Einrichtung und Nutzung des Regelwerks

Allgemeines zum Regelwerk

Ein gutes Regelwerk ist die Grundlage für eine optimale Nutzung der App. Sie sollten dieses daher auf Ihre Bedürfnisse anpassen, um das für Sie beste Ergebnis zu erhalten. Die Regeln lassen sich je Versanddienstleiter unterschiedlich verwalten.

Als Datenbasis für die Regeln gibt es folgende Werte:

Datenbasis: Sendungsstatuscode

Jeder Carrier arbeitet mit Sendungsstatuscodes. 99% aller Vorkommnisse bei einem Versanddienstleister haben einen Statuscode und diese können wir bei den Regeln ansprechen.
In der Übersicht der Sendungen können Sie die Sendungsdetails öffnen und erhalten dann alle Ereignisse inkl. Statuscodes zu einer Sendung. Sie sollten daher regelmäßig Ihre Problemsendungen durchmachen und die Statuscodes in Ihre Regeln mit aufnehmen.

Datenbasis: Verspätete Lieferung

Zusätzlich zum Sendungscode gibt es die Möglichkeit als Bedingung eine Sendungsverspätung zu nutzen. Ist also der Zustelltag um X Tage überschritten, so läuft es in die Regel rein.

Hinweis hierzu: Verspätete Sendungen werden immer dann erkannt, wenn der Sendungsstatus erneut beim Carrier angefragt wird. Somit erfolgt hier die Regelprüfung auch zeitverzögert, siehe Allgemeines zum Datenabholungsintervall.

Warum ist das so? Würde eine zeitverzögerte Regel ohne vorherige Statusnachfrage beim Versanddienstleister aktiv werden, könnte es passieren, dass eine E-Mail mit verspäteter Zustellung an den Kunden geht, obwohl bereits eine Zustellung erfolgt ist.

Grundsätzliche Regelvorschläge, die sinnvoll sind

Sendung zugestellt

Eine Regel für eine erfolgreiche Zustellung ist auf jeden Fall Pflicht. Hier ist auch wichtig, dass beim Regelereignis die Aktion "Setze als erledigt" gesetzt wird, um zu vermeiden, dass noch weiter beim Versanddienstleiter nachgefragt wird.

Probleme bei der Zustellung

Diese Regel sollte genutzt werden, wenn Sendungen aufgrund von bestimmten Ereignissen nicht zugestellt werden konnten.

Schaden am Paket/an der Ware

Auch wenn ein Schaden am Paket festgestellt wurde, sollte dies in einer Regel erfasst werden.

Zurück an Absender

Wenn die Ware an Sie zurück kommt, macht es ggf. Sinn, den Kunden zu kontaktieren und/oder eine Short-Info für einen Prozess anzeigen zu lassen.

Verspätet Stufe 1 und 2

Es gibt natürlich auch hier mehrere Fälle von Verspätung: 1 Tag könnte bei Ihnen Stufe 1 sein. 3 Tage könnten Stufe 2 sein. So können Sie einfacher nach Verspätungssendungen filtern.

Eigenes Regelwerk

Es sind natürlich keine Grenzen beim Regelwerk gesetzt. Sie können daher frei und nach Ihren Unternehmensanforderungen Ihre Regeln definieren.

Priorisierung von Regeln

Regeln lassen sich in der Übersicht entsprechend priorisieren. Diese werden dann auch immer nach der Priorität abgearbeitet.
Damit vermeiden Sie Überschneidungen. Beispielsweise sollte dadurch keine E-Mail an den Kunden bezüglich einer Packstation gesendet werden, wenn dieser die Ware bereits abgeholt hat.

E-Mail-Versand und Ticketanlage

Bei den Regeln lassen sich Tickets und E-Mails an den Kunden versenden. Wie dies funktioniert erfahren Sie hier: E-Mail-Versendung und Ticketanlage über diese App

Initiale Regeln bei der Auslieferung

Bei der Auslieferung der App werden automatisch Regeln angelegt. Diese dienen als Grundlage für eigene Regeln. Wenn man alle Regeln löscht, werden automatisch wieder die Standardregeln geladen, wenn man die Einstellungen der App neu lädt.

Sendungen als "erledigt" markieren

Wenn eine Sendung als "erledigt" markiert ist, erfolgt keine weitere Statusnachfrage beim Versanddienstleister. Es ist daher wichtig, dass erfolgreich zugestellte Sendungen als "erledigt" markiert werden.