PDF-Belege per E-Mail, Brief oder Fax aus Apps versenden

Einleitung

In diesem Tutorial erfährst du, wie du PDF-Belege (z. B. Angebote, Rechnungen, Bestellbestätigungen, Mahnungen, usw.) direkt aus den Apps versenden kannst – und zwar über die Detailansicht.

Hinweis:
Die Beispiele und Screenshots stammen aus der App Angebote. Die Versandfunktion ist jedoch in allen relevanten Apps identisch aufgebaut und funktioniert gleich.


Sobald du in der Detailansicht ein PDF-Dokument generiert hast, werden dir die verfügbaren Versandarten angezeigt, wenn du das Dropdown-Menü „Versand per:“ öffnest:

Dieses Dropdown-Menü dient in erster Linie dazu, dem tricoma System mitzuteilen, ob und wie ein PDF-Dokument versendet oder übergeben wurde. Es ist nur sichtbar, wenn bereits ein PDF-Beleg erstellt wurde.

Wähle die gewünschte Versandart aus und klicke auf „Speichern“. Für das tricoma System gilt der Beleg damit als versendet – unabhängig davon, ob er tatsächlich verschickt wurde.

👉 Ändere die Versandart daher erst, nachdem das Dokument wirklich versendet oder übergeben wurde. Einige Apps reagieren auf die gewählte Versandart und steuern davon abhängige Prozesse.

Nach der Änderung wird außerdem der Gesamtstatus automatisch angepasst:

Versandmöglichkeiten im Überblick

Versand per E-Mail

Beim Versand per E-Mail wird das PDF-Dokument automatisch als Anhang verschickt.

• Klicke auf die Büroklammer , um den Mailer zu öffnen.
• Betreff und Text werden automatisch aus der hinterlegten Mailvorlage der jeweiligen App übernommen.
• Absender, Signatur und Empfänger sind bereits vorausgefüllt.
• Das PDF-Dokument ist automatisch als Anhang enthalten.
• Du kannst den Text vor dem Versand ändern oder weitere Anhänge hinzufügen.
• Als Absender stehen dir die Postfächer aus der App Mailclient zur Verfügung, für die du entsprechende Zugriffsrechte besitzt.
  👉 Siehe dazu das Tutorial E-Mail-Postfächer einrichten

Nach erfolgreichem Versand wird die Versandart automatisch auf „E-Mail“ gesetzt (sichtbar nach erneutem Öffnen der Detailansicht).

Du kannst die E-Mail auch auf einem anderen Weg versenden und die Versandart anschließend manuell auf „E-Mail“ setzen.

Angebotsnachfrage (nur App Angebote)

Diese Funktion steht ausschließlich in der App Angebote zur Verfügung.

• Beim Klick auf öffnet sich ebenfalls der Mailer.
• Betreff und Text stammen aus einer speziellen Mailvorlage für Angebotsnachfragen, die du in der App Angebote unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen definierst.

Nach erfolgreichem Versand wird die Versandart automatisch auf „E-Mail“ gesetzt (sichtbar nach dem Neuladen der Seite).

Zahlungserinnerung und Rechnungsreklamation (nur App Rechnungen)

Diese Funktionen stehen ausschließlich in der App Rechnungen zur Verfügung.

• Beim Klick auf  öffnet sich der Mailer. Der Betreff und Text stammt aus der Mailvorlage für die Zahlungserinnerung, die du in der App Rechnungen unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen definierst.
• Beim Klick auf öffnet sich ebenfalls der Mailer. Der Betreff und Text stammt aus der Mailvorlage für das Reklamieren einer Rechnung, die du in der App Reklamationen unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen definierst.

Nach erfolgreichem Versand wird die Versandart automatisch auf „E-Mail“ gesetzt (sichtbar nach dem Neuladen der Seite).

Mailversand mit Vorlage aus der App Mailclient

Beim Mailversand über diesen Weg wird ebenfalls das PDF-Dokument automatisch als Anhang verschickt.

• Klicke auf , um den Mailer zu öffnen und wähle eine Mailvorlage aus der App Mailclient.
  👉 Wie man dort eine Mailvorlage erstellt, liest du hier Verwaltung und Nutzung von E-Mail-Vorlagen
• Betreff und Text werden automatisch aus der hinterlegten Mailvorlage übernommen.
• Absender, Signatur und Empfänger sind bereits vorausgefüllt.
• Das PDF-Dokument ist automatisch als Anhang enthalten.
• Du kannst den Text vor dem Versand ändern oder weitere Anhänge hinzufügen.
• Als Absender stehen dir die Postfächer aus der App Mailclient zur Verfügung, für die du entsprechende Zugriffsrechte besitzt.
  👉 Siehe dazu das Tutorial E-Mail-Postfächer einrichten

Faxversand

Der Faxversand erfolgt über eine Schnittstelle zur App tricoma fulfillment, die standardmäßig eingerichtet ist.

• Beim Klick auf öffnet sich ein entsprechendes Fenster.
• Die Faxnummer des Kunden wird automatisch übernommen, sofern sie in den Kundendaten hinterlegt ist.
• Du kannst die Nummer bei Bedarf anpassen.
• Mit „Versand starten“ wird das PDF an tricoma fulfillment übertragen und als Fax versendet.

Ein separates Anschreiben wie beim E-Mail-Versand gibt es hier nicht – es wird ausschließlich das PDF-Dokument verschickt.

Nach erfolgreichem Versand wird die Versandart automatisch auf „Fax“ gesetzt (sichtbar nach dem Neuladen der Seite).

Auch kannst das Fax anders versenden und anschließend die Versandart manuell auf „Fax“ ändern.

Briefversand

Der Briefversand erfolgt ebenfalls über die Schnittstelle zur App tricoma fulfillment.

• Beim Klick auf öffnet sich ein entsprechendes Fenster.
• Mit „Versand starten“ wird das PDF-Dokument an tricoma fulfillment übertragen, dort gedruckt und über die Deutsche Post als Standardbrief versendet.

Eine separate Adressübergabe ist nicht erforderlich, da die Empfängeradresse bereits im PDF-Dokument enthalten ist.

Nach erfolgreichem Versand wird die Versandart automatisch auf „Post“ gesetzt (sichtbar nach dem Neuladen der Seite).

Du kannst den Brief auch selbst versenden und anschließend die Versandart manuell auf „Post“ setzen.

Konditionen für Fax- und Briefversand

Deine aktuellen Konditionen für Fax- und Briefversand findest du in der App tricoma fulfillment unter Einstellungen → Ihre Konditionen: