ZUGFeRD (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Dieses besteht dabei aus 2 Teilen:

  1. einen menschenlesbaren und sichtbaren PDF-Teil
  2. einen nur maschinenlesbaren XML-Teil

Beim Versand einer ZUGFeRD-Rechnung werden immer beide Dateitypen verschickt. Alle ZUGFeRD-Dateien enden immer auf .pdf. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann unter anderem über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder auch Download übermittelt werden.

Eine XRechnung (= XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) ist eine reine XML-Datei, diese enden immer auf .xml. In dieser Rechnung gibt keinen für Menschen lesbaren Teil. Hauptsächlich ist dieses Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund gedacht. Dabei werden die eingereichten Rechnungen automatisiert auf etwaige Fehler geprüft. Dadurch wird eine schnelle Reaktion gewährleistet, sodass der Fehler im Dokument ausgebessert werden kann. Somit gibt es keine lange Wartezeit bis zum Zahlungseingang.

Inhaltlich ist ZUGFeRD mit der XRechnung identisch. Allerdings wird das ZUGFeRD-Format für digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen empfohlen und die XRechnung für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen. Des Weiteren kann ZUGFeRD innerhalb aller elektronischen Übermittlungswege zugestellt werden, dagegen darf die XRechnung nur als Web-Service genutzt werden.

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