Einrichtungstutorial: App Gutschriften

Erledige ganz einfach Gutschriften und Rechnungskorrekturen für deine Kunden mit dieser App.
Die Zuordnung erfolgt dabei automatisch in der Kundenverwaltung und sorgt so für eine bessere Übersichtlichkeit.

In diesem Tutorial gehen wir auf die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten der App ein.

Wichtiger Hinweis:
Damit E-Gutschriften über diese App generiert werden können, musst du ein Update auf tricoma 5.1 durchgeführt haben!

Allgemeine Einstellungen

Nimm hier die allgemeinen Einstellungen für die App vor.

Allgemeine Einstellungen

Länge der Gutschriftennummer:
Lege hier die gewünschte Länge deiner Gutschriften-IDs fest. Diese Nummer dient als eindeutige Zuordnung der Gutschrift in der Datenbank.

Bevorzugte Auszahlungsart:
Bestimme hier die Auszahlungsart, die beim Anlegen einer Gutschrift standardmäßig vorausgewählt wird.

Unbezahlte Gutschriften oben rechts aktivieren:
Diese Option hat ab tricoma 5 keine Funktion mehr und kann unbeachtet gelassen werden.

Wenn alle Positionen einer Rechnung gutgeschrieben werden, die Gutschrift sowie die Rechnung auf „bezahlt“ setzen?
Bei aktivierter Option erhalten sowohl die Rechnung als auch die damit verknüpfte Gutschrift automatisch den Status „bezahlt“, sobald alle Positionen in der Rechnung gutgeschrieben wurden.

Buchungsvorschläge beim Einbuchen:
Wenn du diese Option aktivierst, werden dir in der Gutschriftendetailansicht beim Einbuchen von Ware automatisch passende Buchungsvorschläge angezeigt.

Direktes Anlegen von Gutschriften aus Rechnungen verbieten?
Wenn diese Option aktiviert ist, kann keine Gutschrift direkt aus einer Rechnung erzeugt werden. Gutschriften können dann nur manuell angelegt oder über eine Reklamation erstellt werden, die zuvor aus der Rechnung erzeugt wurde.

➡ Weiterführende Tutorials dazu:
- Gutschrift manuell anlegen
- Reklamation aus Rechnung anlegen
- Gutschrift aus Reklamation erzeugen

Die Beträge auf den PDF-Dokumenten umkehren?
Wenn du diese Option aktivierst, wird der Gutschriftenbetrag beim Erzeugen des PDF-Dokuments automatisch in einen Minusbetrag umgewandelt.

Gutschriften bei der Erzeugung aus einer Reklamation nicht automatisch generieren?
Standardmäßig wird beim Erzeugen einer Gutschrift aus einer Reklamation automatisch auch die PDF generiert.
Wenn du das nicht möchtest, aktiviere diese Option. In diesem Fall muss die PDF manuell in der Gutschriftendetailansicht erzeugt werden.

Gutschriftenübersicht

Referenznummer in der Übersicht anzeigen?
Wenn du diese Option aktivierst, erscheint in der Gutschriftenübersicht eine zusätzliche Spalte, in der die jeweilige Referenznummer pro Gutschrift angezeigt wird.

Gutschriftendetailansicht

Anzeige von Produktbildern in der Gutschriftendetailansicht?
Wenn du diese Option aktivierst, wird in den einzelnen Positionen der Gutschrift zusätzlich das Produktbild angezeigt.

Rückbuchungen in das Lager

Wenn kein Lagerwert vorhanden ist, welcher Preis soll dann verwendet werden?
Wähle im Dropdown-Menü aus, welcher Preis bei einer Rückbuchung verwendet werden soll, wenn kein Einbuchpreis vorhanden ist.
Du hast dabei die Wahl zwischen:

• Günstigster EK
• Einkaufspreis Mittelwert

Status der Gutschrift bei Erstattungen

In diesem Bereich werden alle Connectoren aufgelistet, die eine Gutschriftenübertragung per API ermöglichen.
Lege für jeden Connector fest, welcher Status der Gutschrift beim Anlegen automatisch gesetzt werden soll.

Webseitenausgabe

Nur Gutschriften mit ausgewählter Versandart anzeigen?
Wenn du diese Option aktivierst, sieht ein im tricoma Shop eingeloggter Kunde in seinem Kundenaccount ausschließlich die Gutschriften, die bereits als versendet markiert wurden.

Gutschriftentemplate

Wähle hier das gewünschte Gutschriftentemplate zur Generierung von PDF-Dokumenten aus.
Templates sind auf HTML-Codes basierende Schablonen, die in der App Templates mit etwas HTML-Kenntnissen bearbeitet werden können.
In der Regel reichen die bereits angelegten Templates jedoch aus.

➡ Mehr zur Bearbeitung der Templates findest du hier: PDF-Templates über das System bearbeiten

Achtung:
Wenn du die App Mandanten verwendest, kannst du verschiedene Einstellungen je Mandant vornehmen.
Achte unbedingt darauf, dass du den richtigen Mandanten auswählst, da du sonst versehentlich die globalen Einstellungen änderst.

Mailvorlagen

In diesem Bereich bearbeitest du deine E-Mail-Vorlagen für Gutschriften – jeweils abhängig von der gewählten Auszahlungsart.
Sobald im Betreff etwas eingetragen ist, wird das automatische Versenden der E-Mail für die entsprechende Vorlage aktiviert.

Für die Gestaltung kannst du die unten aufgelisteten Variablen nutzen.
Beim automatischen Mailversand wird zusätzlich die Mailsignatur angehängt, die du in der App Administration → Einstellungen → Deine Daten hinterlegt hast.

Wenn du mit mehreren Mandanten arbeitest, beachte bitte, dass jeder Mandant seine eigene E-Mail-Vorlage besitzt.
Sofern die App Mandanten installiert ist, findest du oben rechts ein Dropdown-Menü zur Auswahl des gewünschten Mandanten.

Wenn du in der Gutschriftendetailansicht den Mailer aufrufst, indem du auf die Büroklammer klickst, erscheint automatisch die zuvor hinterlegte Vorlage (siehe Screenshot).

Im Dropdown-Menü „Versand per:“ wird nach dem Versand der Mail automatisch „E-Mail“ als Versandart eingetragen.

Auszahlungsarten

In diesem Bereich kannst du Auszahlungsarten anlegen, bearbeiten und löschen.

➡ Weitere Informationen findest du hier: Verwaltung der Auszahlungsarten

Kategorien

In diesem Bereich kannst du Gutschriftenkategorien anlegen, bearbeiten und löschen.

Wenn du Gutschriften in Kategorien unterteilst, kannst du sie in der Gutschriftenübersicht anhand der zugewiesenen Kategorie filtern.
Die Kategorie weist du in der jeweiligen Gutschriftendetailansicht im Feld „Kategorie“ zu.

Autoversand

Hier kannst du den automatischen E-Mail-Versand der Gutschriften für jede Auszahlungsart konfigurieren.

In der Spalte „Gutschrift automatisch versenden nach“ trägst du die Anzahl der Tage ein, nach wie vielen Tagen nach der Generierung (nicht nach dem Anlegen!) die E-Mail automatisch versendet werden soll.
Wenn du hier 0 oder keinen Wert hinterlegst, ist der Autoversand für die jeweilige Auszahlungsart deaktiviert.

Die automatische Gutschriftenversendung funktioniert nur bei Gutschriften, die noch nicht als versendet markiert wurden.
Das kannst du in der Gutschriftendetailansicht im Feld „Versand per“ einsehen (siehe Abbildung rechts).
Wenn dort „keine Auswahl“ steht, gilt die Gutschrift als nicht versendet.

Mit der Option „Verzögerter Gutschriftenversand“ kannst du festlegen, nach wie vielen Stunden nach dem Anlegen einer Gutschrift diese automatisch versendet wird – vorausgesetzt, es wurde bereits ein PDF erzeugt.
Ohne PDF ist ein Versand der Gutschrift nicht möglich.

Beitragsabhängige Gutschriften

In diesem Bereich kannst du die maximale Betragsgrenze bei der Gutschriftenerstellung für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen festlegen.
Wenn hier nichts eingetragen ist, gibt es keine Begrenzung, und jeder Benutzer kann Gutschriften mit beliebigem Betrag erstellen.

Unter „Zuordnung“ kannst du wählen, wer eine Betragsbegrenzung erhält. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

• tricoma Benutzergruppe:
  Für alle Benutzer der gewählten Gruppe wird die Betragsbegrenzung festgelegt.
• Dashboard Gruppe:
  Nur relevant, wenn du die App Dashboard installiert hast. Für alle Benutzer in der gewählten Dashboard-Gruppe wird die Betragsbegrenzung festgelegt.
• tricoma Benutzer:
  Die Begrenzung wird für einen einzelnen Benutzer definiert.

Im Feld „Betrag“ trägst du die maximale Grenze ein und klickst anschließend auf anlegen.

Bitte beachten:
Bei bereits angelegten Betragsgrenzen können die zugewiesenen Benutzer oder Gruppen nachträglich nicht geändert werden.
Es ist nur möglich, die Betragsgrenze selbst zu ändern oder den Eintrag zu löschen.

Rechtesystem

Hinweis:
Seit tricoma 5.0 wurde das erweiterte Rechtesystem vollständig durch das zentrale Rechtesystem ersetzt. In einigen Apps ist zwar das erweiterte Rechtesystem noch vorhanden, es gibt jedoch keine Garantie mehr für eine korrekte Funktion. Daher raten wir von der Nutzung des erweiterten Rechtesystems ab.

Im Rechtesystem kannst du festlegen, welche Benutzergruppen für bestimmte Kundengruppen welche Rechte zur Verwaltung von Gutschriften erhalten.

Aktiviere dazu zunächst das Häkchen, um das erweiterte Rechtesystem einzuschalten. 
Daraufhin werden dir unten alle Kundengruppen mit ihren Untergruppen angezeigt (siehe Abbildung links).

Klicke bei der gewünschten Kundengruppe auf „Rechte bearbeiten“.
Anschließend werden dir alle vorhandenen Benutzergruppen aufgelistet, und du kannst die jeweiligen Rechte individuell anpassen.

Weiterführende Links und Video

Im Folgenden findest du hilfreiche Links zu weiterführenden Tutorials rund um die App Gutschriften und die App Reklamationen:

• Gutschrift aus Reklamation erzeugen
• Gutschrift aus Rechnung erzeugen
• Rechnungskorrekturen anstelle von Gutschriften
• Gutschrift manuell anlegen
• Massenanpassung der Zuordnung von Gutschriftspositionen
• Erklärung: Systemmails und Mailer
• Sprachauswahl bei E-Mail-Vorlagen

Masterclass-Video

Im folgenden Video erhältst du eine ausführliche Einführung in die App Gutschriften und die App Reklamationen: