automatische Statusanpassung von Bestellungen

Der Status kann natürlich immer manuell geändert werden, wird aber eigentlich durch die Automatismen vom System meist (je nach Einstellungen) angepasst.

Die Einstellungen zur Statusanpassung einer Bestellung finden Sie unter der App Bestellungen > Einstellungen > Lieferarten und Zahlungsweisen.

Bei den Zahlungsweisen, können Sie pro Zahlungsart festlegen, wie der Status einer Bestellung sich verändern soll. Z.B. nach dem Anlegen einer Rechnung und nach dem Bezahlen einer Rechnung.

Bei den Lieferarten können Sie pro Lieferart festlegen, ob die Bestellung als erledigt markiert werden soll, wenn die Lieferung zu der jeweiligen Bestellung bereits erledigt ist/verschickt wurde.

Der Status einer Lieferung ändert sich automatisch auf erledigt, wenn diese durch die Scanstation verschickt wurde. Der Status einer Rechnung ändern sich von unbezahlt auf bezahlt durch den Bankkontenabgleich oder natürlich auch durch manuelle Anpassung.

Empfehlung als Beispiel für Vorkasse-Zahlungsarten:

Bestellung A hat Lieferart DHL und Zahlungsart Vorkasse. Der Status der Bestellung wenn diese ins System kommt ist "in Bearbeitung".
Sobald der Kunde bezahlt hat, wird durch die Bankkontenapp eine Rechnung erstellt und diese als bezahlt markiert. Nun da die Bestellung verschickt werden kann ändert sich der Status der Bestellung auf "versandfertig" (Status der Bestellung nach bezahlter Rechnung).
Der Auftragskiller erstellt eine Lieferung, die in der Scanstation landet und verschickt wird (Tutorial: Funktionsweise des Auftragskillers). Dadurch ändert sich der Status der Lieferung auf "erledigt" und sogleich auch die Bestellung auf "erledigt" (Status der Bestellung nach versendeter Lieferung).

Empfehlung als Beispiel für auf-Rechnung-Zahlungsarten:

Bestellung B hat Lieferart DHL und Zahlungsart Rechnung. Der Status der Bestellung wenn diese ins System kommt ist "in Bearbeitung".
Der Auftragskiller ist so eingestellt, dass bei dieser Zahlungsart automatisch eine Lieferung angelegt wird (auch ohne bezalte Rechnung), da die Artikel vom Kunden erst bezahlt werden, wenn dieser seine Bestellung erhält. Sobald die Lieferung als erledigt markiert ist, wird auch die Bestellung als erledigt markiert.
Sobald dann der Kunde bezahlt, wird durch die Bankkontenapp die Rechnung als bezahlt markiert. Der Status der Bestellung wird dadurch nicht verändert sondern bleibt auf "erledigt".

Wichtig Teillieferungen!
Wenn es für die Bestellung B zwei Lieferungen geben wird, da nur ein Teil der Artikelpositionen auf Lager ist, darf sich der Status der Bestellung nach bezahlter Rechnung nicht auf "erledigt" ändern, sondern sollte auf "keine Auswahl" (keine Anpassung) stehen.
Problem könnte hier sonst sein, dass Ihr Kunde nach Erhalt der ersten Lieferung evtl. schon die komplette Rechnung bezahlt und sich so der Status der Bestellung auf "erledigt" ändert. Dadurch wird die Bestellung durch den Auftragskiller nicht mehr berücksichtigt und zu den restlichen Artikelpositionen wird keine neue Lieferung erstellt.
Deshalb kann man unter der App Bestellungen > Einstellungen > Lieferarten einen Haken setzen, dass die Bestellung den Status "erledigt" erhält, sobald die Lieferung versendet wurde. Hier wird bei Teillieferungen der Status der Bestellung aber nur angepasst, wenn es zu allen Artikelpositionen eine versendete Lieferung gibt.

Sollten Sie Teillieferungen anbieten wollen, beraten und unterstützen wir Sie gerne bei der Einrichtung der jeweiligen Stellen