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    Edifact (EDI) Schnittstelle im ERP System

    Schnittstellen: App Edifact

    Edifact (EDI) Schnittstelle im ERP System

    Holen Sie mit diesem Connector Artikellisten von Ihrem Lieferanten im Edifact-Format ab und importieren diese direkt in die tricoma Warenwirtschaft.

    Edifact - Der elektronische branchenübergreifende Standard im Datenaustausch

    Der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen ist heute gar nicht mehr wegzudenken. Dank einiger Standards und technischer Maßnahmen, wie ERP und CRM-Systemen, ist die Kommunikation mit der Zeit immer einfacher geworden. Dank der App Edifact von tricoma lässt sich die Kommunikation mit Geschäftspartnern ganz einfach in das ERP-System integrieren. Die Software ermöglicht einen komfortablen elektronischen Geschäftsverkehr. ERP ist im eCommerce ein großer und wichtiger Begleiter. Durch individuell angepasste Module, wie die App Edifact, kann ein speziell auf den Kunden angefertigtes Produkt bereitgestellt werden.

     

     

    Was ist EDI?

    EDI ist eine Abkürzung und bedeutet "Electronic Data Interchange". Damit beschreibt dieser Begriff Verfahren für den Datenaustausch. Dieser Austausch findet mittels elektronischer Transferverfahren statt. In erster Linie ersetzt EDI eine große Menge an herkömmlichen Dokumenten durch elektronische Dokumente. Diese Daten, die in den Dokumenten eingetragen werden, sind in einem Standardformat vorhanden. In diesen Dokumenten werden Informationen gespeichert, die anschließend elektronisch beispielsweise zwischen zwei Unternehmen ausgetauscht werden. Aufgrund des von den Unternehmen verwendeten Standards ist es beiden Unternehmen möglich, die übermittelten Dokumente vollautomatisch auszulesen. Dadurch passieren weniger Fehler und die Dokumente sind eindeutig. Dank dieser Übertragung ist es für die beteiligten Unternehmen einfacher Geschäfte abzuwickeln, da diese Daten automatisiert in andere Geschäftssysteme übertragen werden können.

     

     

    Der typische Aufbau einer EDI-Schnittstelle

    Standardisierte Datenformate sind unerlässlich für den Einsatz einer EDI-Schnittstelle. Damit dies möglich ist, benötigen alle beteiligten Unternehmen eine Software, die eine EDI-Schnittstelle bereitstellt.
    Diese Schnittstelle besteht in erster Linie aus drei Komponenten. Die erste Komponente ist meist der ERP-Connector. Dieser dient zur Integration der EDI-Schnittstelle im verwendeten ERP System. Bei der App Edifact wird dieser nicht benötigt, da die Schnittstelle einen direkten Zugang zum ERP System besitzt. Zusätzlich wird ein Konverter benötigt, der die entsprechenden Informationen bzw. Nachrichten in ein bestimmtes Format (EDIFACT, XML etc.) umwandelt. Abschließend wird noch eine Art Adapter verwendet, der für die Kommunikation mit anderen Unternehmen verantwortlich ist.

    Der EDIFACT-Standard ist einer der am häufigsten verwendeten internationalen EDI-Standards. Es gibt verschiedene Unterkategorien von EDIFACT. Dies hat die Begründung, dass es für unterschiedliche Branchen verschiedene Nachrichtentypen gibt, die genauer spezifiziert sind, um die Kommunikation zu erleichtern. Der Standard besteht aus Servicemeldungen und verschiedenen einheitlichen Nachrichten für den Datenaustausch.

    Der interne Aufbau von EDIFACT-Nachrichten ist immer gleich. Er besteht aus einem Umschlag, der als Hülle für den Inhalt der Nachricht. Dieser Umschlag ist wiederum in zwei Bereiche aufgeteilt: UNB und UNZ. Der Bereich UNB enthält Informationen zum Empfänger und zum Absender der Nachricht. Außerdem noch weitere Informationen, wie das Datum und die Nummer der jeweiligen Nachricht.
    Die eigentliche Nachricht wird von den beiden Segmenten UNH und UNT umschlossen. Das UNH-Segment beschreibt den Message-Hader und das UNT-Segment steht für den Message-Trailer. Die Nachricht an sich kann wiederum in einzelne Segmente unterteilt sein. Am Ende der gesamten Nachricht befindet sich dann das UNZ-Segment. Dies steht für dem Interchange-Trailer und beendet die Nachricht.

     

     

    Der Datenaustausch mittels EDI-Schnittstelle

    Dank EDI-Nachrichten ist ein schneller und unkomplizierter elektronischer Datenaustausch möglich. Jede Nachricht wird bei EDIFACT mit einem sechsstelligen Kürzel beschrieben. Dieses Kürzel ist eindeutig und beschreibt den Hauptbestandteil der Nachricht. Der Inhalt einer Nachricht, die das Kürzel "ORDERS" enthält, enthält eine Bestellung oder einen Auftrag beispielsweise von einem Händler an einen Lieferanten. Eine Nachricht dieser Art ist immer in einer bestimmten Reihenfolge und mit spezifischen Werten gefüllt, da das Format von solchen Nachrichten standardisiert ist. Deshalb können sie auch automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
    Grob zusammengefasst beinhaltet eine Nachricht mit dem Kürzel "ORDERS" folgende Informationen:

    • Absender
    • Empfänger
    • Erstelldatum
    • Nachrichtenkennung
    • eventuelle Daten eines Käufers
    • Währungsangaben
    • Artikelnummern und Warenidentifikation
    • Produktbeschreibungen
    • Mengenangaben
    • Preisinformationen

    Neben "ORDERS" gibt es bei EDIFACT noch viele weitere Kürzel, die einen standardisierten Austausch ermöglichen. Ein paar Beispiele:

    • ORDCHG - Änderung einer Bestellung
    • ORDRSP - Auftragsbestätigung
    • DELFOR - Lieferplan
    • SLSRPT - Verkaufsbericht
    • FINSTA - Kontoauszug

     

    Weitere Vorteile und Möglichkeiten von EDI

    Neben der deutlich schnelleren digitalen Kommunikation lassen sich mit dem Einsatz von EDI deutlich Kosten sparen. Der Einsatz von EDI kostet nur rund ein Drittel im Vergleich zur Papiervariante. Außerdem geschieht das Auslesen eines solchen Berichtes deutlich schneller. Dieser Zeitaspekt spart natürlich auch Kosten. Wird die EDI direkt in eine bereits verwendete Software, wie beispielsweise das ERP-System, mit eingebunden, steigert es zusätzlich den Komfort und benötigt eine geringere Einarbeitungszeit, als wenn eine völlig neue Software dafür verwendet wird.
    Ein weiterer Vorteil von EDI ist die geringe Fehlerquote. Dank der Standardisierung und dem automatischen Auslesen und Verarbeiten der Informationen wird die Fehlerrate bei der Kommunikation minimiert.
    Zusätzlich kommen noch kürzere Bearbeitungs- und Lieferzeiten. Dies kann infolgedessen zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen. Im Supply-Chain-Management ist EDI aufgrund seiner Vorteile gar nicht mehr wegzudenken. Der Onlinehandel entwickelt sich auch immer weiter. Die Prozesszeiten werden immer weiter optimiert und verkürzt. An dieser Stelle ist ein schneller Datenaustausch mit Geschäftspartnern unerlässlich.

     

     

    Beleglose Rechnungen dank EDI

    EDI bietet neben seinen vielen verschiedenen Nachrichtenarten auch die Möglichkeit, beleglose Rechnungen zu verschicken. Damit sind an dieser Stelle keine E-Mails mit PDF-Anhang gemeint, sondern EDIFACT-INVOIC-Nachrichten, die direkt aus der App Edifact erzeugt und verschickt werden können. Dies ist sehr komfortabel dank der Anbindung an das ERP und an das CRM System. Gerade für die Kommunikation mit großen Unternehmen ist der Austausch von Rechnungen mittels INVOIC heutzutage unerlässlich. Die Rechnungen können sogar automatisiert für jeden Auftrag erstellt werden. Im großen Bereich des Onlinehandels, mit einem hohen Durchsatz, sind solche Systeme nicht mehr wegzudenken.

    Dank der unterschiedlichen Arten von EDIFACT-Nachrichten können Rechnungen ebenfalls mit EDIFACT standardisiert und anschließend über die passende Software ausgetauscht werden. An dieser Stelle können verschiedene Arten von Rechnungen erstellt und verschickt werden. Für jede Rechnung, Gutschrift oder Stornierung, die im System vorliegt, kann eine INVOIC-Nachricht erzeugt werden. Diese Nachricht enthält alle umfassenden relevanten Informationen, die für die Abwicklung des zugrunde liegenden Geschäftsprozesses wichtig ist. Eine zusätzlich große Zeit- und Aufwandsersparnis bietet die automatische Rechnungserstellung. Diese Automatisierung entlastet das Unternehmen.

     

     

    Bereitstellung von Produktdaten mittels EDI

    EDI bietet dem Anwender viele unterschiedliche und hilfreiche Möglichkeiten, seine Kommunikation mit Geschäftspartnern zu erleichtern. Dazu gehört ebenfalls die Bereitstellung von Produktdaten mittels EDI. Nicht nur im ERP für den eCommerce, sondern auch in anderen Branchen ist diese Technik mittlerweile zum Standard geworden. Dank der direkten Anbindung an das ERP-System können Produktinformationen direkt mittels EDI bereitgestellt werden. Außerdem ist es möglich, die Edifact-Datei mit den Produktdaten direkt in die App Edifact zu importieren.
    Ein weiterer Vorteil der App Edifact mit der direkten Anbindung an das ERP-System von tricoma, ist das automatische Übertragen von Daten aus der EDI in die Produktdaten. Dadurch ist es beispielsweise möglich, dass ein Lieferant seine Lagerbestände, Verkaufspreise und Produktdaten tagesaktuell bereitstellen kann und diese dann direkt im ERP abgeglichen werden. Durch die Verwendung eines entsprechenden CRM Systems können auch Kundendaten gesammelt und verarbeitet werden. Dies ist für die Nutzung eines elektronischen Datenaustauschs unerlässlich.
    Eine weitere zusätzliche Funktion ist das automatische Einlesen von E-Mails und deren Anhänge. Dies geschieht per Cronjob. Durch das automatische Einlesen dieser Informationen in die App Edifact bleiben Daten und Informationen immer aktuell.

     

    Verschiedene Möglichkeiten der Übermittlung von EDI Nachrichten

    Es gibt heutzutage verschiedene Möglichkeiten und unterschiedliche Wege um EDI Nachrichten zu verschicken. Da es sich bei EDIFACT nur um einen Standard für Dateiformat handelt, legt es nur das Aussehen der Daten fest und wie die Informationen in der Nachricht selbst aussehen müssen. Die Art der Übertragung dieser Nachrichten kann frei gewählt werden. Dabei stehen dem Nutzer verschiedene Übertragungsmöglichkeiten offen. Das macht EDIFACT unabhängig von einem Übertragungsprotokoll.
    Heute wird EDIFACT hauptsächlich mittels Internet übertragen. Dafür werden unterschiedliche Übertragungsprotokolle wie E-Mail, FTP oder OFTP2, AS2 oder X.400 verwendet. Jedes dieser Übertragungsprotokolle besitzt seine Eigenheiten.
    Bei dem EDI gilt es zu beachten, dass beim Datenaustausch mit verschiedenen Kommunikationspartnern in der Regel auch unterschiedliche Übertragungsprotokolle genutzt werden. In der App Edifact können bereits unterschiedliche Protokolle für den Nachrichtenaustausch ausgewählt werden. Sollte die App das gewünschte Übertragungsprotokoll noch nicht unterstützen, kann eine individuelle Lösung programmiert und in das System eingebunden werden.

     

     

    EDI - Der Standard mit individuellen Möglichkeiten

    Da es sich bei EDI nur um einen Standard für das Dateiformat handelt, also wie bestimmte Daten innerhalb der Nachricht auszusehen haben, kann nicht nur das Übertragungsprotokoll individuell gewählt werden, sondern auch was in so einer Nachricht übermittelt werden soll.
    Dafür schließen die Geschäftspartner in der Regel einen Vertrag ab. Dieser Vertrag umfasst alle Details, die für den elektronischen Datenaustausch wichtig sind. Je nach Branche beinhaltet er auch branchenspezifische Punkte.
    Die App Edifact stellt die Grundlage für diesen Datenaustausch bereit. In den meisten Fällen wird neben dem Vertrag auch eine Dokumentation festgehalten, die die Eigenheiten des Datenaustauschs per EDI festhält. An dieser Stelle kann geprüft werden, wie viel zusätzlicher Aufwand die Integration dieser spezifischen Eigenheiten in das gegebene System ist.

     

    Die Vorteile von EDI im Überblick

    In der folgenden Aufzählung sind noch einmal alle Vorteile, die durch den Einsatz der elektronischen Datenübertragung entstehen, zusammengefasst:

    • Verkürzung von Vorgängen und Geschäftsprozessen
    • Reduzieren der Reaktions- und Durchlaufzeiten
    • Senkung der Kosten für die Übertragung der Informationen
    • Weniger Fehler bei der Eingabe von Daten
    • Verringern der Wahrscheinlichkeit von doppelten Eingaben
    • Genauigkeit der Informationen wird erhöht
    • Geringere Lagerhaltungskosten
    • Weniger Datenverkehr auf Papier


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    • Über diesen Mailclient werden Ihre E-Mails aus Ihrem IMAP Postfach an das System synchronisiert, so dass die E-Mails mit Ihren Kunden verknüpft werden.


    Infos zur App:

    Artikelnummer: 10372
    Hersteller: tricoma
    tricoma Bewertungen: 4.3/5 basierend auf 23 Bewertungen
    Google Bewertungen vom 04.07.2019
    Einzelpreis der App: 499,00