Einrichtungstutorial: App Mailclient

Über die App Mailclient kannst du direkt im tricoma System E-Mails verfassen, versenden, empfangen und verwalten. In diesem Tutorial erklären wir die wichtigsten Einstellungen und Konfigurationsmöglichkeiten.

Einstellungen

Der Bereich Einstellungen ist in fünf Teilbereiche unterteilt:

Einstellungen

Hier konfigurierst du die allgemeinen Funktionen:

Debugmode:
Diese Option kann ignoriert werden, da er ausschließlich für Entwickler zu Analysezwecken dient.

Weiteres Datenfeld für E-Mail-Adressen?
Die Verknüpfung einer E-Mail mit einem im tricoma System angelegten Kunden erfolgt über das Datenfeld, in dem die E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegt ist.
Mit dieser Option kannst du ein zusätzliches Datenfeld für E-Mail-Adressen auswählen.
Mehr dazu: Kundendatenfelder verwalten

Default-BCC:
Hier kannst du eine BCC-Adresse hinterlegen, die automatisch eingesetzt wird, wenn du aus anderen Apps E-Mails versendest (z. B. aus Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen).
Hinweis: Diese Option greift nicht innerhalb der App Mailclient.

Dateien zum Produkt vorschlagen:
Wenn diese Option aktiv ist, werden beim manuellen Versenden von E-Mails aus anderen Apps (z. B. Bestellung oder Rechnung) automatisch Dateien aus der App Dateisystem vorgeschlagen, die dem Produkt zugeordnet sind. Es werden nur Dateien aus der ersten Ordnerebene berücksichtigt.
Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Bedienungsanleitungen automatisch beigefügt werden sollen.

Vollständiger E-Mail-Abgleich in tricoma aktivieren:
Aktiviert den kompletten Abgleich deines Postfachs nach tricoma. Das bedeutet, dass alle E-Mails zusätzlich auf deinem tricoma System gespeichert werden und entsprechender Speicher benötigt wird. Der Abgleich erfolgt standardmäßig mehrmals täglich, wenn dein System live ist.

E-Mails zum Kunden immer unabhängig vom Rechtesystem im Kunden ausgeben:
Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Rechtesystem der App Kunden sowie die Mandanten-Funktion ignoriert, wenn eine E-Mail über die App Kunden an den Kunden ausgegeben wird (siehe Beispiel im folgenden Screenshot).
Das bedeutet: Die E-Mails können unabhängig von den Rechten aus der App Kunden versendet werden.

Postfächer

Hier verwaltest du deine E-Mail-Postfächer. Die Einrichtung ist zwingend notwendig, damit du E-Mails schreiben, versenden und empfangen kannst.
Mehr dazu: E-Mail-Postfächer einrichten

tricoma Mail

Dieser Bereich ist nur relevant, wenn du ein internes Postfach (v2) verwendest. Damit wird der Abruf von Postfächern gesteuert, die direkt durch tricoma verwaltet werden.

Signatur

Hier kannst du für jeden Benutzer eine E-Mail-Signatur für alle ausgehenden E-Mails hinterlegen. Benutzer können ihre eigene Signatur zusätzlich unter Persönlichen Einstellungen → Signatur bearbeiten. Beide Bereiche sind miteinander verknüpft.

Vorlagen

In diesem Bereich kannst du E-Mail-Vorlagen für unterschiedliche Apps anlegen und verwalten.
Mehr dazu: Verwaltung und Nutzung von E-Mail-Vorlagen

Persönliche Einstellungen

Hier stellst du persönliche Konfigurationen ein – diese gelten nur für den aktuell eingeloggten Benutzer.
Der Bereich umfasst drei Teilbereiche:

Meine Postfächer

Hier werden alle Postfächer angezeigt, für die du Inhaber bist oder Zugriffsrechte hast. Über „Testen“ kannst du für das entsprechende Postfach einen Verbindungstest durchführen.

Signatur (persönlich)

Hier legst du deine persönliche E-Mail-Signatur fest.
Dieser Bereich ist identisch mit den Einstellungen unter Einstellungen → Signatur.

Autoresponder

Hier kannst du individuelle Autoresponder für eingehende E-Mails erstellen.
Der Autoresponder wird aktiviert, sobald der Betreff ausgefüllt ist.

Wichtig:

• Autoresponder funktionieren nur für Postfächer, deren Inhaber du bist oder für die du Zugriffsrechte hast.
• Öffentliche Postfächer unterstützen keine persönlichen Autoresponder.

Im unteren Bereich findest du Variablen, die du im Autoresponder nutzen kannst.

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