Das Ticketsystem für E-Mail-Anfragen nutzen inkl. Autoresponder

Das Ticketsystem eignet sich perfekt für Onlinehändler zum Bearbeiten der Kundenanfragen z. B. aus Amazon, eBay, Kaufland.de etc.

E-Mails werden so automatisch eingelesen und als Ticket im tricoma System angelegt.

Hierzu muss lediglich die E-Mail-Adresse einem Kunden zugeordnet sein.

Um diese E-Mail-Verarbeitung nutzen zu können, benötigen Sie die App Mailclient, da über diese das Postfach ausgelesen wird.

1. Einrichtung der E-Mail-Verarbeitung
Gehen Sie hierzu in die App Ticketsystem unter Mailsimap. Aktivieren Sie hier für die gewünschten Postfächer die automatische E-Mail-Verarbeitung, indem Sie die Checkbox "Aktivieren" aktivieren.
Wir empfehlen anfangs mit einem Testpostfach für die Einrichtung zu nutzen.
Lassen Sie bearbeitete E-Mails in einen Ordner verschieben.
In folgenden Beispiel haben wir den Ordner "ticketsystem" benannt, der als Unterordner im Posteingang liegen muss:

2. Anlegen der Ticketvorlagen
Gehen Sie nun in den Bereich "Vorlagen" und legen sich Ticketvorlagen gemäß Ihrer Vorstellungen an:

3. Verwalten der Autoresponder
Im Bereich "Autoresponder" können Sie Regeln anlegen, die mit einer Priorität versehen werden. Beginnend immer mit der kleinsten Prio.
Beim Einlesen einer E-Mail wird dann geprüft, ob diese den Regeln entspricht und es wird automatisch einer der drei wählbaren Vorlagen an den Kunden versendet.

Im nachfolgenden Beispiel handelt es sich um einen Autoresponder für die Rechnungsanforderung bei Amazon. Hier erhält der Kunde automatisch seine Rechnung zur Bestellung:

Funktionsweise
Künftig wird Ihr Posteingang von tricoma in sehr kurzen Intervallen geprüft, um zu erkennen, ob eine neue E-Mail von einem Kunden vorhanden ist. Solche E-Mails werden dann automatisch verarbeitet und im tricoma System als Ticket angelegt. Um eine doppelte Bearbeitung zu vermeiden, wird die E-Mail dann als gelesenes Objekt in den konfigurierten Unterordner verschoben.
Nach dem Einlesen ins tricoma System greifen die Regeln den Autoresponders und es wird erst einmal versucht, die E-Mail selbst zu beantworten.
In beiden Fällen (egal ob beantwortet oder nicht) zeigt sich das Ticket in der Short-Info bei allen tricoma Benutzern, um dieses entsprechend zu prüfen.