Nutzung des Dokumentenmanagements (DMS)

Ziel des tricoma Dokumentenmanagements ist es, je Unternehmen nur noch 2 Aktenordner pro Jahr zu besitzen. Alle anderen Dokumente sollen dann digital vorliegen. Wie dies funktioniert möchten wir in dieser Anleitung anhand von Fallbeispielen zeigen.

Die Voraussetzung der hier gezeigten Beispiele und Workflows basieren alle auf einem eingerichteten DMS System.
Beachten Sie daher die Anleitung Nutzung der App Buchhaltungsvorbereitung/Eingangsrechnungen (Workflow)

1. Einlesen von Dokumenten im System

Dokumente können über viele Möglichkeit in Ihr DMS gelangen. Alle Dokumente welche nicht automatisch aus einer App kommen, werden über den Spooler eingelesen. Dieser Spooler kann mit Regeln z. B. für Ordner oder Flags versehen werden. Details hierzu finden Sie unter: Nutzung der App Buchhaltungsvorbereitung/Eingangsrechnungen (Workflow)
Hier ein Überblick wie Dokumente in das DMS kommen können

• Automatisch über eine App: z. B. werden Rechnungen automatisch in das DMS übernommen oder auch Dateien aus dem Dateisystem im Kunden.
• per Upload: Sie finden hier in der Übersicht vom DMS den Menüpunkt "Dateiupload". Laden Sie hierzu Dokumente von Ihrem PC in das System
• per Dokumentenscanner (Hardware): Wenn Sie einen Einzugscanner verwenden, können Sie auf Knopfdruck Dokumente im System hinterlegen. Je nach Modell haben Sie mehrere Knöpfe, so das man hinterlegen kann, das z. B. "Knopf 1" automatisch das Dokument in den Ordner Eingangsrechnungen ablegt. "Knopf 2" hingegen könnte die Dokumente direkt in den Vertragsordern speichern
• per Emaileingang: Leiten Sie einfach eine Email an Ihre *@tricoma-dms.de Emailadresse weiter. Je nach Emailadresse können Sie auch hier bestimmte Funktionen über den Spooler hinterlegen.

2. Nutzung der OCR Regeln

Zwar können beim einlesen von Dokumenten bereits bestimmte Regeln aktiv werden, allerdings beziehen diese sich eher auf Strukturebene (Ordner, Flag, Dateischutz). Sie können aber auch in den Einstellungen unter "OCR Regeln" Texterkennungsregeln definieren, so das regelmäßige Dokumente wie z. B. Versicherungsunterlagen, Kontoauszüge etc. automatisch im richtigen Ordner laden, mit Flags versehen werden und auch einem Kunden zugeordnet werden.
Auch ist es möglich automatisch eine Rückfrage an einen bestimmten Benutzer erstellen zu lassen, so das dieser informiert ist. Die Erkennungsquote bei Texten liegt bei ca. 98%.

3. Suche und Selektion von Dokumenten

In der Übersicht der Dokumente haben Sie viele Filtermöglichkeiten und können "frei" einen Text eingeben. So können Sie z. B. nach einem Kundennamen und einer Nummer in nur einem Feld suchen und es wird auch dem kompletten System das beste Ergebnis gezogen.
Auch über die OCR Suche haben Sie beste Erfolgschancen Ihre Dokumente wieder zu finden.

4. Umgang mit Dokumenten: Funktionen und mehr

Innerhalb von einem Dokument haben Sie viele Funktionen.

• 1. Detailansicht vom Dokument laden, ohne installieren PDF Reader auf dem PC oder Mac
• 2. OCR: Erkannten Text anzeigen lassen. Spart viel Zeit z. B. um Inhalte zu kopieren wie die IBAN
• 3. Einrichtung eines Links für externen Zugriff auf das Dokument
• 4. Lassen Sie sich Dateiinformationen anzeigen
• 5. Stellen Sie Rückfragen zum Dokument an Kollegen
• 6. Bearbeiten Sie Kerndaten vom Dokument wie Flags, Kundenzuordnung, Tags, Dokumententitel uvm.
• 7. Laden Sie sich das Originale Dokument herunter
• 8. Positionieren Sie sich Merkzettel auf dem Dokument, welche auch von Kollegen eingesehen werden können. Macht Sinn in der Kommunikation in Verbindung mit Rückfragen

5. Beispielhafte Anwendungsfälle für das DMS

5.1. Archivierung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Hier empfehlen wir die Anleitung Nutzung der App Buchhaltungsvorbereitung/Eingangsrechnungen (Workflow)

5.2. Archivierung von Verträgen (Telekommunikation, Dienstleister, Miete, Leasing etc.)

Für Verträge empfehlen wir eine eigene Kategorie anzulegen. Hier können Sie perfekt mit Flags arbeiten wie "aktiv" und "passiv" um sich einen Überblick über noch aktuelle Verträge zu verschaffen.

5.3. Archivierung von Arbeitsverträgen, Vereinbarungen

Legen Sie hier die Mitarbeiter als Kunden in Ihrem System an. Sie können dann die Dokumente direkt mit dem Mitarbeiter verknüpfen und haben einen perfekten Überblick über alle Dokumente.

5.4. Archivierung von rechtlichen Dokumenten (Abmahnungen, Anwaltsschreiben)

Auch Anwaltsschreiben und Abmahnungen lassen sich perfekt archivieren. Hier ist es ratsam das Dokument mit der Kanzlei und auch dem Abmahner zu verknüpfen.