Mit der App SEPA kannst du Überweisungs- und Lastschriftdateien (XML-Dateien) direkt aus deinem tricoma-System erstellen und anschließend über dein Online-Banking oder deine Buchhaltungssoftware an deine Bank übermitteln.
In diesem Tutorial lernst du die Konfigurationsmöglichkeiten der App SEPA kennen und erhältst einen Überblick über ihre Funktionen.
🔵 Hinweis:
Damit du die App SEPA vollständig nutzen kannst, musst du zunächst in der App Bankkontenabgleich ein tricoma-Bankkonto anlegen (siehe: tricoma-Bankkonto anlegen).
Dabei müssen folgende Angaben hinterlegt sein, sofern vorhanden:
- IBAN
- BIC
- USt-ID
- Kontoinhaber
- Gläubiger-ID
- Mandanten-ID (sofern die App Mandanten installiert ist und Mandanten angelegt wurden)
Hast du bereits ein tricoma-Bankkonto angelegt und alle erforderlichen Daten eingetragen, kannst du mit dieser Anleitung fortfahren.
Einstellungen
Öffne den Reiter „Einstellungen“, um die allgemeinen Einstellungen der App SEPA zu konfigurieren:
Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung:
SEPA-PAIN-Format – Lastschrift
Wähle hier das PAIN-Format für SEPA-Lastschriftdateien aus. Informiere dich bei deiner Bank, welches Format unterstützt wird. Zur Auswahl stehen:
- pain.008.001.02
- pain.008.001.08
Ist „Keine Auswahl“ eingestellt, wird eine leere Datei erstellt.
SEPA-PAIN-Format – Überweisung
Wähle hier das PAIN-Format für Überweisungsdateien aus. Informiere dich bei deiner Bank, welches Format unterstützt wird. Zur Auswahl stehen:
- pain.001.002.03
- pain.001.001.09
Ist „Keine Auswahl“ eingestellt, wird eine leere Datei erstellt.
Automatische Anpassung der Sequenz
Ist diese Option aktiviert, erkennt die App automatisch, ob es sich um eine Erst- oder Folgelastschrift handelt, und setzt die Sequenz entsprechend auf „Wiederholte Lastschrift“. Die Erkennung erfolgt anhand der Übersicht, ob die betreffende IBAN bereits vorhanden ist.
Rechnung als bezahlt markieren
Aktiviere diese Option, wenn eine Rechnung automatisch als bezahlt markiert werden soll, sobald eine SEPA-Lastschrift- oder Überweisungsdatei dafür erstellt wurde.
Gutschrift als bezahlt markieren
Aktiviere diese Option, wenn eine Gutschrift automatisch als bezahlt markiert werden soll, sobald eine SEPA-Lastschrift- oder Überweisungsdatei dafür erstellt wurde.
Buchung als Einzelbuchung
Aktiviere diese Option, wenn anstelle einer Sammelbuchung Einzelbuchungen erstellt werden sollen. Informiere dich bei deiner Bank, ob diese Funktion unterstützt wird.
Zusätzlicher Text für Verwendungszweck aktivieren
Standardmäßig wird im Verwendungszweck nur die Rechnungsnummer ausgegeben. Ist diese Option aktiviert und unter „Text für den Verwendungszweck“ ein zusätzlicher Text hinterlegt, werden beim Erstellen einer Überweisungs- oder Lastschriftdatei sowohl die Rechnungsnummer als auch dieser Text in den Verwendungszweck übernommen.
Fälligkeitsdatum in Tagen
Ist der Wert 0, wird das „Zahlbar bis“-Datum der Rechnung als Fälligkeitsdatum verwendet. Ist ein Wert größer als 0 eingetragen, wird die angegebene Anzahl an Tagen zum „Zahlbar bis“-Datum hinzuaddiert.
Überweisungsdatum in Tagen
Lege fest, nach wie vielen Tagen die Überweisung erfolgen soll:
- Bei 0 wird das Erstellungsdatum der Überweisungsdatei verwendet.
- Bei einem Wert größer als 0 wird das aktuelle Datum um die eingetragene Anzahl an Tagen erhöht.
Mandatsdatum Wähle aus, welches Kundendatenfeld als Mandatsdatum für SEPA-Lastschriften verwendet werden soll. Im Dropdown-Menü werden alle Kundendatenfelder angezeigt, die als Feldtyp „
Datumsfeld“ angelegt wurden.
Ist noch kein entsprechendes Kundendatenfeld vorhanden, muss dieses zunächst als Feldtyp „
Datumsfeld“ angelegt werden (siehe 👉🏻
Kundendatenfelder verwalten).
Wird keine Auswahl getroffen, verwendet die App ein automatisch berechnetes Datum.
Text für den Verwendungszweck Wenn die Option „
Zusätzlicher Text für Verwendungszweck aktivieren“ aktiviert ist, kannst du hier den gewünschten Text hinterlegen.
Zusätzlich können Variablen verwendet werden. Weitere Informationen erhältst du über
.
Standardeinstellung – Lastschriftart Wähle zwischen Basislastschrift und Firmenlastschrift. Die Firmenlastschrift sollte nur verwendet werden, wenn ausschließlich juristische Personen deine Kunden sind. Hast du auch oder ausschließlich natürliche Personen als Kunden, wähle die Basislastschrift.
Informiere dich bei Bedarf bei deiner Bank.
Skonto vom Gesamtbetrag abziehen? Aktiviere diese Option, wenn deinen Kunden automatisch Skonto gewährt werden soll. Anschließend musst du unter „
Verwendete Zahlungsweisen für Skonto“ festlegen, für welche Zahlungsweisen das Skonto gelten soll.
Prozentsatz Skonto Ist die Skonto-Funktion aktiviert, trägst du hier den gewünschten Skontosatz in Prozent ein. Verwende als Dezimaltrennzeichen einen Punkt.
Verwendete Zahlungsweisen für Skonto Hier werden alle
angelegten Zahlungsweisen aufgelistet. Wähle die Zahlungsweisen aus, für die das Skonto berücksichtigt werden soll.
Bankkonteneinstellungen Wähle hier das
tricoma-Bankkonto aus, über das Überweisungs- bzw. Lastschriftdateien erstellt werden sollen. Alle erzeugten Vorgänge werden diesem Bankkonto zugeordnet.
Verwendest du die
App Mandanten, kannst du hier jedem Mandanten ein eigenes tricoma-Bankkonto zuordnen.
Übersicht
Im Reiter „Übersicht“ findest du alle mit der App SEPA erstellten Überweisungs- und Lastschriftvorgänge:
Im oberen Bereich kannst du Vorgänge über den Suchfilter suchen und filtern.
Die Tabelle im mittleren Bereich listet alle vorhandenen Vorgänge auf. Die Statusfarben haben folgende Bedeutung:
- Rot – Für den Vorgang wurde noch keine XML-Datei erstellt.
- Grün – Für den Vorgang wurde bereits eine XML-Datei erstellt.
Über das Aktionsmenü unterhalb der Tabelle kannst du für markierte Vorgänge verschiedene Aktionen ausführen, beispielsweise:
IBAN-Rechner
Der IBAN-Rechner berechnet anhand von Kontonummer, Bankleitzahl und Länderkennung die passende IBAN und BIC.
Dieses Tool steht auch beim Erstellen einer Überweisung, Lastschrift oder Vorlage zur Verfügung.
Vorlagen
In diesem Reiter kannst du Vorlagen für Überweisungen und Lastschriften erstellen. Klicke dazu auf
, um eine neue Vorlage anzulegen.
Vorlagen sparen Zeit, da häufig verwendete Daten nicht jedes Mal erneut eingegeben werden müssen.
Die Eingabemaske entspricht nahezu der Maske für das manuelle Erstellen einer Überweisung oder Lastschrift. Zusätzlich kannst du beim Anlegen eines Vorgangs eine Vorlage auswählen, wodurch die hinterlegten Daten automatisch übernommen werden.
Auch die Vorlagenübersicht ähnelt der Übersicht der Überweisungs- und Lastschriftvorgänge.
Es gibt jedoch folgende Unterschiede:
- Es können keine XML-Dateien erstellt werden.
- Es wird kein Status angezeigt.
- Es gibt keine Mandatsreferenz.
Über „Bearbeiten“ kannst du die Daten einer Vorlage sowie Sequenz und Betrag ändern.
Über das Aktionsmenü unterhalb der Tabelle lassen sich Vorlagen löschen.
Import/Export
Unter diesem Reiter kannst du Überweisungs- und Lastschriftdaten per CSV-Datei exportieren oder importieren:
Beim
Export kannst du auswählen, ob die Daten aus dem Reiter „
Übersicht“ oder „
Vorlagen“ exportiert werden sollen. Wähle dazu die gewünschte Exportvorlage aus dem Dropdown-Menü.
Beim
Import werden die Daten in den Reiter „
Vorlagen“ übernommen. Je nach verwendeter Importvorlage müssen die Spalten der CSV-Datei entsprechend dem jeweiligen Listenbeispiel aufgebaut sein. Verwende als Spaltentrennzeichen ein Semikolon.
Siehe auch 👉🏻
Import/Export von SEPA-Daten🔵
Hinweis:Dieser Bereich dient ausschließlich dem Import und Export von Daten. Die Erstellung von XML-Dateien erfolgt nicht über diesen Reiter.
Statistik
In diesem Reiter findest du eine allgemeine Auswertung aller Lastschriften und Überweisungen:
