Die App Mailclient wurde komplett überarbeitet.
Somit haben Sie nun ein kompletten Mailclient in tricoma enthalten.
Hauptbereiche
Die App Mailclient ist in folgende Bereiche Aufgeteilt:
1. Einstellungen
2. Persönliche Einstellungen
3. Postfächer / Übersicht
1. Einstellungen
In den Einstellungen definieren Sie Grundlegende Einstellungen.
Sie finden hier folgende Einstellungsmöglichkeiten vor:
1.1 Einstellungen
1.2 Postfächer
1.3 tricoma Mail
1.4 Signatur
1.5 Vorlagen
1.1 Einstellungen
- Weiteres Datenfeld für E-Mail-Adressen?
Hier können Sie bestimmen ob ein alternatives Feld im Kunden für E-Mail-Adressen abgefragt werden soll.
- Default-BCC
Hier können Sie hinterlegen, ob das BCC-Feld - insofern nicht anderweitig ein BCC vorhanden ist - im E-Mail-Fenster gesetzt werden soll.
- Dateien zum Produkt vorschlagen
Ist diese Option aktiv, werden beim manuellen Versenden von E-Mails aus einem Vorgang heraus, Dateien aus den dazugehörenden Produkten aus der App Dateisystem - nur die erste Ordner-Ebene - vorgeschlagen, welche dann als Anhang in die E-Mail übernommen werden können.
- Vollständiger Email Abgleich in tricoma aktivieren
Hier können Sie aktivieren das Emails aus Ihrem Postfach auch in tricoma im Kunden verfügbar sind. Beachten Sie bitte das hierzu mehrfach täglich das VOLLSTÄNDIGE Postfach mit tricoma abgeglichen wird. Sie benötigen somit mind. so viel Speicherplatz wie Ihre Postfächer groß sind.
Diese Einstellung und somit bei geringen Speicherplatz nicht zu empfehlen.
- E-Mails zum Kunden immer unabhängig vom Rechtesystem im Kunden ausgeben?
Mit dieser Einstellung kann jeder im Unternehmen, unabhängig des Rechtesystems, in den Kundendatensätze die dazugehörigen Mails einsehen.
1.2 Postfächer
in dieser Einstellung können Sie die Postfächer konfigurieren.
Sie können folgende Einstellungsmöglichkeiten treffen:
- Name
- Mail Adresse
- IMAP Server
- Verschlüsselung
- Benutzername
- Passwort
- Ordner verwalten
- Autoresponder deaktiveren?
- Mandantenzuordnung
Rechtesystem
- Postfachinhaber
- Öffentlich - Zugriff für alle Benutzer
- Weitere Rechte
- Name
Hier können Sie den Postfachnamen definieren.
Bei einer "info@" Adresse könnte man hier beispielsweise "Hauptpostfach" hinterlegen.
- Mail Adresse
Hier geben Sie die Mailadresse für Ihr Postfach ein.
- IMAP Server
Hier definieren Sie den IMAP Server.
Sofern Sie Ihre Mail Adresse bei tricoma gehostet haben, müssen Sie nichts weiter unternehmen als das Postfach unter >tricoma Mail< abzuholen.
- Verschlüsselung
Hier können Sie die Verschlüsselung des Postfaches angeben.
- Benutzername
Hier können Sie den Benutzernamen für das Postfach definieren.
Bei einem tricoma Postfach bekommt jedes Postfach seinen Benutzernamen.
- Passwort
Hier können Sie das Passwort für Ihr Postfach eingeben.
- Ordner verwalten
Hier können Sie die Ordner verwalten.
Beispielsweise kann hier der Ordner "Ticketsystem" angelegt werden.
Dieser wird beispielsweise zur Abarbeitung der Tickets über das Ticketsystem benötigt.
- Autoresponder deaktiveren?
Hier können Sie definieren ob der Autoresponder für das Postfach deaktiviert wird.
- Mandantenzuordnung
Sofern Sie die App Mandanten haben, können Sie hier definieren welchen Mandanten das Postfach gelten soll.
Rechtesystem
- Postfachinhaber
Hier können Sie den Postfachinhaber (tricoma Benutzer) definieren der Zugriff auf das Postfach erhalten soll.
Beispielsweise können Sie allen Mitarbeitern ein Postfach einrichten und diese dem jeweiligen Postfach zuordnen.
- Öffentlich - Zugriff für alle Benutzer
Hier können Sie bestimmen ob ein Postfach als "Öffentlich" gilt.
Wenn Sie die Einstellung treffen können alle Benutzer auf das Postfach zugreifen.
Dies ist sinnvoll wenn jeder zum Beispiel auf das "Info" Postfach Zugriff haben soll
- Weitere Rechte
Hier können Sie die Rechte des Postfaches genau bestimmen.
Somit können Sie entweder einzelnen Benutzern oder auch ganzen Abteilungen Zugriffe auf Postfächern definieren.
Beispielsweise könnte so eine Marketingabteilung auf das Postfach Marketing zugreifen.
Ein weiteres Beispiel wäre ein Bewerbungspostfach das von der Geschäftsführung und der HR Abteilung bearbeitet wird.
1.3 tricoma Mail
Hier können Sie automatisiert die Postfachdaten von tricoma abholen.
Sofern die Postfächer bei tricoma haben ist dies die schnellste Möglichkeit die Postfächer anzulegen.
1.4 Signatur
Hier können Sie die Signaturen anpassen.
Je nach Berechtigung kann jede Signatur eine Mitarbeiters angepasst werden.
1.5 Vorlagen
Hier können Sie für diverse Apps Mailvorlagen erstellen.
Somit können Sie beispielsweise für Angebote eine separate Vorlage mit speziellen Informationen bereitstellen.
Ebenso können Sie hier mit Variablen Arbeiten.
Beispielsweise gibt die Variable "angebotsnummer" die Angebotsnummer des Vorgangs aus.
Die Vorlagen können Sie in der jeweiligen App mit einem Symbol rechts neben dem Mailversand auswählen und versenden.
