Einrichtungstutorial: App Speditionsaufträge

Mit Hilfe der App Speditionsaufträge lassen sich mehrere Lieferungen (bestehend aus einer oder mehrerer Versandeinheiten) zu einer Sendung für eine Spedition zusammen fassen.

In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung und Nutzung dieser App.

Um die allgemeinen Einstellungen zu öffnen, klicke auf Einstellungen → Allgemeine Einstellungen:

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Länge der Auftragsnummer
Gib die gewünschte Länge der Speditionsauftrags-ID ein. Die ID ist die Nummer, mit der ein Speditionsauftrag in der tricoma Datenbank eindeutig zugeordnet wird.

HTML-Editor aktivieren
Diese Option legt fest, wie der Inhalt der E-Mail-Vorlagen versendet wird. Wenn aktiviert, werden Formatierungen als HTML übernommen, andernfalls als Text.

Dateisystem innerhalb des Auftrages aktivieren?
Blendet im unteren Teil des Speditionsauftrags einen Bereich ein, in dem du Dateien für den geöffneten Speditionsauftrag ins Dateisystem hochladen kannst.

VK-Technik beim Einfügen eines Lieferscheins
Legt fest, mit welchem Wert ein Lieferschein in den Speditionsauftrag übernommen wird. Wenn du „Mandantennummer“ wählst, muss die App Mandanten installiert sein.

VK-Technik beim Einfügen eines Speditionsauftrags?
Legt fest, mit welchem Wert ein Speditionsauftrag in einen Sammelauftrag übernommen wird. Wenn du „Mandantennummer“ wählst, muss die App Mandanten installiert sein.

Alle Speditionsaufträge an den Sammelauftrag anhängen?
Wenn diese Option aktiv ist, werden beim E-Mail-Versand eines Sammelauftrags zusätzlich alle darin enthaltenen einzelnen Speditionsaufträge als PDF mitgesendet.

Datenfelder im Einzelauftrag aktivieren
Blendet zusätzliche Datenfelder im einzelnen Speditionsauftrag ein. Die Datenfelder können im Bereich „Datenfeldverwaltung“ verwaltet werden.

Bevorzugte Lieferart
Legt die Lieferart fest, die für neue Speditionsaufträge vorausgewählt sein soll.

Interne Anmerkung
Trägt diesen Text bei neuen Speditionsaufträgen automatisch als interne Anmerkung ein.

Produktauflistung anzeigen?
Zeigt in der Übersicht der Vorschlagslisten zusätzlich die enthaltenen Produkte der Lieferungen an. Dadurch kann die Übersicht langsamer laden.

Versandeinheiten anzeigen?
Zeigt in der Übersicht der Vorschlagslisten zusätzlich die Versandeinheiten an. Dadurch kann die Übersicht langsamer laden.

Lieferarten für die Vorschlagsliste aktivieren
Legt fest, welche Lieferarten in der Vorschlagsliste berücksichtigt werden. Nur aktivierte Lieferarten werden dort einbezogen.
Genauere Infos dazu hier 👉🏻 Lieferungsvorschlagsliste für Speditionsaufträge

Wähle hier die gewünschten Templates zur Generierung von PDFs aus. Templates sind auf HTML-Code basierende „Schablonen“ zur Erstellung von PDF-Dokumenten, die du in der App Templates mit etwas HTML-Kenntnissen bearbeiten kannst. In der Regel reichen die bereits angelegten Standard-Templates aus. Mehr zur Bearbeitung der Templates findest du hier: PDF-Templates über das System bearbeiten

🔵 Hinweis:
Wenn du die App Mandanten nutzt, kannst du unterschiedliche Einstellungen je Mandant vornehmen. Achte darauf, dass du immer den richtigen Mandanten auswählst, da du ansonsten die globalen Einstellungen überschreibst.

Hier kannst du E-Mail-Vorlagen für den Versand von Speditionsaufträgen (Auftragsversand) und Sammelaufträgen definieren.

Wenn du einen Speditionsauftrag oder einen Sammelauftrag geöffnet hast, werden die E-Mail-Vorlagen zum Versand verwendet, sobald du die PDF generiert und anschließend auf den Büroklammer-Button geklickt hast.

Im unteren Bereich kannst du hierfür die aufgelisteten Variablen verwenden.

SPA-Anmerkungen sind vordefinierte Hinweise für Speditionsaufträge. Sie dienen dazu, wiederkehrende Vermerke nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, sondern sie einfach auszuwählen.

Das hilft vor allem dann, wenn bestimmte Hinweise im Alltag immer wieder gebraucht werden. So arbeitet man schneller, einheitlicher und vermeidet Tippfehler. Zusätzlich können Speditionsaufträge später auch gezielt nach dieser Anmerkung gefiltert werden.

🔵 Hinweis:
Die SPA-Anmerkungen sind Anmerkungen für interne Zwecke, die nicht auf einem PDF ausgegeben werden.

Wenn die Option „Datenfelder im Einzelauftrag aktivieren“ in den allgemeinen Einstellungen aktiv ist, können Datenfeldverwaltung eigene zusätzliche Felder für Speditionsaufträge angelegt und verwaltet werden.

Damit lässt sich die App um weitere Angaben erweitern, wenn die vorhandenen Standardfelder im Speditionsauftrag nicht ausreichen. So können zum Beispiel interne Zusatzinformationen, besondere Merkmale oder individuelle Abfragen direkt im Speditionsauftrag hinterlegt werden.

Wenn die Option „Datenfelder im Einzelauftrag aktivieren“ in den allgemeinen Einstellungen aktiv ist, kann man hier den zusätzlichen Datenfelder bestimmte Datenfeldfunktionen zuweisen.

Zum aktuellen Zeitpunkt (08/26) gibt es standardmäßig keine Datenfeldfunktionen für diese App.

In der Übersicht werden alle bereits angelegten Speditionsaufträge angezeigt. Dieser Bereich dient dazu, bestehende Aufträge schnell zu finden, zu prüfen, zu öffnen und weiterzubearbeiten. Damit ist die Übersicht die zentrale Stelle für die tägliche Arbeit mit einzelnen Speditionsaufträgen.

Über das grüne Plus kannst du manuell einen Speditionsauftrag anlegen. Siehe dazu 👉🏻 Speditionsauftrag anlegen

Über das unten befindliche Aktionsmenü kannst du bestimmte Aktionen mit markierten Speditionsaufträge ausführen, z. B. Status ändern, einen Sammelspeditionsauftrag anlegen oder Speditionsaufträge löschen.

Die Vorschlagsliste zeigt Lieferungen, aus denen Speditionsaufträge erstellt werden können. Sie dient also als vorbereitende Arbeitsliste.

Von hier aus können passende Lieferungen ausgewählt und direkt in einen neuen oder bestehenden Speditionsauftrag übernommen werden. So lassen sich Speditionsaufträge schneller zusammenstellen.

Markiere dazu die gewünschten Lieferungen und führe die entsprechende Aktion über das Aktionsmenü aus.