Workflow: App Verleih / Miete

Mithilfe dieser App behältst du jederzeit den Überblick über deine Verleihungen, Vermietungen oder Verpachtungen und kannst sämtliche Vorgänge effizient und reibungslos steuern. Das System unterstützt dich dabei, Prozesse klar zu strukturieren, Abläufe zu beschleunigen und die gesamte Abwicklung transparent zu gestalten. In diesem Tutorial wird der komplette Workflow erläutert – von den grundlegenden Vorbereitungen bis hin zur praktischen Nutzung im täglichen Betrieb. Viele dieser vorbereitenden Maßnahmen müssen in der Regel nur einmalig durchgeführt werden, sodass du anschließend sofort produktiv mit der App arbeiten kannst.

Gliederung

1. Vorbereitende Maßnahmen
2. Unterschiede zwischen v1 und v2
3. Verleihabwicklung v1
4. Verleihabwicklung v2

Vorbereitende Maßnahmen

Damit du eine Verleihung bzw. Miete anlegen kannst, müssen vorher einige grundlegende Einstellungen und Vorbereitungen erledigt werden:

• Lege den Verleih-Artikel in der App Produkte an und hinterlege alle relevanten Produktdetails. Weitere Informationen findest du hier: Verleihartikel anlegen + Verwalten von Preisstaffel nach Zeit und Menge
• Buche den Verleih-Artikel in einen oder mehrere Lagerplätze ein. Dienstleistungen müssen als unlimitiert gekennzeichnet sein.
• Falls benötigt, richte das Verleihungstemplate, E-Mail-Vorlagen, Kategorien und Verleihschäden ein bzw. passe sie an. Weitere Hinweise findest du hier: Einrichtungstutorial App Verleih / Miete
• Nur bei v2: Die App Abholungen muss installiert und lizenziert sein.
  Zusätzlich solltest du Abholarten, E-Mail-Vorlagen, Kategorien, Produktschäden und das Abholtemplate vollständig konfigurieren. Details dazu: Einrichtungstutorial App Abholungen
• Nur bei v1: Aktiviere die Option Chargen- und Seriennummer. Siehe Screenshot:

Unterschied zwischen v1 und v2

Verleihabwicklung v1:

• Die App Verleih / Miete ist die zentrale Anlaufstelle. Zusätzlich kann die App Bestellungen genutzt werden.
• Abholungen sind direkt in einer Verleihung integriert.
  ==> Nachteil: Nur bedingt erweiterbar, kein eigener Nummernkreis, kein eigenes Rechtesystem, höherer Performancebedarf und kein einheitlicher Ablauf wie in anderen Apps.
• Rechnungen und Lieferungen kannst du sowohl aus einer vorhandenen Verleihung als auch aus einer Bestellung anlegen.

==> Vorteil: Du kannst je nach Ablauf flexibel entscheiden, welcher Weg für dich einfacher ist.
==> Nachteil: Hoher Performancebedarf und geringere Transparenz, da für andere nicht immer nachvollziehbar ist, warum bestimmte Aktionen durchgeführt wurden. Bei vielen Verleihungen steigt dadurch der organisatorische Aufwand deutlich.
Hinweis: v1 wird nicht mehr weiterentwickelt.

Verleihabwicklung v2:

• Die App Bestellungen ist die einzige zentrale Anlaufstelle.
• Rechnungen und Lieferungen werden wie gewohnt ausschließlich aus einer Bestellung erstellt.
• Abholungen, die zuvor aus einer Lieferung generiert wurden, werden vollständig in die eigene App Abholungen ausgelagert.
  ==> Vorteil: Eine eigenständige App, die flexibler auf Anforderungen angepasst werden kann und unabhängig von der App Verleih / Miete bleibt.
• Die App Verleih / Miete dient zur Übersicht aller Verleihungen und Mieten.
• Die Option Chargen- und Seriennummern muss nicht aktiviert sein.

In den allgemeinen Einstellungen der App Verleih / Miete kannst du festlegen, ob du die Verleihabwicklung v1 oder v2 nutzen möchtest, sofern die App Abholungen installiert ist. Bei der Verleihabwicklung v2 werden wesentliche Abläufe in andere, dafür besser geeignete Apps ausgelagert, um die Performance zu verbessern und die Bedienung transparenter und einheitlicher zu gestalten. Überlege dir daher, welche Abwicklung besser zu deinem Workflow passt. Der Support hilft dir bei Bedarf gerne weiter.

Verleihabwicklung v1

Hier wird der Workflow für die Verleihabwicklung v1 erklärt.

Im folgenden Beispiel nutzen wir das Testprodukt Beispiel Verleihartikel – Fahrrad. Dieses steht zweimal zur Verfügung und besitzt jeweils eine eigene Seriennummer. Das Leihfahrrad wurde bereits als Verleihartikel angelegt und im Testlagerplatz eingebucht. Siehe Screenshots:

Nun gehst du in die App Verleih / Miete und legst dort eine neue Verleihung an. Die Anleitung dazu findest du hier: Neue Verleihung anlegen

Die angelegte Verleihung befindet sich nun im Status In Bearbeitung. Das Leihfahrrad soll fünf Tage für 10,00 € netto pro Tag verliehen werden. In der Verleihdetailansicht kannst du das Liefer- und Abholdatum sowie die Verleihdauer anpassen (siehe Screenshot). Bei Bedarf kannst du außerdem einen Verleihschein erzeugen.

Nachdem du die Verleihung bearbeitet hast, kannst du daraus eine Lieferung erzeugen. Das kannst du entweder direkt in der Verleihdetailansicht tun, indem du alle Positionen markierst, die geliefert werden sollen (siehe Screenshot), oder in der Verleihübersicht. Der Ablauf ist in beiden Fällen nahezu identisch:
Markieren → nach unten scrollen zum Dropdown-Menü → Dropdown-Menü öffnen → Lieferung erzeugen auswählen → Ausführen

Sobald die Lieferung erzeugt wurde, wechselt der Status der Verleihung zu In Verleihung.
Ab diesem Zeitpunkt läuft der gewohnte Prozess einer Lieferungsabwicklung, wie du ihn bereits aus einer Bestellung kennst. Sobald die Lieferung angelegt ist, erscheint sie in der Scanstation zur Kommissionierung. Nach dem Versand wird das Leihfahrrad automatisch aus dem Lager ausgebucht. Bei Bedarf kannst du aus der Verleihung auch eine Rechnung erzeugen.

Der nächste Schritt ist das Erzeugen einer Abholung. Das machst du – genau wie beim Anlegen einer Lieferung – entweder in der Verleihübersicht oder in der Verleihdetailansicht. Der Ablauf ist derselbe: Positionen markieren → nach unten scrollen → im Dropdown-Menü Verleihung abholen auswählen → Ausführen.

Die erzeugte Abholung findest du anschließend in der Abholübersicht der App Verleih / Miete. Öffne die Abholdetailansicht, setze den Status auf In Verleihung und generiere bei Bedarf einen Abholschein:

Die Verleihdauer ist beendet und das Leihfahrrad wurde entweder zurückgeschickt oder persönlich zurückgegeben. Bei einer Abholung geht es darum, die Ware wieder ins Lager einzubuchen. Öffne dafür die Abholdetailansicht und klicke auf einbuchen. Bearbeite die erforderlichen Felder, setze den gewünschten Status (in unserem Beispiel erledigt) und klicke anschließend auf Speichern:

Das Leihfahrrad ist nun wieder im Lagerplatz eingebucht.

In der Verleihdetailansicht kannst du die Verleihung bei Bedarf erneut bearbeiten, zum Beispiel einen Vermerk hinzufügen. Sobald alle Schritte abgeschlossen sind, setzt du den Status der Verleihung auf erledigt.

Die Verleihabwicklung v1 ist damit abgeschlossen.

Verleihabwicklung über v2

Hier wird der Workflow für die Verleihabwicklung v2 erklärt.
Wir orientieren uns am Beispiel aus v1. Daher werden nur die Schritte beschrieben, die sich unterscheiden.

Wie im folgenden Screenshot zu sehen ist, befindet sich die zentrale Steuerung nun in der App Bestellungen. Anstatt eine Verleihung anzulegen, erstellst du eine Bestellung und fügst dort das Leihfahrrad ein. Beachte dabei, dass du vorher in den Produktdetails des Verleihartikels den Preis pro Tag hinterlegen musst. Dieser Tagespreis wird in der Bestellung automatisch anhand der eingestellten Verleihdauer berechnet.

Wie bereits in v1 kannst du in der Bestellung das Lieferdatum, das Abholdatum sowie die Verleihdauer konfigurieren:

In der Bestelldetailansicht oder in der Bestellübersicht erzeugst du nun aus der Bestellung eine Verleihung und eine Lieferung. Markiere dazu die gewünschten Positionen links und wähle im Dropdown-Menü unten die entsprechenden Aktionen aus. Bei Bedarf kannst du aus der Bestellung außerdem eine Rechnung oder einen offenen Rechnungsposten erzeugen.

Wie gewohnt erscheint die erzeugte Lieferung anschließend in der Scanstation, wo sie kommissioniert werden kann. Nach dem Checkout erhält die Lieferung den Status versendet und die Bestellung den Status erledigt.
Die erzeugte Verleihung kannst du bei Bedarf weiter bearbeiten oder direkt auf den Status In Verleihung setzen.

Nun kannst du eine Abholung aus der entsprechenden Lieferung erzeugen. Siehe hierzu: Abholung aus Lieferung oder Lieferposten anlegen

---ZEITSPRUNG---

Die Verleihdauer ist vorbei und das Leihfahrrad wurde zurückgeschickt oder persönlich abgegeben. Der Rückbuchungsvorgang ähnelt dem Ablauf aus v1, findet jedoch in der App Abholungen statt. Öffne die Abholdetailansicht, klicke auf einbuchen, wähle Menge und Lagerplatz, bestätige mit Eintragen und klicke anschließend auf Speichern (siehe Screenshot).

Danach setzt du sowohl den Status der Abholung als auch der Verleihung auf erledigt.

Die Verleihabwicklung v2 ist damit abgeschlossen.