Edifact (EDI) Schnittstelle im ERP System

EDI ist eine Abkürzung und bedeutet "Electronic Data Interchange". Damit beschreibt dieser Begriff Verfahren für den Datenaustausch. Dieser Austausch findet mittels elektronischer Transferverfahren statt. In erster Linie ersetzt EDI eine große Menge an herkömmlichen Dokumenten durch elektronische Dokumente. Diese Daten, die in den Dokumenten eingetragen werden, sind in einem Standardformat vorhanden. In diesen Dokumenten werden Informationen gespeichert, die anschließend elektronisch beispielsweise zwischen zwei Unternehmen ausgetauscht werden. Aufgrund des von den Unternehmen verwendeten Standards ist es beiden Unternehmen möglich, die übermittelten Dokumente vollautomatisch auszulesen. Dadurch passieren weniger Fehler und die Dokumente sind eindeutig. Dank dieser Übertragung ist es für die beteiligten Unternehmen einfacher Geschäfte abzuwickeln, da diese Daten automatisiert in andere Geschäftssysteme übertragen werden können.

Dank EDI-Nachrichten ist ein schneller und unkomplizierter elektronischer Datenaustausch möglich. Jede Nachricht wird bei EDIFACT mit einem sechsstelligen Kürzel beschrieben. Dieses Kürzel ist eindeutig und beschreibt den Hauptbestandteil der Nachricht. Der Inhalt einer Nachricht, die das Kürzel "ORDERS" enthält, enthält eine Bestellung oder einen Auftrag beispielsweise von einem Händler an einen Lieferanten. Eine Nachricht dieser Art ist immer in einer bestimmten Reihenfolge und mit spezifischen Werten gefüllt, da das Format von solchen Nachrichten standardisiert ist. Deshalb können sie auch automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
Grob zusammengefasst beinhaltet eine Nachricht mit dem Kürzel "ORDERS" folgende Informationen:

• Absender
• Empfänger
• Erstelldatum
• Nachrichtenkennung
• eventuelle Daten eines Käufers
• Währungsangaben
• Artikelnummern und Warenidentifikation
• Produktbeschreibungen
• Mengenangaben
• Preisinformationen

Neben "ORDERS" gibt es bei EDIFACT noch viele weitere Kürzel, die einen standardisierten Austausch ermöglichen. Ein paar Beispiele:

• ORDCHG - Änderung einer Bestellung
• ORDRSP - Auftragsbestätigung
• DELFOR - Lieferplan
• SLSRPT - Verkaufsbericht
• FINSTA - Kontoauszug

Es gibt heutzutage verschiedene Möglichkeiten und unterschiedliche Wege um EDI Nachrichten zu verschicken. Da es sich bei EDIFACT nur um einen Standard für Dateiformat handelt, legt es nur das Aussehen der Daten fest und wie die Informationen in der Nachricht selbst aussehen müssen. Die Art der Übertragung dieser Nachrichten kann frei gewählt werden. Dabei stehen dem Nutzer verschiedene Übertragungsmöglichkeiten offen. Das macht EDIFACT unabhängig von einem Übertragungsprotokoll.
Heute wird EDIFACT hauptsächlich mittels Internet übertragen. Dafür werden unterschiedliche Übertragungsprotokolle wie E-Mail, FTP oder OFTP2, AS2 oder X.400 verwendet. Jedes dieser Übertragungsprotokolle besitzt seine Eigenheiten.
Bei dem EDI gilt es zu beachten, dass beim Datenaustausch mit verschiedenen Kommunikationspartnern in der Regel auch unterschiedliche Übertragungsprotokolle genutzt werden. In der App Edifact können bereits unterschiedliche Protokolle für den Nachrichtenaustausch ausgewählt werden. Sollte die App das gewünschte Übertragungsprotokoll noch nicht unterstützen, kann eine individuelle Lösung programmiert und in das System eingebunden werden.

In der folgenden Aufzählung sind noch einmal alle Vorteile, die durch den Einsatz der elektronischen Datenübertragung entstehen, zusammengefasst:

• Verkürzung von Vorgängen und Geschäftsprozessen
• Reduzieren der Reaktions- und Durchlaufzeiten
• Senkung der Kosten für die Übertragung der Informationen
• Weniger Fehler bei der Eingabe von Daten
• Verringern der Wahrscheinlichkeit von doppelten Eingaben
• Genauigkeit der Informationen wird erhöht
• Geringere Lagerhaltungskosten
• Weniger Datenverkehr auf Papier