Einrichtungstutorial: App Lieferantenbestellung

In diesem Tutorial werden wir uns ausführlich mit den vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten der App "Lieferantenbestellungen" beschäftigen, die eine effiziente Verwaltung und Erstellung von Lieferantenbestellungen ermöglicht.
Die App Lieferantenbestellungen bietet Ihnen zahlreiche Optionen, um den Bestellprozess bei Ihren Lieferanten optimal anzupassen. Wir erläutern Schritt für Schritt die verschiedenen Konfigurationspunkte und Anpassungsmöglichkeiten.

Allgemeine Einstellungen

• Länge der internen Bestellnummer

Hier können Sie festlegen, aus wie vielen Zeichen Ihre interne Nummer (ID) die Lieferantenbestellung (LB) bestehen soll.
Die ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer in der Datenbank, mit der die LB eindeutig zugeordnet werden kann. 

• Individuelle Bestell Nr.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Anlegen einer Lieferantenbestellung aus einer Bestellung die Bestell-ID dieser Bestellung in das Datenfeld "Individuelle Bestell Nr." in der Detailansicht der Lieferantenbestellung automatisch eingetragen.

• Sortierung der Produkte auf der Bestellung

Hier kann über das Dropdown Menü festgelegt werden, ob die Artikel nach Priorität (der Artikel mit dem niedrigsten Prioritätswert wird als erstes aufgelistet) oder nach Artikelnummer sortiert werden sollen.

• Dateisystem innerhalb der Bestellung aktivieren?

Mit dem Dateisystem können Sie Dateien hochladen und/oder verknüpfen, wenn Sie auf Dateisystem-Symbol auf der linken Seite in der Detailansicht klicken. 

• Automatische Ordner im Dateisystem

Hier können Ordner für das Dateisystem definiert werden, welche zu jeder Bestellung automatisch angelegt werden. Hierfür wir die App "Storage" benötigt.

Auch Artikel ohne Bezug zum Lieferanten in die LB einfügen können

Wenn Sie die Detailansicht der Lieferantenbestellung geöffnet haben, haben Sie links, wenn Sie den Reiter "Produkte" aufklappen, die Möglichkeit, im Schnellverfahren Produkte in die Lieferantenbestellung hinzuzufügen. Ist der Schalter aktiv, können auch Artikel hinzugefügt werden, welche keinen direkten Bezug zum Lieferanten haben. Es können quasi alle Artikel hinzugefügt werden.

Buchungsvorschläge beim Einbuchen
Aktiviert die Buchungsvorschläge beim Einbuchen.
Mehr Infos zu Buchungsvorschlägen: Automatische Buchung aller Artikel beim kommissionieren (Buchungsvorschlag)

• Überfällige Bestellungen in der Shortinfo anzeigen

Hier werden noch nicht komplett erledigte Lieferantenbestellungen anhand des Gesamtstatus und des Hauptlieferdatums angezeigt. Die Angaben der einzelnen Positionen werden dabei nicht berücksichtigt. Eine Shortinfo wird angezeigt, wenn eine Lieferantenbestellung noch offen ist oder noch nicht bearbeitet wurde.

• Bestellposten nicht zusammenfassen

Beim Erstellen von Lieferantenbestellungen über die Funktion "Lieferantensammelbestellung erzeugen" werden identische Posten/Artikel aus unterschiedlichen Bestellungen nicht gruppiert. So ist es möglich, auch hier eine Verknüpfung von einer Bestellung zu einer Lagerbestellung herzustellen, durch bessere Übersicht. Es kommen dadurch eventuell die selben Artikel mehrmals innerhalb einer Lieferbestellung vor - natürlich ohne die reelle Bestellmenge zu verändern.

• Deaktivierte Kostenstellen in Ertragsauswertungen?

Tragen Sie kommagetrennt die Kostenstellen ein, welche Sie in den Ertragsauswertungen deaktiviert haben möchten.
Es empfiehlt sich z. B. Kostenstellen für Gewerbesteuer, Privatentnahmen, Gewinnausschüttungen, Mehrwertsteuer etc. hier einzutragen, um später einen sauberen Gewinn vor Steuer in den Statistiken zu sehen. z. B. 3519,3820,7610

• Liefertermin anhand der Kundenbestellung(en)

Beim Erstellen von Lieferantenbestellungen aus Bestellungen wird das Lieferdatum der Lieferantenbestellungen x Tage vor das früheste Lieferdatum der Bestellung gesetzt.
Achtung: Ist "Bestellposten nicht zusammenfassen" deaktiviert, kann bei "Lieferantensammelbestellung erzeugen" das Datum anhand der Kundenbestellungen nicht gesetzt werden. "Lieferantensammelbestellung erzeugen" kann z. B: in der Übersicht der App Bestellungen im Dropdown-Menü gewählt werden. 

• Webseite für den Lieferantenlink

Wenn Sie ein separates Lieferanten-Portal in tricoma System haben, können Sie hier die Webseite dazu bestimmten. Diese Webseite erstellen und bearbeiten Sie in der App "Webseitenbereiche" (Grund-App)

• Kundenadresse der Bestellung nicht mit in die Lieferantenbestellung übernehmen

Ist der Schalter aktiv, werden keine Kundenadressen einer Bestellung in die Lieferantenbestellung übernommen.

• Auswahl der Lagerplätze beschränkt auf bereits zugeordnete Lagerplätze

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden beim Einbuchen der Ware nur die Lagerplätze angezeigt, die bereits dem Produkt zugeordnet sind.

• Standardkategorie bei der Anlage

Wählen Sie hier eine Kategorie aus, in welche die Bestellungen bei Anlage standardmäßig zugeordnet werden sollen. Soll keine Zuordnung erfolgen, wählen Sie hier "Keine Auswahl".

Lieferantenbestellungsdetailansicht

• Posteninfo/Status im Positionslisting der LB deaktivieren

Ist diese Option aktiv, werden die Felder für Status und Posteninfo in der Spalte "Anmerkung" in der Detailansicht einer Lieferantenbestellung ausgeblendet (1 im Screenshot).

• Sep. Datumsangaben im Positionslisting der LB deaktivieren

Ist diese Option aktiv, werden die Datumsfelder in der Spalte "Anmerkung" in der Detailansicht einer Lieferantenbestellung ausgeblendet (2 im Screenshot).

• Lagerplatz-Ausgabe im Positionslisting der LB deaktivieren
  

Bei Aktivierung werden Lagerplatzinfos in der Detailansicht einer Lieferantenbestellung ausgeblendet (3 im Screenshot).

• Beim Teilen eines Bestellungs-Postens den dazugehörenden Lieferantenbestellungs-Posten mit aufteilen

Wird der Posten einer Bestellung geteilt, wird automatisch auch der entsprechende Posten in der Lieferantenbestellung aufgeteilt, sollte der Schalter aktiv sein.

• Wechselkurs manuell ändern können

Ist diese Option aktiv, können Sie den Wechselkurs einer Lieferantenbestellung mit Fremdwährung manuell abändern.

• Datenfeld "Meldetext" aus dem Produkt ausgeben?

Hierüber kann festgelegt werden, dass das Datenfeld „Meldetext“ aus den Produktdaten in der Bestelldetailansicht ausgegeben wird. Die entsprechende Datenfeldfunktion muss zugeordnet sein. Der Meldetext wird in der Artikelposition in der Bestelldetailansicht ausgegeben.

• Seitenumschaltung für Positionen

Wenn Sie hauptsächlich Lieferantenbestellungen mit mehr als 250 Posten pro Vorgang haben, sollten Sie diese Funktion aktivieren, da sich je Browser / PC-Leistung die Ladezeiten sonst erhöhen. Durch die Seitenumschaltung, werden die Positionen auf Seiten aufgeteilt, welche einzeln anwählbar sind.

• Option "Preise beim Lieferanten hinterlegen" ausblenden?

Hierüber kann die genannte Option ausgeblendet werden. Dies kann beispielsweise  der Vertraulichkeit dienen oder je nach Unternehmensstruktur der Kontrolle der Preisänderung, da nur autorisierte Personen Zugang bekommen. 

• Produktbilder einblenden

Wird die Funktion aktiviert, wird das Standardbild des Artikels in der Bestellposition angezeigt.

• Beim Eintragen von Sammelhauptartikel nicht die Unterartikel nutzen

Sammelhauptartikel können nicht im Lager gebucht werden, daher sollten Sie die Funktion nicht aktivieren, wenn Sie einen definierten Prozess zum Einbuchen haben.

Lieferantenbestellungsübersicht

• Referenznummer der LB in der Übersicht anzeigen?

Hierüber kann festgelegt werden, ob die Referenznummer einer Lieferantenbestellung in der Übersicht angezeigt werden soll.

• Referenznummer der BE zu einer LB in der Übersicht anzeigen?

Hierüber kann festgelegt werden, ob die Referenznummer einer Bestellung zu der Lieferantenbestellung in der Übersicht angezeigt werden soll.  (Die Spalte "Referenznummer" in der Übersicht wir somit ein- oder ausgeblendet)


Anmerkungen

• Bevorzugte Anmerkung

Hier können Sie die Anmerkung wählen, die beim Anlegen der LB vorausgewählt sein soll. Sie haben unter Einstellungen > Anmerkungen die Möglichkeit, Vorlagen für Anmerkungen auf Lieferantenbestellungen zu hinterlegen, die dann auf der LB ausgegeben werden, sofern dies auch im entsprechenden Template hinterlegt ist.

• Anmerkungsvorlagen aus Administration deaktivieren

In der App "Administration" können Standarttexte für die Belege eingepflegt werden. Diese Vorlagen werden bei Aktivierung dieser Option für Lieferantenbestellungen nicht verwendet.

• Größe Rechnungsnummernfeld

Hierüber kann die Größe des Rechnungsnummernfelds definiert werden. (dieses Feld finden Sie im Reiter "Rechnungen" in den einzelnen Belegdaten wird die Rechnungsnummer unter "Nummer:" aufgeführt.  Je nach Länge der Rechnungsnummer muss das feld angepasst werden.)

Mahnungen

• Mahnungen Mahn-/Erinnerungsstaffel

Hier können Sie einstellen, ab dem wievielten Mal eine Hinweismail versendet werden soll, wenn der Lieferant eine Anmahnung/Erinnerung erhalten hat. z.B.: 1;5;7 hier wird ab dem 1., 5. und 7. mal wenn der Liefertermin einer Bestellung überschritten wurde eine Hinweismail versendet.
Diese Vorlage kann unter Lieferantenbestellung -> Einstellungen -> E-Mail-Vorlage erstellt und bearbeitet werden.

• . E-Mail-Adresse der Mahn-/Erinnerungsstaffel an

Hier wird definiert, an welche Mailadresse ein Hinweis über verspätete Lieferantenbestellungen versendet werden soll. Diese Mail dient ihnen intern als Information und Reminder. Hier keine Kundenmailadresse eintragen.

• Soll der gelbe Warnbestand immer aufgefüllt werden, um einen höheren Bestellvorschlag zu erhalten

Je nach Unternehmen und vor allem Produktsortiment sollten Sie prüfen, ob diese Option für Sie Sinn macht: Wenn Ihnen wichtig ist möglichst selten nachzubestellen zu müssen, aber auch bereit sind ggf. mehr Kapital auf Lager liegen haben zu wollen, dann sollten Sie diese Option aktivieren. Wenn Sie ein möglichst geringes Kapital in Ihrem Lager liegen haben möchten und öfter nachbestellen wollen, dann sollten Sie dies nicht aktivieren. Entsprechend erhalten Sie höhere oder geringere Bestellvorschläge.

• Sollen offene Bestellungen bei Reichweitenberechnungen mitbeachtet werden?

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden offene Bestellungen bei den Bestellvorschlägen in der Reichweitenberechnung beachtet. Ansonsten werden offene Bestellungen nur beachtet, wenn die vorhandene Lagermenge nicht mehr für die offenen Bestellungen ausreichend ist.

Mehr dazu finden Sie in folgendem Tutorial: Automatische Produktbestellung und Bestellvorschläge beim Lieferanten 


Automatische Produkteinzelbestellung

• Wiedervorlage bei einer automatischen Produkteinzelbestellung an

Wird eine automatische Produkteinzelbestellung ausgelöst, kann hier festgelegt werden, ob und an welchen Benutzer automatisch eine Wiedervorlage gestellt werden soll, um die Person entsprechend darüber zu informieren.
Mehr dazu erfahren Sie hier: Wiedervorlagen 

• Automatischer Mailversand 

Ist der Schalter aktiv, werden automatisch erstellte Produkteinzelbestellungen direkt per Mail an den Lieferanten gesendet. Die Vorlage dazu können Sie unter Leiferantenbestellung -> Einstellungen -> EMail-Vorlagen erstellen und editieren.

• Mandatenzuweisung

Hier kann festgelegt werden, welchem Mandanten eine automatische Produkteinzelbestellung zugewiesen werden soll. Diese Option ist nur relevant, wenn Sie die App Mandanten erworben haben.

• Aktivierte Artikel in der Bestellvorschlagsliste ausblenden

 Ist dieser Schalter aktiv, werden die entsprechenden aktivierten Produkte nicht in den Bestellvorschlägen ausgegeben. In der Produktdetailansicht im Bereich "Lieferantenbestellung" im Reiter "Automatische Einzelbestellung" haben Sie die Möglichkeit, für das Produkt die Einzelbestellung zu aktivieren.

Produktbestellung

• Dublettenprüfung aktivieren?

Bei Aktivierung durchsucht das System bei Belegerstellung die Datenbank nach Duplikaten des Bestellbelegs. Die Option benötigt viel Performance! 

• Lieferanten mit Vorschlag 0/0 ausblenden

Hier können Lieferanten mit 0/0 Produktvorschlägen in den Bestellvorschlägen (Reiter "Produktbestellung") ausgeblendet werden.

• Business Booster-Produktdaten ausblenden

Zur Verbesserung der Performance können die Booster-Daten in der Detailansicht der LB ausgeblendet werden. Business-Booster Daten sind die farbigen "Flags" im Reiter Produktbestellung.

• Preis- und Versandberater Produktdaten ausblenden:

Zur Verbesserung der Performance können die Daten vom Preis- und Versandberater in der Detailansicht der LB ausgeblendet werden. Haben Sie die App "Preis- und Versandberater" nicht erworben, hat diese Option unbeachtet lassen.

• Reklamationen der letzten X Tage anzeigen

Hier kann festgelegt werden, für wie viele Tage rückwirkend Reklamationen in den Produktbestellungen angezeigt werden.

• Ausgabe der Verkäufe

Ist der Schalter aktiv, werden die entsprechenden Verkaufszahlen in der Tabelle bei den Bestellvorschlägen ausgegeben.

• VPE Mengenvorschlag

Hier wird die Einstellung festgelegt, wie sich die VPE beim Lieferanten auf die Berechnung des Mengenvorschlags auswirkt:

Beispiele hierzu erhalten Sie durch klicken auf das -Symbol

• Automatisch auf erledigt setzen LB erledigt setzen nach X Tagen

Hier kann festgelegt werden nach wie vielen Tagen eine Lieferantenbestellung automatisch den Status "erledigt" haben soll.

• LB automatisch erledigen, wenn komplett eingebucht

Sind alle Positionen einer Lieferantenbestellung eingebucht, erhält die Bestellung automatisch den Status "erledigt", wenn der Schalter aktiv ist.

Schnellsuche

• Suche nach Referenznummer od. individueller Bestellnummer?

Diese Option ist veraltet und kann unter tricoma 5 vernachlässigt werden

Bestelltemplates

Wählen Sie hier das gewünschte Bestelltemplate zur Generierung von PDFs aus.

Templates sind auf HTML-Codes basierende "Schablonen" zur Generierung von PDF-Dokumenten, die in der App Templates mit etwas HTML-Kenntnissen bearbeitet werden können.
In der Regel reichen aber die bereits angelegten Templates aus. Mehr zu Bearbeitung von Templates hier -> PDF-Templates über das System bearbeiten

Sofern Sie die App Mandanten installiert haben, müssen Sie beachten, dass immer der Mandant, für den Sie die Einstellungen vornehmen möchten, oben rechts im Dropdown-Menü gewählt werden muss, da Sie ansonsten die globalen Einstellungen ändern.

Kategorien

Einstellungen

E-Mail-Vorlagen

Hier können Sie Mailvorlagen für die folgenden Fälle definieren. Beachten Sie bitte auch die Informationen in den Info-Texten, indem Sie auf  klicken:

E-Mail-Vorlage für die Lieferantenbestellung
z. B. "Sehr geehrter Lieferant, anbei erhalten Sie unsere Bestellung zu den vereinbarten Konditionen."

E-Mail-Vorlage für die automatische Lieferantenanmahnung/-erinnerung
z. B. "Sehr geehrter Lieferant, wir möchten Ihre Aufmerksamkeit auf die  ausstehende Lieferung lenken, die im Rahmen unserer Bestellnummer %bestellnummer% bei Ihnen in Auftrag gegeben wurde."

E-Mail-Vorlage für den automatischen Mahn-/Erinnerungshinweis
z. B. "Achtung der Liefertermin von Bestellung %bestellnummer% wurde zu oft überschritten."

E-Mail-Vorlage für den Endkunden beim Einbuchen von Ware

Anmerkungen

Hier haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen für Anmerkungen auf Lieferantenbestellungen zu definieren.
Die Anmerkungen können Sie in der Detailansicht der LB auswählen.

Aufkleber

Sie können direkt aus einer Lieferantenbestellung heraus Produktaufkleber/Etiketten drucken.
Die Vorgehensweise ist dabei identisch zum Drucken von Produktaufklebern aus einer Bestellung heraus. 
Das Tutorial dazu finden Sie hier:  Produktaufkleber

Posteninfos

Hier können Sie Vorlagen für Posteninfos definieren, welche auf der Lieferantenbestellung in den Produktpositionen ausgegeben werden, wenn eine entsprechende Vorlage beim Anlegen der Bestellung ausgewählt wird.

Weiterführende Links und Video

> Systemmails und Mailer
> Lieferanten anlegen
> Lieferantenbestellung manuell erstellen
> Automatische Produkteinzelbestellung beim Lieferanten
> Sprachauswahl bei E-Mail-Vorlagen


Sehen Sie auch das MasterClass-Video zum Thema Lieferantenbestellungen: