Dokumententmanagement / Wie exportiere ich PDFs als Archiv

Um PDFs als Archiv exportieren zu können, benötigst du mindestens eine PDF-fähige App – zum Beispiel die App Angebote oder Rechnungen.

Öffne die App Export-Manager und wechsle in den Reiter „Export“.

Wähle bei „App auswählen“ die gewünschte App aus, z. B. Angebote, und klicke anschließend auf „Auswählen“.

Im Idealfall werden nun bis zu drei Aufklappmenüs angezeigt. Klicke dort auf das grüne Plus-Symbol (+) beim Bereich „PDF-Export“.

Nun kannst du den Zeitraum für den Export festlegen, indem du ein Start- und ein Enddatum angibst. Alle PDFs, die innerhalb dieses Zeitraums erstellt wurden, werden anschließend in ein ZIP-Archiv exportiert.

Falls sich eine PDF-Datei noch nicht auf dem Server befindet, wird stattdessen automatisch eine .txt-Datei als Platzhalter in das Archiv gelegt.

Achtung: Der PDF-Export erfolgt aktuell mandantenunabhängig. Das bedeutet, alle Dokumente werden gemeinsam exportiert, unabhängig vom ausgewählten Mandanten.