Open Source Warenwirtschaftssystem

Zu einer modernen Unternehmensstruktur gehört auch Software, die in die schnelllebige Zeit passt. Die Anforderungen an solche Systeme sind hoch. Flexibel, individuell anpassbar und leistungsstark muss eine Software sein. Hinzu kommt, dass ausreichend Schnittstellen verfügbar sein müssen. Außerdem sind geschlossene Systeme unpraktisch, da spätere Anpassungen oder Erweiterungen mit hohem Aufwand verbunden sind. Schlussendlich sollen diese Programme auch noch multiplattformfähig und möglichst einfach in die IT zu integrieren sein.

tricoma schafft mit seiner Softwarelösung den Spagat zwischen allen diesen Anforderungen und kombiniert Open Source mit ERP. Das System ist an kein bestimmtes Betriebssystem gebunden. tricoma läuft komplett im Browser. Die IT-Infrastruktur wird kaum belastet, da die Software webbasiert ist. Es läuft somit auf Windows, Mac, Tablets mit Android und anderen Betriebssystemen. Positiv fällt auch das Baukastenprinzip auf. Für jede Funktion und die verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens gibt es eine spezielle Anwendung. Von der Lagerverwaltung über die Faktura bis hin zum individuellen CRM-System. Jedes Unternehmen nutzt nur exakt die Komponenten, die im Alltag benötigt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass tricoma auf Open Source setzt. So lässt sich ein Warenwirtschaftssystem in Open Source aufbauen, das jederzeit angepasst und erweitert werden kann.

Die Software tricoma wurde in PHP, Javascript und MySQL (MariaDB) entwickelt. Die Lösung wurde als Browsersoftware konzipiert und bietet durch den Open Source Quellcode die Möglichkeit der individuellen Erweiterung an. Im Hause tricoma werden Workshops für Entwickler gegeben, so das es möglich ist die Software individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Besonders für den Nutzer hat Open Source große Vorteile. Das System von tricoma hat einen offenen Quellcode, der komplett in PHP entwickelt ist. Open Source erlaubt es, die Software auch ohne Hilfe des Entwicklers anzupassen und zu verändern. In Verbindung mit PHP ist die Hürde für solche individuellen Anpassung besonders niedrig. PHP ist eine weitverbreitete Skriptsprache, die auch ohne große Programmierkenntnisse beherrscht werden kann. Außerdem bietet tricoma Entwicklerschulungen an. Auf diesen Lehrgängen wird detailliert erklärt, wie das System aufgebaut ist und wie Veränderungen vorgenommen werden. Auf diese Weise ist es sehr einfach möglich, eigene Apps für tricoma zu entwickeln. Unternehmen können das System somit um Komponenten erweitern, die sehr speziell sind und perfekt zu den eigenen Bedürfnissen passen. Da das komplette Warenwirtschaftssystem Open Source ist, sind solche Änderungen ohne Zustimmung des Entwicklerteams möglich. Außerdem lässt sich tricoma auch auf der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur installieren. Die Systemvoraussetzungen sind sehr gering. Der Server benötigt einen GB an freiem Festplattenspeicher sowie mindestens zwei GB Arbeitsspeicher. Der tricoma-Server läuft auf Linux, wobei Debian empfehlenswert ist. Außerdem werden zum Betrieb PHP und ein Webserver wie Apache benötigt. Als Datenbanksoftware wird MySQL in der Version 5.x vorausgesetzt. Somit schaffen Unternehmen Sicherheit. Alle Handlungsoptionen liegen in den eigenen Händen. Bindungen an Laufzeiten, Lizenzen oder vorgegebene Funktionen gehören mit tricoma der Vergangenheit an.

Das komplette tricoma-System wird in Deutschland am eigenen Standort in Zeil am Main entwickelt. Das Team arbeitet hier permanent an Verbesserungen und neuen Funktionen. Für Nutzer von tricoma hat dies eine Vielzahl an Vorteilen. Zum einen sind die Entwickler jederzeit greifbar. Anfragen können über das Ticketsystem gestellt werden und erreichen direkt den betreffenden Entwickler. Zum anderen ist der Support in Deutsch verfügbar. Diese beiden Faktoren sorgen dafür, dass Hilfe schnell und kompetent verfügbar ist. Bei einer umfangreichen Unternehmenssoftware wie tricoma ist unverzügliche Hilfe absolut kritisch. Systemausfälle oder Probleme, die die Arbeit behindern, stehlen Unternehmen wertvolle und teure Zeit.
Permanent entwickelt tricoma das System weiter. Neue Funktionen, verbesserte Abläufe und weitere Schnittstellen werden laufend eingepflegt. Vielfach geschieht das aufgrund von Hinweisen oder Verbesserungsvorschlägen aus der Community. Für den Support gilt: kurze Antwortzeiten, konkrete Hilfe und kompetente Mitarbeiter sind eine Selbstverständlichkeit. Diese ist eine weitere Stärke des tricoma-Systems. Da tricoma speziell für den deutschen Markt entwickelt wird, ist auch die Nutzergemeinschaft deutschsprachig. Ein Austausch mit anderen Nutzern fällt somit besonders leicht.

Ein modernes Softwaresystem muss vielseitig sein und die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens miteinander verbinden. Hier zeigt tricoma seine wahre Stärke. Für jede Abteilung innerhalb eines Unternehmens gibt es im Baukasten von tricoma eine Anwendung. So stehen Anwendungen für die Faktura, die Lagerverwaltung oder die Kundenverwaltung zur Verfügung. Das Besondere am tricoma-System ist die Interaktion zwischen den einzelnen Komponenten. Alle Anwendungen kommunizieren miteinander und Informationen lassen sich zwischen den Apps austauschen.

In der Praxis hat dieses System große Vorteile. Alle Daten müssen nur einmal hinterlegt werden und stehen dann an jedem Punkt zur Verfügung. Die Verbindung zwischen Daten ermöglicht weiterhin effektive Mechanismen für das Marketing und die Kundenbindung. Es lassen sich beispielsweise gezielte Werbekampagnen durchführen, die auf bestimmte Kundengruppen zugeschnitten sind. Die Rechnungserstellung gelingt problemlos, da alle Informationen über den Lieferstatus automatisch im System aktualisiert werden. Die Lager- und Versandabteilung übernimmt so automatisch einen Teil der Arbeit der Buchhaltung.

In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen wichtig, auf möglichst vielen Verkaufsplattformen aktiv zu sein. Der eigene Webshop ist nur eine Möglichkeit, die eigenen Waren oder Dienstleistungen im Internet zu präsentieren. Längst sind Amazon, eBay und ähnliche Drittanbieter zu wichtigen Verkaufskanälen geworden. Problematisch ist die simultane Verwaltung der Angebote, sobald über mehrere Vertriebskanäle verkauft wird.

Auch hier zeigt tricoma sein effektives und durchdachtes Konzept. Das System verfügt über eine zentrale Datenbank. Hier werden die Produktdaten einmal hinterlegt und stehen dann für alle Plattformen zur Verfügung. Für die einzelnen Vertriebskanäle wie Amazon, eBay oder den eigenen Internethandel stehen jeweils eigene Apps zur Verfügung. Daten werden in Echtzeit zwischen der Datenbank und den Anwendungen ausgetauscht. So sind auch die Lagerbestände jederzeit aktuell. Auf diese Weise erspart tricoma viel Arbeitszeit und sorgt für eine ordentliche, jederzeit aktuelle Warenwirtschaft.

Ordnung in der Buchhaltung und bei der Dokumentenverwaltung sind das A und O einer effektiven Unternehmensführung. tricoma bringt alle Funktionen mit, um die Buchführung vorzubereiten und andere Dokumente zu verwalten. Ausgangsrechnungen werden automatisch erstellt, sofern die entsprechende Anwendung aus der tricoma-Familie genutzt wird. Eingangsrechnungen können ebenfalls erfasst werden. Auch die Kasse kann bequem mit tricoma geführt werden. Die Exportfunktion erstellt alle für die Buchhaltung notwendigen Informationen. Diese können gesammelt übergeben werden, beispielsweise an einen Steuerberater. tricoma ermöglicht diesen Transfer auch komplett in digitaler Form, was den Arbeitsalltag weiter vereinfacht. Auf diese Weise wird die komplette Faktura mit tricoma verwaltet.

Weiterhin ist tricoma auch eine umfangreiche Dokumentenmanagement Software. Dokumente können in digitaler Form eingegliedert werden und stehen zentral zur Verfügung. Auch klassische Dokumente, die in Schriftform vorliegen, lassen sich integrieren. tricoma bietet Schnittstellen zum Dokumentenimport, beispielsweise per Scanner oder aus andern Anwendungen. Vorteilhaft sind wieder das betriebssystemunabhängige und webbasierte Konzept. Dokumente aus Betriebssystemen wie Mac, Windows oder Linux werden alle integriert und in einem einheitlichen Format abgespeichert. So fungiert tricoma als DMS und bringt Ordnung in alle Geschäftsunterlagen.

Rechnungen schreiben und den aktuellen Warenbestand im Auge behalten ist in vielen Unternehmen ein großer Teil der täglichen Arbeit. Vor allem Händler benötigen ein praktisches, simples und individuelles System. Wichtig ist es, Rechnungen ohne viel Aufwand zu erstellen. Gleichzeitig soll der Überblick bestehen bleiben. Die Anforderungen an die Warenwirtschaft gehen noch darüber hinaus. Eine Software, die in Echtzeit über den Ein- und Ausgang von Waren informiert, den Lagerbestand kontrolliert sowie eine Schnittstelle zwischen Rechnungserstellung und Warenversand ermöglicht, ist Gold wert.

Mit tricoma ist exakt dies möglich. Das Warenwirtschaftsmanagement erfasst alle Veränderungen, die durch Zu- oder Abgänge entstehen. Sobald die Versandabteilung Aufträge abarbeitet und versendet, wird der Lagerbestand automatisch angepasst. Diese Änderungen gehen simultan an die Shopmodule über. Gleichzeitig wird die Rechnung vom System automatisch erstellt. Diese Informationen stehen auch der Buchhaltung zur Verfügung, sodass keine weitere Arbeit mehr notwendig ist, um Rechnungen zu erfassen. Open Source und ERP passen in diesem Sektor besonders gut zusammen. Das Enterprise-Resource-Planning zielt darauf ab, hohe Qualität bei gleichzeitig hoher Produktivität zu erreichen. Gleichzeitig soll die Flexibilität erhalten bleiben, das System möglichst simple und eine niedrige Reaktionszeit vorhanden sein. Das tricoma-System erfüllt alle diese Anforderungen.