Dokumentenmanagementsystem | DMS Software

Dieses Ziel verfolgt das tricoma DMS: Viele Dokumente wie Urkunden, Jahresabschlüsse und auch andere rechtliche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden. Doch alle anderen Schriftstücke von der Notiz, über die Kalkulation bis zum Angebot, aber auch Rechnungen oder Bewerbungsunterlagen brauchen nur in digitaler Form abgelegt werden. Da sich die meisten Urkunden nur selten mit der Zeit ändern, müssen diese nur ein einziges Mal in Ordnern abgelegt werden.
Heute arbeiten fast alle Menschen überwiegend an einem Computer und erzeugen bei ihrer Tätigkeit elektronische Dokumente. Egal ob Tabellenkalkulationen, Textdateien, Präsentationen, E-Mails, Schaltpläne etc. alles wird auf Festplatten, Servern oder in einer Cloud gespeichert. Niemand würde heute mehr auf die Idee kommen, diese Dokumente zusätzlich auszudrucken und in Ordnern abzuheften. Das Ziel der tricoma DMS, nicht mehr als zwei Aktenordner jährlich zu füllen, ist sehr realistisch.

Bei der Texterkennung von tricoma scannen Sie ein vorhandenes Dokument und das System übernimmt den Upload. Das OCR Programm wandelt die als PDF gespeicherte Datei in ein reines Textprogramm um, den es dann wiederum zwischenspeichert. Dieser Vorgang geschieht auf den speziell installierten Servern von tricoma, da dies sehr rechenintensiv ist.
Sie können jedoch die Regeln selbst vorgeben. So können Sie zum Beispiel eine Regel generieren, dass alle Texte mit einem bestimmten Firmennamen auch in einem Ordner mit diesem Namen gespeichert werden. Ebenso können Sie in Ordner für Kreditoren oder Debitoren speichern oder auch nach Jahreszahlen sortieren. Ihren Wünschen sind kaum Grenzen gesetzt.

Dadurch, dass Dokumente mit Flags versehen werden können, sich also einzelne Begriffe markieren lassen, kann unter erledigten und unerledigten Unterlagen selektiert werden. Auch Verträge können als aktiv oder passiv gekennzeichnet werden. Über die so gebildete Ordnerstruktur lassen sich in einem Kundenverwaltungsprogramm sowie in allen anderen Bereichen sämtliche Dokumente gut unterteilen.
Über die Suchfunktionen inklusive einer ausgereiften Volltextsuche können Dokumente schnell gefunden werden.
Wenn nach Dokumenten gesucht wird, die vor einigen Monaten einmal irgendwo gespeichert wurden, kann das sehr viel Zeit beanspruchen. Noch zeitaufwendiger wird es, wenn Sie nicht selbst diese Dateien gespeichert haben, sondern einer Ihrer Kollegen:innen.
Verschiedene Studien weisen darauf hin, dass jeden Tag durchschnittlich 30 Minuten für die Suche nach Dokumenten verschwendet wird. Für eine komplette Dokumentenverwaltung in herkömmlicher Weise wurden vor Jahrzehnten häufig noch ganze Abteilungen eingerichtet.

Über die Freigabefunktion haben Sie die Möglichkeit Dokumente für Dritte außerhalb von Ihrem tricoma System freizugeben. So können Sie beispielsweise dem Steuerberater ein vereinzeltes Dokument zur Verfügung stellen. Der Downloadlink läuft immer automatisch nach einer von Ihnen definierten Zeit ab und zusätzlich gibt es einen Passwortschutz.

Die Software von tricoma ist nicht nur eine Dokumentenverwaltung oder ein Kundenverwaltungsprogramm. Weitere große Vorteile dieser Lösung liegen auch in der Funktionalität als Customer-Relationship-Management (CRM) und Enterprise-Resource-Planning (ERP).
Es handelt sich um eine Softwarelösung, die für den Onlinehandel zum Beispiel Anbindungen an eBay oder Amazon bietet. Auch sämtliche Dienstleister von Versicherungsagenturen über Immobilienmakler bis hin zu Pflegediensten können tricoma ebenso nutzen, wie Ticketsysteme oder Lagerverwaltungen. Für den stationären Handel kann diese Dokumentenmanagement Software mit dem tricoma Kassensystem verknüpft werden.
Dieses System kann in großen Konzernen ebenso eingesetzt werden, wie von Freiberuflern oder im Home-Office. Ein weiterer Vorteil dieser App ist zudem, dass sämtliche Daten von jedem Ort und zu jeder Zeit abrufbar sind. Also auch auf Geschäftsreisen, während Konferenzen oder auf Messen.
In jedem Bereich bietet diese Lösung eine hervorragende Prozessunterstützung, eine Revisionssicherheit, die gesetzlichen Vorgaben entspricht und eine optimale Unterstützung innerhalb sich schnell ändernder Geschäftsprozesse. Informationen sind ständig verfügbar, Prozesse werden transparenter und die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden aber auch Lieferanten wird unterstützt.