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    Dokumentenmanagementsystem | DMS Software

    CRM: App DMS Dokumentenmanagement

    Dokumentenmanagementsystem | DMS Software

    Das DMS von tricoma unterstützt Sie dabei den Überblick über Ihre Dokumente zu behalten. Archivieren Sie einfach und schnell Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und vieles mehr.

    DMS Dokumentmanagement - einfach und effizient arbeiten

    Auf den ersten Blick scheint der Begriff Dokumentmanagement selbsterklärend zu sein. Doch welche Möglichkeiten sich dahinter verbergen ist erst auf den zweiten Blick zu erfassen.
    Ein Dokumentenmanagementsystem bietet sehr viel mehr, als nur Dokumente in eine nützliche Ordnung zu sortieren. Nach langjähriger Erfahrung haben sehr viele Unternehmen den Nutzen mehrerer Funktionen für sich erkannt, die ihnen einen großen Mehrwert bieten. Zu diesen Funktionen gehören vor allem:

    • Effektivere und zeitsparende Suchbarkeit von Dokumenten
    • Den Ordnersystemen können unterschiedliche Rechte zugewiesen werden
    • Alle Anwender erhalten einen besseren und schnellen Überblick
    • Die Papierkosten werden wesentlich gesenkt.

    Hinter der Bezeichnung Dokumentmanagement verbirgt sich also sehr viel mehr. Es ist eine große Erleichterung im Arbeitsalltag und bewirkt eine erkennbare Steigerung der Effektivität. Gut an das eigene Unternehmen angepasst, nimmt Ihnen diese DMS-Lösung viele lästige und zeitraubende Arbeiten ab, vereinfacht sie und gibt Ihnen, Ihren Kollegen und Angestellten sehr viel mehr Zeit für die wichtigen Dinge, die Ihrem Unternehmen einen großen Wettbewerbsvorteil geben können.

     

     

    Mit tricoma DMS benötigen Sie maximal zwei Aktenordner im Jahr

    Dieses Ziel verfolgt das tricoma DMS: Viele Dokumente wie Urkunden, Jahresabschlüsse und auch andere rechtliche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden. Doch alle anderen Schriftstücke von der Notiz, über die Kalkulation bis zum Angebot, aber auch Rechnungen oder Bewerbungsunterlagen brauchen nur in digitaler Form abgelegt werden. Da sich die meisten Urkunden nur selten mit der Zeit ändern, müssen diese nur ein einziges Mal in Ordnern abgelegt werden.
    Heute arbeiten fast alle Menschen überwiegend an einem Computer und erzeugen bei ihrer Tätigkeit elektronische Dokumente. Egal ob Tabellenkalkulationen, Textdateien, Präsentationen, E-Mails, Schaltpläne ? alles wird auf Festplatten, Servern oder in einer Cloud gespeichert. Niemand würde heute mehr auf die Idee kommen, diese Dokumente zusätzlich auszudrucken und in Ordnern abzuheften. Das Ziel der tricoma DMS, nicht mehr als zwei Aktenordner jährlich zu füllen, ist sehr realistisch.

     

     

    Mit tricoma DMS binden Sie viele Schnittstellen in Ihr Dokumentenmanagementsystem ein

    An erster Stelle bietet Ihnen dieses DMS einen manuellen Upload an. Wählen Sie hierzu die Dokumente an und verschieben Sie diese ganz einfach per Drag & Drop in das Dokumentenmanagementsystem.
    Viele andere Apps wie Faktura oder Rechnungen sind bereits kompatibel mit dem Tricoma DMS und laden vollautomatisch die PDF-Dateien in das Dokumentmanagement-System. Die alles inklusive der Kundenverknüpfungen und revisionssicherer Archivierung.
    Auch ein Upload über eine E-Mail funktioniert problemlos. Senden Sie einfach eine E-Mail an Ihre eigene @tricoma-dms.de Adresse und sämtliche Anhänge werden automatisch in tricoma eingelesen und sicher archiviert.
    Haben Sie doch einmal ein Papierdokument vorliegen, ist es über einen Duplex-Einzugsscanner sehr einfach, auch dieses Dokument gleich bei der Digitalisierung innerhalb weniger Sekunden in dem tricoma DMS zu archivieren.

     

     

    Die Texterkennung und automatische Regeln werden Ihr Leben vereinfachen

    So können Sie die App zum Beispiel nach einem bestimmten Inhalt suchen lassen. Die App verschiebt das gefundene Dokument daraufhin in einen Ordner und es somit einem bestimmten Kunden oder Lieferanten zuordnen lässt.
    Zusätzlich können Sie Flags vergeben. So scannen Sie zum Beispiel eine Eingangsrechnung, woraufhin das Dokument dann automatisch durch die Vergabe eines Flags in den Ordner Eingangsrechnungen gespeichert wird.
    Doch nicht nur das. Die Eingangsrechnung wird zusätzlich einem Lieferanten zugeordnet und als unbezahlt gekennzeichnet. Flags sorgen weiterhin dafür, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter von der App die Information erhält, eine Zahlung vorzunehmen oder die Rechnung zu überprüfen.
    Bei der Texterkennung von tricoma scannen Sie ein vorhandenes Dokument und das System übernimmt den Upload. Das OCR Programm wandelt die als PDF gespeicherte Datei in ein reines Textprogramm um, den es dann wiederum zwischenspeichert. Dieser Vorgang geschieht auf den spezielle installierten Servern von tricoma, da dies sehr rechenintesiv ist.
    Sie können jedoch die Regeln selbst vorgeben. So können Sie zum Beispiel eine Regel generieren, dass alle Texte mit einem bestimmten Firmennamen auch in einem Ordner mit diesem Namen gespeichert werden. Ebenso können Sie in Ordner für Kreditoren oder Debitoren speichern oder auch nach Jahreszahlen sortieren. Ihren Freiheiten sind kaum Grenzen gesetzt.

     

    Die revisionssichere Archivierung der App DMS Dokumentmanagement

    Das interne Kontrollsystem der Dokumentenmanagement Software gibt die nötige Rechtssicherheit, indem es täglich mehrfach im Hintergrund überprüft, ob Veränderungen an den gespeicherten Dateien vorgenommen wurden.
    Sollte eine Originaldatei verändert werden, erstellt das System automatisch einen Report. Dieser wird im System abgelegt und kann danach nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
    Falls eine andere App ein Dokument nachträglich verändern sollte, wird auch dies von der DMS Software erkannt. Hierbei bleibt das Originaldokument erhalten, da das Dokumentmanagementsystem immer eine Kopie ablegt.
    Rechnungen, die in dem CRM System erstellt wurden, erhalten automatisch einen Prüfschlüssel. Dadurch werden Manipulationen vermieden.
    Wegen dieser kompletten und sicheren Nachvollziehbarkeit mit Logfile und Dateiprüfschlüssel kann die tricoma DMS Software zur Vorbereitung der revisionssicheren Datenablage verwendet werden.

     



     

    Direkte Verknüpfungen im CRM System und Angebotserstellung mit Software von tricoma

    Sämtliche Belege lassen sich im tricoma DMS mit Lieferanten, Kunden oder Dienstleistern verknüpfen. Wie in jedem hochwertigen CRM System können so innerhalb kürzester Zeit zuverlässig alle relevanten Dokumente finden. Dieses Kundenverwaltungsprogramm ist nicht allein im Archiv von großem Vorteil, sie bedeutet auch einen guten Service im direkten Kundenkontakt und für das Marketing. Eine Angebotserstellung mit Software wie tricoma DMS lässt sich für jeden Kunden individualisiert erstellen.

     

     

    Das einfache und transparente Preismodell von tricoma DMS

    Bei tricoma DMS bleibt alles übersichtlich und Sie haben immer den vollen Überblick über Ihre Kosten.
    Laden Sie eine Datei über die App DMS Dokumentmanagement manuell hoch, entstehen Ihnen keine Kosten.
    Auch der Import über andere Apps wird Ihnen mit keinem Cent berechnet.
    Das Versenden eines Dokuments per E-Mail wird mit 9 Cent pro Dokument berechnet. Auch für die OCR-Erkennung fallen pro Seite lediglich 9 Cent an. Ebenso für jedes Dokument, dass Sie über den Einzugscanner auf den Server laden. Für den Scanner fallen noch jeweils die einmaligen Hardwarekosten an.
    Der Preis für die tricoma App beträgt einmalig 199 Euro.

     

    TypPreisMaximal pro Monat
    Kauf der App 199,00 € (einmalig) -
    manueller Upload 0,00 € pro Dokument -
    Dokumentenimport aus anderer tricoma App 0,00 € pro Dokument -
    Texterkennung OCR 0,09 € pro Dokumentenseite 39 Euro *
    Dokumenteneingang per Hardwarescanner 0,09 € pro Dokument 39 Euro *
    Email Eingang 0,09 € pro Dokument 39 Euro *
    * Egal wie viele Dokumente Sie somit pro Monat einscannen, per Email reinladen oder über die OCR Erkennung laufen. Die monatlichen Kosten für alle 3 Dienste zusammen sind maximal 39 Euro/netto pro Monat.

     

     

    Ausgezeichnete Filterung und Struktur der DMS Software

    Dadurch, dass Dokumente mit Flags versehen werden können, sich also einzelne Begriffe markieren lassen, kann unter erledigten und unerledigten Unterlagen selektiert werden. Auch Verträge können als aktiv oder passiv gekennzeichnet werden. Über die so gebildete Ordnerstruktur lassen sich in einem Kundenverwaltungsprogramm sowie in allen anderen Bereichen sämtliche Dokumente gut unterteilen.
    Über die Suchfunktionen inklusive einer ausgereiften Volltextsuche können Dokumente schnell gefunden werden.
    Wenn nach Dokumenten gesucht wird, die vor einigen Monaten einmal irgendwo gespeichert wurden, kann das sehr viel Zeit beanspruchen. Noch zeitaufwendiger wird es, wenn Sie nicht selbst diese Dateien gespeichert haben, sondern einer Ihrer Kolleginnen oder Kollegen.
    Verschiedene Studien weisen darauf hin, dass jeden Tag durchschnittlich 30 Minuten für die Suche nach Dokumenten verschwendet wird. Für eine komplette Dokumentenverwaltung in herkömmlicher Weise wurden vor Jahrzehnten häufig noch ganze Abteilungen eingerichtet.

     

     

    tricoma bietet noch mehr!

    Die DMS Software von tricoma ist nicht nur eine Dokumentenverwaltung oder ein Kundenverwaltungsprogramm. Weitere große Vorteile dieser Lösung liegen auch in der Funktionalität als Customer-Relationship-Management (CRM) und Enterprise-Resource-Planning (ERP).
    Es handelt sich um eine Softwarelösung, die für den Onlinehandel zum Beispiel Anbindungen an ebay oder Amazon bietet. Auch sämtliche Dienstleister von Versicherungsagenturen über Immobilienmakler bis hin zu Pflegediensten können tricoma ebenso nutzen, wie Ticketsysteme oder Lagerverwaltungen. Für den stationären Handel kann diese Dokumentenmanagement Software mit dem tricoma Kassensystem verknüpft werden.
    Dieses Dokumentmanagementsystem kann in großen Konzernen ebenso eingesetzt werden, wie von Freiberuflern oder im Home-Office. Ein weiterer Vorteil dieser App ist zudem, dass sämtliche Daten von jedem Ort und zu jeder Zeit abrufbar sind. Also auch auf Geschäftsreisen, während Konferenzen oder auf Messen.
    In jedem Bereich bietet diese Lösung eine hervorragende Prozessunterstützung, eine Revisionssicherheit, die gesetzlichen Vorgaben entspricht und eine optimale Unterstützung innerhalb sich schnell ändernder Geschäftsprozesse. Informationen sind ständig verfügbar, Prozesse werden transparenter und die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden aber auch Lieferanten wird unterstützt, was nicht zuletzt auch die Mitarbeitermotivation



    Bilder

    • Schnittstellen zum Dokumentenmanagement
    • Die Texterkennung (OCR) im DMS
    • Das Interne Kontrollsystem
    • Alle Dokumente im Blick mit vielen Filtermöglichkeiten
    • Je Dokument wird ein eigener Prüfschlüssel erstellt
    • Upload per Drag&Drop
    • Abonnieren Sie Ordner und erhalten eine Info
    • Individuelle Einstellungen im IKS
    • Konfigurieren Sie die OCR Übergabe an den tricoma Server
    • Mithilfe individuelle Flags finden Sie die Dokumente
    • Alle Dokumente im Blick
    • Das Preismodell des DMS Systems

    Funktionsumfang der App


    Erweiterte Apps um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können

    • Buchhaltungsvorbereitung
    • Diese App dient zur Buchhaltungsvorbereitung. Erfassen Sie alle Eingangsrechnungen in Ihrem System und exportieren Sie Einträge über den Buchhaltungsexport. (Release: 30.11.2018)