PDF-Belege aus Apps versenden

Dieses Tutorial zeigt dir, wie du generierte PDF-Belege (z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen etc.) direkt aus den Apps heraus versenden kannst – genauer gesagt aus der Detailansicht.

Hinweis:
Die Screenshots stammen aus der App Angebote. Du kannst die Anleitung aber genauso für alle anderen Apps nutzen, da die Versandfunktion identisch ist.

Sobald du das PDF-Dokument in der Angebotsdetailansicht generiert hast, werden dir die verfügbaren Versandarten für den Beleg eingeblendet.

Das Dropdown-Menü „Versand per:“ dient in erster Linie dazu, dem tricoma-System mitzuteilen, ob und auf welche Weise das Dokument versendet oder überbracht wurde.

Wähle die gewünschte Versandart aus und klicke auf „Speichern“. Für das tricoma-System gilt der Beleg nun als versendet – unabhängig davon, ob er tatsächlich verschickt wurde.

👉 Deshalb solltest du die Versandart erst ändern, wenn das Dokument tatsächlich versendet oder überbracht wurde, da es Apps gibt, die abhängig von der gewählten Versandart arbeiten.

Nach der Änderung der Versandart wird außerdem der Gesamtstatus in der Angebotsübersicht angepasst.

Du kannst das Dokument direkt aus tricoma heraus auf verschiedene Arten versenden.

Versand per E-Mail

Das Dokument wird als Anhang in einer E-Mail versendet.
- Wenn du auf die Büroklammer klickst, öffnet sich der Mailer.
- Beim Öffnen des Mailers werden Betreff und Text automatisch aus der Mailvorlage in den Einstellungen der jeweiligen App befüllt.
- Absender, Signatur und Empfänger sind bereits vorausgewählt. Das PDF-Dokument ist automatisch als Anhang eingefügt.
- Vor dem Versenden kannst du alles anpassen, zusätzliche Anhänge hinzufügen oder den Text bearbeiten.
- Als Absender stehen dir die Postfächer aus der App Mailclient zur Verfügung, auf die du die entsprechenden Zugriffsrechte hast.

👉 Mehr dazu findest du hier: E-Mail-Postfächer einrichten

Nach erfolgreichem Versand ändert sich die Versandart automatisch auf „E-Mail“.
Wenn du die Seite aktualisierst oder die Detailansicht neu öffnest, siehst du sofort, dass im Feld „Versand per:“ die Option „E-Mail“ ausgewählt ist.

Natürlich kannst du die E-Mail auch über einen anderen Weg verschicken und die Versandart danach manuell auf „E-Mail“ setzen.

Angebotsnachfrage per E-Mail

Diese Funktion steht dir ausschließlich in der App Angebote zur Verfügung.

Wie beim normalen Angebotsversand per E-Mail öffnet sich auch hier der Mailer.
- Betreff und Text stammen jedoch aus der speziellen Mailvorlage für die Angebotsnachfrage, die du in den Einstellungen → E-Mail-Vorlagen definiert hast.
- Auch hier gilt: Nach erfolgreichem Mailversand ändert sich die Versandart automatisch auf „E-Mail“.

Faxversand

Der Faxversand ist nur möglich, wenn du in der App tricoma fulfillment eine entsprechende Schnittstelle eingerichtet hast.
👉 Siehe dazu: Einrichtungstutorial: App tricoma fulfillment

Wenn du den Faxversand über das Icon aufrufst, öffnet sich ein Fenster.
- Dort siehst du die Faxnummer deines Kunden, sofern sie im Kundendatenfeld hinterlegt ist.
- Du kannst die Nummer bei Bedarf abändern.
- Mit einem Klick auf „Versand starten“ werden die PDF-Datei und die Empfängernummer an tricoma fulfillment übermittelt. Das System verschickt die Datei dann als Fax an die angegebene Nummer.

Ein separates Anschreiben wie bei der E-Mail gibt es hier nicht – es wird nur das eigentliche Dokument verschickt.

Nach erfolgreichem Faxversand ändert sich die Versandart automatisch auf „Fax“.
Natürlich kannst du auch ein Fax über einen anderen Weg verschicken und danach die Versandart manuell auf „Fax“ ändern.

Briefversand

Der Briefversand funktioniert – wie auch der Faxversand – über eine Schnittstelle in tricoma fulfillment (siehe: Einrichtungstutorial: App tricoma fulfillment).
Dabei wird keine Adresse separat übermittelt, da die Empfängeradresse bereits direkt im PDF-Dokument enthalten ist.

Nach erfolgreichem Briefversand ändert sich die Versandart automatisch auf „Post“.
Natürlich kannst du den Brief auch selbst per Post verschicken und die Versandart anschließend manuell auf „Post“ ändern.