Vertrieb, Marketing Lager und Logistik
09:00 Uhr

Ausdrucken des Kontoauszugs der Bank und bei PayPal. Manuelle Zuordnung der Zahlungen zu den Aufträgen, manuelle Anlage der Lieferscheine und Druck der Rechnungen und Lieferscheine für das Lager, Übergabe der Lieferscheine an das Lager

10:00 Uhr

Packen von ca. 100 Lieferscheine mit manuellem Druck der Versandlabels. Hier kann das Lager erst verzögert anfangen, da sonst noch keine Lieferscheine gedruckt sind. Das Problem ist hier auch das viele Lieferungen noch vom Vortag gepackt werden müssen.

11:00 Uhr

Bearbeiten der Ebay Anfragen und Reklamationen. Hier gab es eine hohe Reklamations- und Nachfragequote: "Wo bleibt mein Artikel".

12:00 Uhr
13:00 Uhr

Mittagspause

14:00 Uhr

Pflege der Artikel bei ebay und Amazon, Aufnahme neuer Artikel, Kontakt mit neuen Lieferanten

15:00 Uhr

Bestätigung des Versands bei Ebay + Amazon und per Email, Rechnungsversand

16:00 Uhr

Prüfen der Lagerbestände (intern) und Prüfung welche Artikel beim Lieferanten nicht mehr verfügbar sind, Bestellung der Ware beim Lieferanten und Anpassung der Lagerbestände bei Ebay, Amazon und im Shop

17:00 Uhr
18:00 Uhr

Vorbereitung der Belege für die externe Buchhaltung um Kosten zu sparen



Tagesablauf nach der Einführung durch automatisierte Prozesse

Folgende Prozesse wurden automatisiert/optimiert:

  1. Zahlungen aus PayPal und vom Bankkonto werden automatisch in tricoma importiert
  2. Zahlungen werden im Hintergrund automatisch zugeordnet und Rechnungen werden erstellt (Die Quote liegt bei 95% der PayPal-Zahlungen und 80% der Überweisungen)
  3. Die restlichen Zahlungen können über einen automatischen Abgleich erkennt werden, um diese noch zu bestätigen
  4. Lieferscheine werden automatisch angelegt, wobei Zahlungsstatus und Lagerbestand berücksichtigt wird
  5. Der Versand /Zahlung wird automatisch an Ebay und Amazon bestätigt
  6. Die Belege werden für die Buchhaltung in einem Sammelausdruck zusammengefasst um diese Sammelbuchen zu können
  7. optimierte RMA Verwaltung mit Möglichkeit auf Knopfdruck die Ware erneut zu versenden und Rücksendungen zu verwalten
  8. Es gibt Bestellvorschlagslisten für Bestellungen beim Lieferanten
  9. Lagerbestände vom Lieferanten werden stündlich automatisch abgeglichen
  10. Neue Artikel lassen sich "auf Knopfdruck" bei den Verkaufsplattformen und im Shop einstellen

Weitere Vorteile durch die Einführung:

  1. Das Unternehmen kann nebenberuflich betrieben werden
  2. Es besteht die Zeit sich um neue Artikel zu kümmern
  3. Es gibt weniger Reklamtionen aufgrund eines schnelleren Versands und weniger Überverkäufe
  4. Der Verkauf wird gefördert aufgrund des tricoma Shops
  5. Der Verkauf bei Ebay hat sich erhöht aufgrund optisch besserer Auktionen und der künstlichen Lagerbestandsreduzierung + besserem Ranking
  6. Es gibt keine zeitlichen Überschneidungen mehr zwischen Lager und Vertrieb. Die Mitarbeiter im Lager können direkt morgens mit der Arbeit beginnen.
Die Buchhaltung für die ca. 2.800 Belege im Monat läuft über eine externe Buchhalterin. Der Stundenaufwand liegt hier bei ca. 8 Stunden im Monat, da die Bewegungen über einen Sammeldruck aus der App Buchhaltungsexport sammelgebucht werden können.

Vertrieb, Marketing Lager und Logistik
09:00 Uhr

ca. 90% der Zahlungen welche automatisch zugeordnet mit dem Bankkontenabgleich, Reklamationen und Anfragen bearbeiten.

Packen von ca. 80 Lieferscheine mit automatischem Druck der Paketaufkleber und optimierten Lagerwegen über Pickinglisten

10:00 Uhr
11:00 Uhr
12:00 Uhr
13:00 Uhr

Erneuter Zahlungsabgleich und bearbeiten von Anfragen und Reklamtionen

Packen der restlichen ca. 20 Lieferscheinen, Abholung der Lieferungen durch die Post

14:00 Uhr
15:00 Uhr
16:00 Uhr
17:00 Uhr

Bestellung der Ware beim Lieferanten, Suche nach neuen Lieferanten und Aufnahme neuer Artikel

18:00 Uhr

Video der Scanstation bei der Maennerhelden GmbH