Dokumentenmanagementsystem | DMS Software

Einfach und schnell im tricoma ERP

Zentrale DMS Lösung für Ihr Unternehmen

App DMS Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von tricoma unterstützt Sie dabei den Überblick über Ihre Dokumente zu behalten. Archivieren Sie einfach und schnell Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und vieles mehr. Die Dokumente können manuell, aus anderen tricoma Apps, per E-Mail oder per Einzugscanner eingelesen und dank OCR in Text umgewandelt werden. Beachten Sie weitere mögliche Kosten für die OCR oder Scanverarbeitung gemäß der Preisliste auf der Webseite. ACHTUNG: Die Nutzung der App ist nicht in Kombination mit AppleMail vorgesehen.

Einfach und effizient arbeiten

DMS Dokumentenmanagementsystem 

Auf den ersten Blick scheint der Begriff Dokumentenmanagement selbsterklärend zu sein. Doch welche Möglichkeiten sich dahinter verbergen ist erst auf den zweiten Blick zu erfassen.
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet sehr viel mehr, als nur Dokumente in eine nützliche Ordnung zu sortieren. Nach langjähriger Erfahrung haben sehr viele Unternehmen den Nutzen mehrerer Funktionen für sich erkannt, die ihnen einen großen Mehrwert bieten. Zu diesen Funktionen gehören vor allem:

  • Effektivere und zeitsparende Suchbarkeit von Dokumenten
  • Den Ordnersystemen können unterschiedliche Rechte zugewiesen werden
  • Alle Anwender erhalten einen besseren und schnellen Überblick
  • Die Papierkosten werden wesentlich gesenkt

Hinter der Bezeichnung Dokumentenmanagement verbirgt sich also sehr viel mehr. Es ist eine große Erleichterung im Arbeitsalltag und bewirkt eine erkennbare Steigerung der Effektivität. Gut an das eigene Unternehmen angepasst, nimmt Ihnen diese DMS-Lösung viele lästige und zeitraubende Arbeiten ab, vereinfacht sie und gibt Ihnen, Ihren Kollegen und Angestellten sehr viel mehr Zeit für die wichtigen Dinge, die Ihrem Unternehmen einen großen Wettbewerbsvorteil geben können.

Das Dokumentenmanagementsystem von tricoma Das Dokumentenmanagementsystem von tricoma
Statt zig Ordner, nur 2 Ordner pro Jahr Statt zig Ordner, nur 2 Ordner pro Jahr

Spart Geld und Zeit

Mit tricoma DMS benötigen Sie maximal zwei Aktenordner im Jahr

Dieses Ziel verfolgt das tricoma DMS: Viele Dokumente wie Urkunden, Jahresabschlüsse und auch andere rechtliche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden. Doch alle anderen Schriftstücke von der Notiz, über die Kalkulation bis zum Angebot, aber auch Rechnungen oder Bewerbungsunterlagen brauchen nur in digitaler Form abgelegt werden. Da sich die meisten Urkunden nur selten mit der Zeit ändern, müssen diese nur ein einziges Mal in Ordnern abgelegt werden.
Heute arbeiten fast alle Menschen überwiegend an einem Computer und erzeugen bei ihrer Tätigkeit elektronische Dokumente. Egal ob Tabellenkalkulationen, Textdateien, Präsentationen, E-Mails, Schaltpläne etc. alles wird auf Festplatten, Servern oder in einer Cloud gespeichert. Niemand würde heute mehr auf die Idee kommen, diese Dokumente zusätzlich auszudrucken und in Ordnern abzuheften. Das Ziel der tricoma DMS, nicht mehr als zwei Aktenordner jährlich zu füllen, ist sehr realistisch.

Email, Upload oder Hardwarescanner

Mit tricoma DMS binden Sie viele Schnittstellen in Ihr Dokumentenmanagementsystem ein

An erster Stelle bietet Ihnen dieses DMS einen manuellen Upload an. Wählen Sie hierzu die Dokumente an und verschieben Sie diese ganz einfach per Drag & Drop in das Dokumentenmanagementsystem.
Viele andere Apps wie Faktura oder Rechnungen sind bereits kompatibel mit dem tricoma DMS und laden vollautomatisch die PDF-Dateien in das Dokumentenmanagement-System. Das alles inklusive Kundenverknüpfungen und revisionssicherer Archivierung.
Auch ein Upload über eine E-Mail funktioniert problemlos. Senden Sie einfach eine E-Mail an Ihre eigene @tricoma-dms.de Adresse und sämtliche Anhänge werden automatisch in tricoma eingelesen und sicher archiviert.
Haben Sie doch einmal ein Papierdokument vorliegen, ist es über einen Duplex-Einzugsscanner sehr einfach, auch dieses Dokument gleich bei der Digitalisierung innerhalb weniger Sekunden im tricoma DMS zu archivieren.

Einfacher Import von Dokumenten per Dokumentenscanner, Email oder Upload Einfacher Import von Dokumenten per Dokumentenscanner, Email oder Upload
OCR (Texterkennung) mit Suchfunktionen in tricoma OCR (Texterkennung) mit Suchfunktionen in tricoma

Texterkennung

Volltextsuche in Dokumenten

Bei der Texterkennung von tricoma scannen Sie ein vorhandenes Dokument und das System übernimmt den Upload. Das OCR Programm wandelt die als PDF gespeicherte Datei in ein reines Textprogramm um, den es dann wiederum zwischenspeichert. Dieser Vorgang geschieht auf den speziell installierten Servern von tricoma, da dies sehr rechenintensiv ist.
Sie können jedoch die Regeln selbst vorgeben. So können Sie zum Beispiel eine Regel generieren, dass alle Texte mit einem bestimmten Firmennamen auch in einem Ordner mit diesem Namen gespeichert werden. Ebenso können Sie in Ordner für Kreditoren oder Debitoren speichern oder auch nach Jahreszahlen sortieren. Ihren Wünschen sind kaum Grenzen gesetzt.

Filterregeln

Automatische Regeln werden Ihr Leben vereinfachen

Des Weiteren können Sie die App zum Beispiel nach einem bestimmten Inhalt suchen lassen. Die App verschiebt das gefundene Dokument daraufhin in einen Ordner und es lässt sich somit einem bestimmten Kunden oder Lieferanten einfach zuordnen.
Zusätzlich können Sie Flags vergeben. So scannen Sie zum Beispiel eine Eingangsrechnung, woraufhin das Dokument dann automatisch durch die Vergabe eines Flags in den Ordner Eingangsrechnungen gespeichert wird.
Doch nicht nur das. Die Eingangsrechnung wird zusätzlich einem Lieferanten zugeordnet und als unbezahlt gekennzeichnet. Flags sorgen weiterhin dafür, dass die Mitarbeiter:innen von der App die Information erhält, eine Zahlung vorzunehmen oder die Rechnung zu überprüfen.

Automatische Zuordnung oder Vergabe von Flags, je nach Dokumenteninhalt Automatische Zuordnung oder Vergabe von Flags, je nach Dokumenteninhalt
Rechtssicherheit Ihrer Dokumente dank IKS Rechtssicherheit Ihrer Dokumente dank IKS

Internes Kontrollsystem (IKS)

Die revisionssichere Archivierung der App DMS Dokumentenmanagement

Das interne Kontrollsystem der Dokumentenmanagement Software gibt die nötige Rechtssicherheit, indem es täglich mehrfach im Hintergrund überprüft, ob Veränderungen an den gespeicherten Dateien vorgenommen wurden.
Sollte eine Originaldatei verändert worden sein, erstellt das System automatisch einen Report. Dieser wird im System abgelegt und kann danach nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
Falls eine andere App ein Dokument nachträglich verändern sollte, wird auch dies von der DMS Software erkannt. Hierbei bleibt das Originaldokument erhalten, da das Dokumentenmanagementsystem immer eine Kopie ablegt.
Rechnungen, die im CRM System erstellt wurden, erhalten automatisch einen Prüfschlüssel, wodurch Manipulationen vermieden werden.
Wegen dieser kompletten und sicheren Nachvollziehbarkeit mit Logfile und Dateiprüfschlüssel kann die tricoma DMS Software zur Vorbereitung der revisionssicheren Datenablage verwendet werden.

 

Direkte Verknüpfungen im CRM System

Egal ob Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen, Verträge...

Sämtliche Belege lassen sich im tricoma DMS mit Lieferanten, Kunden oder Dienstleistern verknüpfen. Wie in jedem hochwertigen CRM System können so innerhalb kürzester Zeit zuverlässig alle relevanten Dokumente gefunden werden. Dieses Kundenverwaltungsprogramm ist nicht allein im Archiv von großem Vorteil, es bietet auch einen guten Service im direkten Kundenkontakt und für das Marketing. Ein Angebot lässt sich mit der Software tricoma DMS für jeden Kunden individuell erstellen.

Dokumente lassen sich direkt mit Kunden verknüpfen Dokumente lassen sich direkt mit Kunden verknüpfen

Kostengünstiges Preismodell

Das einfache und transparente Preismodell von tricoma DMS

TypPreisMaximal pro Monat
Kauf der App 199,00 € (einmalig) -
Manueller Upload 0,00 € pro Dokument -
Dokumentenimport aus anderer tricoma App 0,00 € pro Dokument -
Texterkennung OCR 0,09 € pro Dokumentenseite -
Dokumenteneingang per Hardwarescanner 0,09 € pro Dokument -
Email Eingang 0,09 € pro Dokument -
Maximale Kosten pro Monat 39 Euro *

* Egal wie viele Dokumente Sie pro Monat einscannen, per Email reinladen oder über die OCR Erkennung laufen lassen, die monatlichen Kosten für alle Dienste zusammen betragen maximal 39 Euro/netto pro Monat.

Dokumente einfach wiederfinden

Ausgezeichnete Filterung und Struktur der DMS Software

Dadurch, dass Dokumente mit Flags versehen werden können, sich also einzelne Begriffe markieren lassen, kann unter erledigten und unerledigten Unterlagen selektiert werden. Auch Verträge können als aktiv oder passiv gekennzeichnet werden. Über die so gebildete Ordnerstruktur lassen sich in einem Kundenverwaltungsprogramm sowie in allen anderen Bereichen sämtliche Dokumente gut unterteilen.
Über die Suchfunktionen inklusive einer ausgereiften Volltextsuche können Dokumente schnell gefunden werden.
Wenn nach Dokumenten gesucht wird, die vor einigen Monaten einmal irgendwo gespeichert wurden, kann das sehr viel Zeit beanspruchen. Noch zeitaufwendiger wird es, wenn Sie nicht selbst diese Dateien gespeichert haben, sondern einer Ihrer Kollegen:innen.
Verschiedene Studien weisen darauf hin, dass jeden Tag durchschnittlich 30 Minuten für die Suche nach Dokumenten verschwendet wird. Für eine komplette Dokumentenverwaltung in herkömmlicher Weise wurden vor Jahrzehnten häufig noch ganze Abteilungen eingerichtet.

Filtern Sie Ihre Belege nach selbst angelegen Flags im System Filtern Sie Ihre Belege nach selbst angelegen Flags im System
Auf Wunsch: Fertig konfigurierter Hardwarescanner direkt an Ihre Haustür geliefert Auf Wunsch: Fertig konfigurierter Hardwarescanner direkt an Ihre Haustür geliefert

Passende Hardwarescanner

Auf Wunsch: Fertig konfigurierter Scanner

Neben der App bieten wir zusätzlich auch fertig für Sie eingerichtete Hardwarescanner an. Es handelt sich hierbei um Qualitätshardware, welche wir selbst seit vielen Jahren in den hauseigenen Unternehmen und auch bei einer Vielzahl an Kunden im Einsatz haben. Durch die hochqualitative Hardware sparen Sie sich langfristig hohe Wartungskosten.

Dokumente freigeben

Externe Freigabe von Dokumente mittels Link und Passwortschutz

Über die Freigabefunktion haben Sie die Möglichkeit Dokumente für Dritte außerhalb von Ihrem tricoma System freizugeben. So können Sie beispielsweise dem Steuerberater ein vereinzeltes Dokument zur Verfügung stellen. Der Downloadlink läuft immer automatisch nach einer von Ihnen definierten Zeit ab und zusätzlich gibt es einen Passwortschutz.

externe Linkfreigabe mit Passwortschutz externe Linkfreigabe mit Passwortschutz
Rückfragesystem zur internen Kommunikation Rückfragesystem zur internen Kommunikation

Unternehmenskommunikation

Internes Rückfragesystem unterstützt Sie bei der Kommunikation

Durch das interne Rückfragesystem haben Sie die Möglichkeit auf einen Beleg bezogen zu kommunizieren. Bei Ihrem Gesprächspartner blinkt das Dokument dann direkt in der Shortinfo auf. Somit muss nicht mehr mühselig das Dokument von diesem gesucht werden, sondern es ist eine direkte Antwort möglich. Beim Informationsaustausch ist es auch möglich Anhänge zu nutzen. Der Dialog wird entsprechend auch archiviert, sodass später Anweisungen nachvollzogen werden können.

Wiedervorlage

Einfach erinnert werden

Belege müssen nach X Tagen wieder geprüft werden? Kein Problem mit den Wiedervorlagen von tricoma. Richten Sie die Wiedervorlage einfach für ein Dokument ein, und Sie werden zum Stichtag erinnert.

Wiedervorlage zu Kunden Wiedervorlage zu Kunden
Gelbe Notizzettel helfen helfen Ihnen im Alltag Gelbe Notizzettel helfen helfen Ihnen im Alltag

Markierungen

Erstellen Sie gelbe Markierung auf den Dokumenten

Auf den Dokumenten haben Sie die Möglichkeit farbige Markierungen anzubringen. So können Sie Wichtiges für andere Kollegen:innen besser kenntlich machen. Die Markierungen machen vor allem bei mehrseitigen Dokumenten in Verbindung mit dem Rückfragesystem Sinn.

Nicht nur ein DMS

tricoma bietet noch mehr!

Die Software von tricoma ist nicht nur eine Dokumentenverwaltung oder ein Kundenverwaltungsprogramm. Weitere große Vorteile dieser Lösung liegen auch in der Funktionalität als Customer-Relationship-Management (CRM) und Enterprise-Resource-Planning (ERP).
Es handelt sich um eine Softwarelösung, die für den Onlinehandel zum Beispiel Anbindungen an eBay oder Amazon bietet. Auch sämtliche Dienstleister von Versicherungsagenturen über Immobilienmakler bis hin zu Pflegediensten können tricoma ebenso nutzen, wie Ticketsysteme oder Lagerverwaltungen. Für den stationären Handel kann diese Dokumentenmanagement Software mit dem tricoma Kassensystem verknüpft werden.
Dieses System kann in großen Konzernen ebenso eingesetzt werden, wie von Freiberuflern oder im Home-Office. Ein weiterer Vorteil dieser App ist zudem, dass sämtliche Daten von jedem Ort und zu jeder Zeit abrufbar sind. Also auch auf Geschäftsreisen, während Konferenzen oder auf Messen.
In jedem Bereich bietet diese Lösung eine hervorragende Prozessunterstützung, eine Revisionssicherheit, die gesetzlichen Vorgaben entspricht und eine optimale Unterstützung innerhalb sich schnell ändernder Geschäftsprozesse. Informationen sind ständig verfügbar, Prozesse werden transparenter und die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden aber auch Lieferanten wird unterstützt.

Die App-basierende Software tricoma: Viele Apps für ein individuelles System Die App-basierende Software tricoma: Viele Apps für ein individuelles System

Top Funktionen einfach erklärt

App DMS Dokumentenmanagement

Nutzung der App mit einem Dokumentenscanner (9 Cent pro Dokument)
Nutzung der App mit einem Dokumentenscanner (9 Cent pro Dokument)
Umstellung des Unternehmens auf ein digitales Dokumentemanagement
Umstellung des Unternehmens auf ein digitales Dokumentemanagement
Notizfunktion inkl. automatischer Textspeicherung im DMS
Notizfunktion inkl. automatischer Textspeicherung im DMS

App DMS Dokumentenmanagement: Weitere Funktionen

Passende Videos

App DMS Dokumentenmanagement

 

Warum tricoma?

Darum werden Sie tricoma lieben:

  • Zeit und Geld sparen durch automatisierte Abläufe
  • Umsatzsteigerung durch Anbindungen an Verkaufsplattformen
  • Kauf statt Miete - für ein optimales Preis-Leistungsverhältnis
  • Gemeinsame Systemeinrichtung und 24/7 Support
  • Skalierbares und modular aufgebautes Baukastensystem
  • eCommerce Grundsystem und über 200 leistungsstarke Apps und Module
  • Hohe Systemverfügbarkeit durch mehrstufigem Backup System
  • Umfassende Erfahrung und Kompetenz durch eigenen Onlinehandel

Kundenbewertungen

Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern
4,5 von 5 Sternen
Google Bewertungen vom 23.02.2021
Hallo Herr Alka,

prima, ja - jetzt greift die Lagerplatz - Prio.

Wunderbar, sehr gut, jetzt macht das MDE-Gerät Sinn und ist eine deutliche Verbesserung!

Herzlichen Dank :-)

mit freundlichen Grüßen,
Julia Georgiew

P.S: Wenn Sie das nächste Update planen, dann wäre es super, wenn auch die Permanentinventur mit dem MDE Gerät machbar wäre :-) Die Permanentinventur in der Scanstation ist nämlich eine echt tolle Idee.

Ansonsten will ich bei der Gelegenheit Rückmeldung geben: Sie haben eine optisch sehr ansprechende modulare Software geschaffen und ich bin sehr froh, dass ich vor gut 2 Jahren zu Tricoma gewechselt habe.
Vielen Dank für Ihre Software, dadurch bin ich nun super prozessoptimiert!
DanceLine - 07.11.2018
Ok gefunden. Geht spielend eifach und schon ging der erste Testartikel Online. Echt! Muss es immer wieder sagen EIN MEGA GEILES SYSTEM WELCHES IHR DA AUF DIE BEINE GESTELLT HABT



DANKE DANKE DANKE DANKE :)
Tommy Vogl, Myfoodforfit - 30.11.2015
wenn man natürlich Umzieht gehen auch mal Nachrichten unter, aber nicht schlimm. Der Support hier ist einwandfrei und durch nichts zu bemängeln.
Weidemann Matthias, WeGaSYSTEC UG - 20.12.2016
Hallo Herr Schiller,

alles super geklappt, ALLES wieder GUT!

Frohes Weihnachtsfest und viele Grüße,

Peter Gassner
PG Metalltechnik GmbH - 18.12.2017

Gemeinsam sind wir stark.

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