Zuweisung der PDF-Templates. Wann erscheint welches PDF?

Die Priorisierung des Systems, wann welches Template verwendet wird:

1. Einstellungen im Vorgang selbst
   (z. B. wenn du beim Generieren eines Belegs ein anderes Template auswählst)
2. Einstellungen pro Kundengruppe
   (definierte Templates gelten für alle Kunden in dieser Gruppe)
3. Einstellungen in der jeweiligen App
   (z. B. Bestellungstemplates, Rechnungstemplates etc.)
4. Allgemeine Einstellungen in der Administration
   (Standardvorgaben, die greifen, wenn keine spezielleren Einstellungen vorhanden sind)

Die Allgemeine Auswahl

Unter Administration > Erweitert > PDF-Templates > PDF-Auswahl kannst du festlegen, welches Template für welche App und – falls vorhanden – für welchen Mandanten standardmäßig verwendet werden soll.

Die Auswahl in der App

In den jeweiligen Apps (z. B. Bestellungen > Einstellungen > PDF-Templates) kannst du festlegen, welches PDF-Template standardmäßig für diese App verwendet werden soll – auch hier wieder pro Mandant, falls vorhanden.

In der Regel wird an dieser Stelle jedoch automatisch die Einstellung übernommen, die bereits in der Administration für diese App definiert wurde.

Auswahl pro Kundengruppe

Zu jeder Kundengruppe, die du anlegst, kannst du eigene PDF-Templates definieren. Das ist besonders sinnvoll, wenn du deine Artikel sowohl an Endkunden als auch an Händler verkaufst.

Empfehlung:

• Lege in der Administration das Template fest, das du für den größten Teil deiner Kunden benötigst.
• Beispiel: Hast du ca. 80 % Endkunden, setze in der Administration das Bruttotemplate als Standard für alle Apps.
• In der Kundengruppe „Händler“ kannst du dann pro App das jeweilige Nettotemplate definieren.

Achtung: Wenn du für eine übergeordnete Kundengruppe ein PDF-Template definierst, werden diese Einstellungen nicht automatisch an die untergeordneten Kundengruppen vererbt.

Auswahl im Vorgang selbst

In jedem Vorgang kannst du manuell festlegen, welches Template verwendet werden soll. Das ist hilfreich, wenn ein Kunde normalerweise immer dasselbe PDF-Template erhält, du aber in einem einzelnen Vorgang ausnahmsweise ein anderes Template nutzen möchtest.

Über das Symbol „neu generieren“ kannst du dazu das gewünschte Template auswählen.

Systemeinstellung bedeutet: Es wird das Template genutzt, das entweder für die Kundengruppe hinterlegt ist, oder das standardmäßig in der App bzw. in der Administration definiert wurde. (Die genaue Reihenfolge der Prioritäten findest du am Anfang dieses Tutorials.)