Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen erzeugen

Belege wie Lieferungen und Rechnungen werden im tricoma System in der Regel aus Bestellungen erzeugt.

Selbstverständlich kannst du auch direkt in die App Kunden wechseln, um eine Bestellung, Rechnung oder Lieferung anzulegen.

Hierfür gibt es mehrere Vorgehensweisen. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist dabei jeweils gleich:

Markiere in der Bestellübersicht die Bestellung(en), aus denen du die gewünschte Aktion (z. B. Lieferung oder Rechnung) durchführen möchtest.

Wähle anschließend im Aktionsmenü die gewünschte Aktion aus und klicke auf „Ausführen“, um die entsprechenden Belege zu erzeugen und mit der Bestellung zu verknüpfen (siehe Bild 1).

 Die neu erstellten Belege werden in der Übersicht als kleine Symbole pro Bestellung angezeigt und können mit einem Klick auf das jeweilige Symbol geöffnet werden.

Wenn du mit der Maus über das Symbol fährst, werden zusätzliche Informationen zum Dokument angezeigt (siehe Bild 2).

 Ein kleines rotes X im Symbol zeigt an, ob die Rechnung bzw. Lieferung noch nicht erledigt ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob du eine oder mehrere Bestellungen gleichzeitig auswählst. Für jede markierte Bestellung wird eine eigene Lieferung bzw. Rechnung erzeugt.

Du befindest dich in einer Bestellung (Bestelldetailansicht) und möchtest nur aus bestimmten Bestellpositionen eine Lieferung oder Rechnung erzeugen.

Markiere dazu die gewünschten Positionen über die linke Checkbox. Öffne anschließend das Aktionsmenü und wähle die gewünschte Aktion aus, beispielsweise „Lieferung erzeugen“ oder die entsprechende Aktion zum Erstellen einer Rechnung (siehe Bild 3).

Du befindest dich in den Kundendaten der App Kunden (Kundendetailansicht) und möchtest für diesen Kunden beispielsweise eine Bestellung anlegen.

Klicke dazu auf der linken Seite in der App-Verknüpfung auf „Bestellungen“, um dort eine Bestellung für den Kunden zu erstellen (siehe Bild 4).

Auf diese Weise kannst du auch Lieferungen oder Rechnungen für den Kunden anlegen, indem du die entsprechende App-Verknüpfung verwendest. Dadurch sparst du dir beispielsweise die manuelle Eingabe der Kundennummer.

Die Reihenfolge der Erstellung ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, allerdings wird beispielsweise das Lieferdatum in der Lieferung festgelegt.

Wenn du eine Rechnung ohne vorherige Lieferung erzeugst, wird auf der Rechnung kein Liefertermin ausgegeben. Daher solltest du vor der Rechnung zunächst immer die Lieferung erstellen und bearbeiten.

Ist die Bestellung jedoch nicht für eine Auslieferung vorgesehen, beispielsweise bei digitalen Produkten oder Dienstleistungen, ist die Erstellung einer Lieferung nicht erforderlich.

Wenn die Ware ausgebucht und versendet wird, sollte dies entweder über die Scanstation erfolgen (siehe 👉🏻 Workflow: Kommissionierung, Paketdatenexport und Checkout) oder direkt über die Lieferdetailansicht durchgeführt werden (siehe 👉🏻 Lieferungen ausbuchen über die App Lieferungen).

Der gleiche Vorgang wird in Bild 5 für Rechnungen dargestellt.

Beim Erzeugen einer Rechnung kannst du zwischen „Rechnung erzeugen (bezahlt)“ und „Rechnung erzeugen (unbezahlt)“ wählen.

Eine unbezahlte Rechnung muss zunächst noch bezahlt werden. Eine bezahlte Rechnung ist bereits vollständig abgeschlossen, beispielsweise wenn der Kunde bereits per PayPal bezahlt hat.

In Bild 6 ist die neu erzeugte Rechnung zu einer Bestellung in der Bestellübersicht dargestellt.