Prompting Guide DMS

In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du tricoma zusammen mit OpenClaw und der MCP-Anbindung für den Bereich DMS nutzen kannst. Ziel ist es, mit klaren Prompts typische Arbeitsprozesse schneller, strukturierter und effizienter auszuführen, ganz ohne Programmierkenntnisse.

🤖 Was bedeutet das konkret?
Statt dich selbst durch Menüs zu klicken oder Daten manuell zu pflegen, kannst du dem Agenten eine klare Anweisung geben. Der Agent nutzt dafür die tricoma-MCP-Tools für den Bereich DMS, liest Daten aus, prüft Zusammenhänge, bereitet Ergebnisse auf und kann  (wenn gewünscht)  auch strukturierte Änderungen vorbereiten oder durchführen.

Nutze initial vorab den Prompt "Nutze den tricoma MCP Server", bei der ersten Anfrage. In den folgenden Prompts verwendet der Agent die MCP-Anbindung normalerweise automatisch.

Einfache Promptbeispiele:

Beispielprompts:

1. "Nutze den tricoma MCP Server. Zeige mir alle zuletzt abgelegten DMS-Dokumente."
2. "Suche DMS-Dokumente zu einem bestimmten Kunden oder Vorgang."
3. "Zeige mir alle verfügbaren DMS-Ordner."
4. "Lege einen neuen DMS-Eintrag an."
5. "Zeige mir alle DMS-Dokumente ohne Ordnerzuordnung."
6. "Finde DMS-Dokumente ohne Flag."
7. "Suche alle DMS-Dokumente eines bestimmten Zeitraums."
8. "Zeige mir alle DMS-Dokumente ohne Flagzuordnung."
9. "Suche alle DMS-Dokumente der letzten 7 Tage."
10. "Zeige mir alle Dokumente in einem bestimmten DMS-Ordner."
11. "Finde DMS-Dokumente mit einem bestimmten Stichwort im Namen."
12. "Liste mir alle offenen DMS-Spooler-Einträge auf."

Erweiterte Promptbeispiele:

1. Dokumentenbestand strukturieren
"Analysiere die letzten DMS-Dokumente und gruppiere sie nach Ordner, Typ und möglichen Zuordnungen."
2. Fehlende Verknüpfungen finden
"Suche DMS-Dokumente, die noch keiner sauberen Vorgangsstruktur zugeordnet sind, und erstelle eine Nacharbeitsliste."
3. DMS-Qualität verbessern
"Prüfe neue DMS-Dokumente auf fehlende Metadaten oder fehlende Flags und gib mir eine Liste aller unvollständigen Dokumente."
4. Dokumente für Fachbereiche vorbereiten
"Suche alle DMS-Dokumente der letzten 7 Tage zu Eingangsrechnungen und strukturiere sie für die Buchhaltung."
5. Metadaten prüfen
"Prüfe DMS-Dokumente auf fehlende Metadaten und erstelle eine Liste zur Nachbearbeitung."
6. Neue Dokumente gruppieren
"Gruppiere neue DMS-Dokumente nach möglichem Einsatzbereich und Dringlichkeit."
7. Unscharfe Zuordnungen finden
"Suche DMS-Dokumente, die wahrscheinlich zu Eingangsrechnungen oder Angeboten gehören, aber noch nicht sauber einsortiert sind."

Professionelle Agenten-Usecases:

1. Dokumente inhaltlich zuordnen
"Analysiere neue DMS-Dokumente, lies Dateinamen oder Metadaten aus und recherchiere die passenden Vorgänge in tricoma, um Zuordnungen vorzuschlagen."
2. Dokumentenklassifizierung verbessern
"Prüfe DMS-Dokumente ohne klare Struktur, analysiere deren Inhalt und schlage passende Ordner, Flags oder Zuordnungen vor."
3. Externe Belegrecherche unterstützen
"Wenn zu einem Vorgang Dokumente fehlen, recherchiere anhand von Referenzen, Lieferanten oder Rechnungsnummern mögliche externe Quellen und gib Hinweise zur Nachforderung."
4. DMS-Qualitätsreport
"Analysiere die letzten DMS-Dokumente, erkenne Muster bei fehlerhaften oder unvollständigen Metadaten und erstelle einen Verbesserungsbericht."
5. Dokumente für Teams aufbereiten
"Suche DMS-Dokumente zu einem bestimmten Themenbereich, gruppiere sie sinnvoll und bereite eine strukturierte Übersicht für das zuständige Team vor."
6. Dokumenten-Kontext extern verstehen
"Analysiere unklare DMS-Dokumente, recherchiere bei Bedarf externe Firmen- oder Vorgangsinfos und schlage eine fachlich sinnvolle Zuordnung vor."
7. Belegketten zusammenführen
"Prüfe DMS-Dokumente mit Rechnungs- oder Vorgangsbezug, recherchiere fehlende Kontextinfos und stelle eine vollständige Dokumentenkette zusammen."

Wichtiger Hinweis: Die hier gezeigten Prompts sind bewusst beispielhaft formuliert. In der Praxis lassen sich Agenten und MCP-Tools noch deutlich vielseitiger einsetzen und flexibel an eigene Prozesse, Datenstrukturen und Anforderungen anpassen. Die Beispiele sollen vor allem als Orientierung und Inspiration dienen, wie du gute Anweisungen für deinen Arbeitsalltag formulierst.

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