Häufige Fehler beim Mailversand und -empfang

Fehler beim Versand oder Empfang von E-Mails können viele Ursachen haben.
Wenn du eine Bounce-Back-Nachricht vom Mailserver erhalten hast, dass deine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, können folgende Gründe vorliegen:

Ungültige E-Mail-Adresse

Ungültige E-Mail-Adressen entstehen häufig durch:

• Leerzeichen oder nicht erlaubte Zeichen, z. B.: max mustermann@beispiel.de
• Falsche Domain, z. B.: max.mustermann@example.de anstatt max.mustermann@beispiel.de
• Nicht existierende E-Mail-Adresse

Dies kann vorkommen, wenn der Empfänger die Firma verlassen hat oder du dich verschrieben hast.

Postfach des Empfängers voll

Wenn das Postfach des Empfängers seine maximale Speicherkapazität erreicht hat, werden weitere Mails abgelehnt.
Die Mail wird erst wieder zugestellt, wenn neuer Speicherplatz verfügbar ist.

Zu viel HTML in der E-Mail / falsche Verwendung

Dieser Fall tritt häufig bei Newslettern oder Werbekampagnen auf.

• Werden Bilder oder HTML-Elemente ohne absolute Pfade verwendet, kann die Mail als Spam eingestuft werden.
• Auch ein hoher HTML-Anteil ohne Plain Text kann dazu führen, dass der Mailserver des Empfängers die Mail blockiert.

Tipp: Achte auf eine ausgewogene HTML-/Text-Darstellung und absolute Pfade für Bilder.

Anhänge zu groß

Je nach Mailserver des Empfängers gibt es eine maximale Dateigröße für Anhänge.
Wird diese überschritten, wird die Mail abgelehnt.
In diesem Fall solltest du entweder den Anhang verkleinern oder dich direkt mit dem Empfänger abstimmen.

Befehle oder Wörter auf der Blacklist

Einige Mailserver blockieren bestimmte Befehle oder Schlüsselwörter.
Mails mit solchen Inhalten können direkt im Spamordner des Empfängers landen.
Auch hier empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Empfänger.

Bilder eingebettet statt als Anhang

Eingebettete Bilder können Probleme verursachen, da sie häufig von Phishing-Tools genutzt werden. Am sichersten ist es, Bilder als Anhang zu versenden.

Reverse DNS (rDNS)

Ein Reverse-DNS-Eintrag (rDNS) weist einer IP-Adresse eine Domain zu – im Gegensatz zu normalen A-Records, bei denen einer Domain eine IP zugewiesen wird.

• So erkennt der Mailserver des Empfängers, dass die Mail tatsächlich von deinem Server stammt.
• Fehlt dieser Eintrag, kann es vorkommen, dass Mails nicht akzeptiert werden oder im Spam landen.

Dies sind zwar nicht alle möglichen Fehlerquellen, aber die häufigsten Ursachen für Probleme beim Mailversand und -empfang.