Automatischer Rechnungsversand nach X Tagen

Allgemeine Erklärung

In der App Rechnungen unter Autoversand/Mahnverfahren kannst du festlegen, wann Rechnungen automatisch per E-Mail versendet werden sollen. Dieser Automatismus funktioniert nur, wenn dein tricoma System live ist.

Die passenden E-Mail-Texte definierst du links im Menü unter „E-Mail-Vorlagen“.
Siehe: Einrichtungstutorial: App Rechnungen

Als Signatur wird automatisch die Signatur verwendet, die in App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist. Siehe: Signatur für automatische E-Mails (Systemmails) bearbeiten

🔴 Wichtiger Hinweis
Der Autoversand erfolgt nur bei Rechnungen,

• bei denen eine Rechnungs-PDF generiert wurde
• und die nicht als versendet markiert sind.

Den Versandstatus findest du in der Rechnungsdetailansicht. Wenn oben „Bestätigung: Versandart wählen“ steht, gilt die Rechnung als nicht versendet – unabhängig davon, ob sie tatsächlich schon einmal verschickt wurde (linker Screenshot).
Alternativ erkennst du nicht versendete Rechnungen in der Rechnungsübersicht am Gesamtstatus „Rechnung generiert“ (rechter Screenshot).

Einstellungen je Zahlungsart

Die folgenden Optionen kannst du pro Zahlungsart konfigurieren:

Rechnung automatisch versenden nach:

Hier trägst du ein, nach wie vielen Tagen nach Rechnungsdatum die Rechnung automatisch versendet werden soll – vorausgesetzt, die Rechnungs-PDF wurde bereits generiert.

Es werden nur Rechnungen automatisch versendet,

• deren Rechnungsdatum = heute - X Tage ist,
• bei denen eine Rechnungs-PDF generiert wurde und
• die noch nicht als versendet markiert sind.

Der Autoversand erfolgt zu der Uhrzeit, zu der die Rechnung angelegt wurde.

Beispiel:

• Autoversand: 2 Tage
• Mindestalter der Rechnung: 0 Stunden
• Verzögerter Rechnungsversand: 0 Stunden

👉🏻 Ergo: Wenn eine Rechnung am 11.03. um 16:00 Uhr mit dem Rechnungsdatum 10.03. angelegt und die Rechnungs-PDF generiert wird, erfolgt der automatische Versand am 12.03. um 16:00 Uhr.


🔵 Hinweis
Diese Einstellung entscheidet grundsätzlich, welche Rechnungen für den Autoversand berücksichtigt werden. Ist hier 0 eingetragen, ist der Autoversand für diese Zahlungsart deaktiviert.

Mindestalter der Rechnung:

Hier legst du in Stunden fest, wie alt die Rechnungs-PDF mindestens sein muss, damit der Autoversand erfolgt. Standardmäßig sind hier 4 Stunden hinterlegt.

Das Alter wird ab dem Zeitpunkt berechnet, an dem die Rechnungs-PDF generiert wurde.

Diese Einstellung wirkt als zusätzliche Bremse auf den Generierungszeitpunkt: Der Versand erfolgt nur, wenn Generierungszeitpunkt + X Stunden erreicht ist.

Beispiel:

• Autoversand: 2 Tage
• Mindestalter der Rechnung: 4 Stunden
• Verzögerter Rechnungsversand: 0 Stunden
• Eine Rechnung wird am 11.03. mit Rechnungsdatum 10.03. angelegt, die Rechnungs-PDF wird jedoch erst am 15.03. um 10:00 Uhr generiert.

👉🏻 Ergo: Der Autoversand müsste eigentlich erfolgen, da die 2 Tage Autoversand bereits überschritten sind. Da das Mindestalter der PDF aber noch nicht erreicht ist, erfolgt der automatische Versand erst 4 Stunden später, also am 15.03. um 14:00 Uhr.

Verzögerter Rechnungsversand:

Hier legst du in Stunden fest, wie alt die Rechnung mindestens sein muss, damit der Autoversand erfolgen darf. Das Alter wird ab dem Zeitpunkt berechnet, an dem die Rechnung angelegt wurde.

Der Versand erfolgt nur, wenn Anlagezeitpunkt + X Stunden erreicht ist.

Auch diese Einstellung wirkt zusätzlich als Bremse, wenn der Autoversand die Rechnung eigentlich versendet werden müsste.

Beispiel:

• Autoversand: 2 Tage
• Mindestalter der Rechnung: 4 Stunden
• Verzögerter Rechnungsversand: 6 Stunden
• Eine Rechnung wird am 11.03. um 12:00 Uhr mit Rechnungsdatum 05.03. erstellt und die Rechnungs-PDF generiert.

Der Autoversand müsste eigentlich sofort erfolgen, da die 2 Tage Autoversand bereits überschritten sind, findet aber durch den verzögerten Rechnungsversand und unter Berücksichtigung des Mindestalters der PDF erst am 11.03. um 18:00 Uhr statt.

Weitere Optionen

Zusätzlich kannst du:

• stornierte Rechnungen grundsätzlich vom automatischen Versand ausschließen
• pro Zahlungsart die automatische Zahlungsbestätigung aus der App Rechnungen deaktivieren
• pro Zahlungsart die automatische Zahlungserinnerung deaktivieren
• pro Zahlungsart die automatischen Mahnungen deaktivieren

Setze dafür jeweils den entsprechenden Haken.