Einrichtungstutorial: App Gutschriften
Erledige mit dieser App ganz einfach Gutschriften und
Rechnungskorrekturen für deine Kunden.
Die Zuordnung erfolgt dabei automatisch in der Kundenverwaltung,
sodass du jederzeit eine bessere Übersichtlichkeit hast.
In diesem Tutorial erfährst du, welche Einstellungsmöglichkeiten dir die App bietet.
Wichtiger Hinweis:
Damit E-Gutschriften über diese App generiert werden können,
ist ein Update auf tricoma 5.1 erforderlich!
Allgemeine Einstellungen
Nimm hier die allgemeinen Einstellungen für die App vor.
AE Bild
Allgemeine Einstellungen
Länge der Gutschriftennummer:
Gib hier die gewünschte Länge deiner Gutschriften-IDs an. Diese Nummer dient der
eindeutigen Zuordnung der Gutschrift in der Datenbank.
Bevorzugte Auszahlungsart:
Lege hier die bevorzugte Auszahlungsart fest. Diese wird beim Anlegen einer Gutschrift automatisch vorausgewählt.
Unbezahlte Gutschriften oben rechts aktivieren:
Diese Option hat ab tricoma 5 keine Funktion mehr und kann ignoriert werden.
Wenn alle Positionen einer Rechnung gutgeschrieben werden, die Gutschrift sowie die Rechnung auf bezahlt setzen?
Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten sowohl die Rechnung als auch die dazugehörige Gutschrift automatisch den Status
„bezahlt“, sobald alle Positionen der Rechnung gutgeschrieben wurden.
Buchungsvorschläge beim Einbuchen:
Aktivierst du diese Einstellung, werden dir bei der Einbuchung von Ware in der
Gutschriftendetailansicht automatisch Buchungsvorschläge angezeigt.
Direktes Anlegen von Gutschriften aus Rechnungen verbieten?
Wenn du diese Option aktivierst, können keine Gutschriften mehr direkt aus einer Rechnung erzeugt werden.
Gutschriften können dann nur noch manuell oder aus einer Reklamation erstellt werden, die zuvor aus der Rechnung erzeugt wurde.
➡ Weiterführende Tutorials dazu:
Die Beträge auf den PDF-Dokumenten umkehren?
Bei aktivierter Option wird der Gutschriftenbetrag beim Generieren des PDFs als Minusbetrag dargestellt.
Gutschriften bei der Erzeugung aus einer Reklamation nicht automatisch generieren?
Standardmäßig wird bei der Erstellung einer Gutschrift aus einer Reklamation automatisch ein PDF erzeugt.
Wenn du das nicht möchtest, aktiviere diese Option. Die PDF muss dann manuell in der
Gutschriftendetailansicht erstellt werden.
Gutschriftenübersicht
Referenznummer in der Übersicht anzeigen?
Wenn du diese Option aktivierst, erscheint in der Gutschriftenübersicht
eine zusätzliche Spalte, in der die jeweilige Referenznummer pro Gutschrift angezeigt wird.
Gutschriftendetailansicht
Anzeige von Produktbildern in der Gutschriftendetailansicht?
Wenn du diese Option aktivierst, werden in den einzelnen Positionen der
Gutschriftendetailansicht die zugehörigen Produktbilder angezeigt.
Rückbuchungen in das Lager
Wenn kein Lagerwert vorhanden ist, welcher Preis soll dann verwendet werden?
Wähle im Dropdown-Menü aus, welcher Preis bei der Rückbuchung verwendet werden soll,
wenn kein Einbuchpreis vorhanden ist.
Du kannst dabei zwischen folgenden Optionen wählen:
- Günstigster EK
- Einkaufspreis Mittelwert
Status der Gutschrift bei Erstattungen
In diesem Bereich werden alle Connectoren aufgelistet,
die eine Gutschriftenübertragung per API ermöglichen.
Lege für jeden Connector fest, welcher Status der Gutschrift beim Anlegen
automatisch gesetzt werden soll.
Webseitenausgabe
Nur Gutschriften mit ausgewählter Versandart anzeigen?
Wenn du diese Option aktivierst, sieht ein im tricoma Shop eingeloggter Kunde
in seinem Kundenaccount ausschließlich die Gutschriften, die bereits versendet wurden.
Gutschriftentemplate
Wähle hier das gewünschte Gutschriftentemplate zur Generierung von
PDFs aus.
Templates sind auf HTML-Code basierende „Schablonen“ zur Erstellung von PDF-Dokumenten,
die du in der App Templates mit grundlegenden HTML-Kenntnissen bearbeiten kannst.
In der Regel reichen jedoch die bereits vorhandenen Templates aus.
Mehr zur Bearbeitung der Templates findest du hier: PDF-Templates über das System bearbeiten
Achtung:
Wenn du die App Mandanten nutzt, kannst du unterschiedliche Einstellungen pro Mandant vornehmen.
Achte dabei darauf, dass du immer den gewünschten Mandanten auswählst,
da du sonst die globalen Einstellungen veränderst.
Bild Template
Mailvorlagen
In diesem Bereich bearbeitest du deine E-Mail-Vorlagen für Gutschriften,
getrennt nach Auszahlungsarten.
Sobald im Betreff einer Vorlage ein Eintrag vorhanden ist, wird das automatische Versenden der E-Mail für diese Vorlage aktiviert.
Für die Gestaltung der Inhalte kannst du die unten aufgeführten Variablen verwenden.
Beim automatischen Mailversand wird außerdem automatisch die Mailsignatur angehängt,
die du in der App Administration → Einstellungen → Deine Daten hinterlegt hast.
Hinweis:
Wenn du mehrere Mandanten nutzt, hat jeder Mandant seine eigene E-Mail-Vorlage.
Sofern die App Mandanten installiert ist, findest du oben rechts ein Dropdown-Menü zur Auswahl des gewünschten Mandanten.
Bild Mailvorlagen
Wenn du in der Gutschriftendetailansicht den
Mailer über die Büroklammer aufrufst, erscheint automatisch die hinterlegte
E-Mail-Vorlage (siehe Screenshot).
Im Dropdown-Menü „Versand per:“ wird nach dem Versand der Mail automatisch
„E-Mail“ eingetragen.
Bild Mailer
Auszahlungsarten
In diesem Bereich kannst du Auszahlungsarten anlegen, bearbeiten und löschen.
➡ Weitere Informationen findest du hier: Verwaltung der Auszahlungsarten
Bild Auszahlungsarten
Kategorien
In diesem Bereich kannst du Gutschriftenkategorien anlegen, bearbeiten und löschen.
Wenn du Gutschriften in Kategorien unterteilst, kannst du sie in der
Gutschriftenübersicht anhand der zugewiesenen Kategorie filtern.
Die jeweilige Kategorie weist du direkt in der
Gutschriftendetailansicht im Feld „Kategorie“ zu.
Bild Kategorie 1
Bild Kategorie 2
Autoversand
In diesem Bereich kannst du den automatischen E-Mail-Versand von Gutschriften
für jede Auszahlungsart konfigurieren.
-
Gutschrift automatisch versenden nach:
In dieser Spalte trägst du die Anzahl der Tage ein, nach wie vielen Tagen
nach der Generierung (nicht nach dem Anlegen!) die Gutschrift automatisch per E-Mail versendet werden soll.
Wenn eine 0 oder kein Wert hinterlegt ist, ist der Autoversand für die jeweilige Auszahlungsart deaktiviert.
-
Voraussetzung für den automatischen Versand:
Der automatische Gutschriftenversand funktioniert nur bei Gutschriften, die nicht als versendet markiert wurden.
Dies kannst du in der Gutschriftendetailansicht im Feld „Versand per“ einsehen (siehe Abbildung rechts).
Ist dort „keine Auswahl“ eingetragen, gilt die Gutschrift als nicht versendet.
-
Verzögerter Gutschriftenversand:
Hier legst du fest, nach wie vielen Stunden nach dem Anlegen eine Gutschrift automatisch versendet wird –
vorausgesetzt, die PDF wurde bereits generiert.
Ohne PDF kann keine Gutschrift automatisch versendet werden.
Autoversand
GS
Betragsabhängige Gutschriften
In diesem Bereich kannst du die maximale Betragsgrenze für die Erstellung von Gutschriften
für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen festlegen.
Wenn hier keine Begrenzung hinterlegt ist, können alle Benutzer Gutschriften mit beliebigen Beträgen erstellen.
Zuordnungsmöglichkeiten
Unter „Zuordnung“ stehen dir drei Optionen zur Verfügung, um festzulegen,
für wen eine Betragsbegrenzung gelten soll:
- tricoma Benutzergruppe: Die Betragsbegrenzung gilt für alle Benutzer innerhalb der ausgewählten Benutzergruppe.
- Dashboard Gruppe: (Nur relevant, wenn die App Dashboard installiert ist.)
Die Begrenzung wird für alle Benutzer in der gewählten Dashboard-Gruppe übernommen.
- tricoma Benutzer: Hier kannst du für einen einzelnen Benutzer eine individuelle Betragsbegrenzung definieren.
Betrag festlegen
Im Feld „Betrag“ trägst du die maximale Gutschriftensumme für den gewählten Benutzer oder die gewählte Gruppe ein.
Anschließend klickst du auf anlegen.
Wichtiger Hinweis
Bereits angelegte Betragsgrenzen können den zugeordneten Benutzern oder Gruppen
nicht nachträglich geändert werden.
Es ist lediglich möglich, den Betrag selbst zu ändern oder die Begrenzung zu löschen.
Begrenzungen
Rechtesystem
Hinweis:
Seit tricoma 5.0 wurde das erweiterte Rechtesystem vollständig durch das zentrale Rechtesystem ersetzt. In einigen Apps ist zwar das erweiterte Rechtesystem noch vorhanden, es gibt jedoch keine Garantie mehr für eine korrekte Funktion. Daher raten wir von der Nutzung des erweiterten Rechtesystems ab.
In diesem Bereich kannst du festlegen, welche Benutzergruppen für bestimmte Kundengruppen welche Rechte zur Verwaltung von Gutschriften erhalten.
Aktiviere dazu zunächst das Häkchen, um das erweiterte Rechtesystem zu aktivieren.
Anschließend werden dir unten alle Kundengruppen mit ihren Untergruppen angezeigt (siehe Abbildung links).
Klicke bei der gewünschten Kundengruppe auf „Rechte bearbeiten“.
Daraufhin werden dir alle angelegten Benutzergruppen aufgelistet, und du kannst die jeweiligen Rechte bearbeiten.
Weiterführende Links und Video
Im Folgenden findest du nützliche Links zu weiterführenden Tutorials rund um die
App Gutschriften und die App Reklamationen:
Masterclass-Video
Im folgenden Video erhältst du eine ausführliche Einführung in die
App Gutschriften und die App Reklamationen:
