Einrichtungstutorial App Verleih / Miete
Mit dieser App behältst du den Überblick über deine Verleihungen, Vermietungen oder Verpachtungen und kannst diese komfortabel und strukturiert verwalten.
In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung der App im Reiter Einstellungen.
1. Allgemeine Einstellungen
In diesem Bereich können Sie die grundlegenden Konfigurationen der App vornehmen:
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Allgemeine Einstellungen
- Verleihabwicklung v2 aktivieren
Wenn du diese Option aktivierst, werden wesentliche Prozesse in andere Apps ausgelagert. Abholungen laufen dann über die App Abholungen und die zentrale Steuerung erfolgt über die App Bestellungen.
Diese Einstellung erscheint nur, wenn die App Abholungen installiert ist.
Mehr Informationen findest du im Tutorial: Workflow: App Verleih / Miete
- Länge der Verleihnummer
Hier legst du fest, wie viele Zeichen die automatisch generierte Verleihnummer haben soll.
- HTML-Editor aktivieren
Aktiviert den HTML-Editor für Freitextfelder in Verleihschäden.
Dadurch erscheint über dem Feld Anmerkung eine Symbolleiste zur Formatierung.
- Dateisystem innerhalb der Bestellung aktivieren
Ermöglicht das Ablegen interner Dateien direkt im Vorgang.
In der Verleihdetailansicht erscheint dann links das Symbol:
- Kein E-Mail-Anhang für manuellen Versand einer Verleihung
Bei Aktivierung wird beim manuellen Versand keine Verleih-PDF automatisch angehängt.
- Verleihanmerkungen in die Abholung übernehmen
- Verleihanmerkungen in die Lieferung übernehmen
- Verleihanmerkungen in die Rechnungen übernehmen
- Automatisch einen Lieferschein beim Anlegen einer Verleihung aus einer Bestellung erzeugen
Sobald eine Verleihung aus einer Bestellung angelegt wird, erzeugt das System automatisch einen Lieferschein.
- Chargendatum ändern aktivieren
Ermöglicht das manuelle Anpassen des Chargendatums beim Verleih.
Hinweis: Erhöht die Systemlast und sollte nur bei Bedarf genutzt werden.
- Preisberechnung tages-/zeitraumunabhängig
Der Grundpreis des Verleihartikels wird nicht nach Verleihdauer multipliziert, sondern einmalig angesetzt.
- Status der Bestellung nach Anlegen einer Verleihung
Lege fest, welchen Status eine Bestellung automatisch erhalten soll, sobald daraus eine Verleihung erzeugt wurde.
2. Verleihungstemplate
Wähle hier die gewünschten Verleihungstemplates aus, um daraus PDFs zu generieren.
Templates sind HTML-basierte Vorlagen („Schablonen“), die in der App
Templates individuell angepasst werden können. Grundlegende HTML-Kenntnisse sind dafür hilfreich, allerdings reichen die mitgelieferten Standardvorlagen in den meisten Fällen bereits aus.
Mehr zur Bearbeitung findest du hier:
PDF-Templates über das System bearbeiten
Achtung:
Wenn du die App Mandanten nutzt, kannst du für jeden Mandanten eigene Template-Einstellungen festlegen.
Achte deshalb unbedingt darauf, dass du den gewünschten Mandanten ausgewählt hast – andernfalls bearbeitest du die globalen Einstellungen.
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Verleihtemplate
- Verleihvorlage
Wähle das Template aus, das zur Erstellung des PDF-Dokuments für eine Verleihung bzw. Vermietung genutzt werden soll.
- Abholvorlage
Bestimme das Template, das für das PDF einer Abholung verwendet wird.
- Verleihvorlage (Packliste)
Lege fest, welches Template für die Packliste einer Verleihung bzw. Vermietung genutzt wird.
- Abholvorlage (Packliste)
Definiere das Template, das für die Packliste einer Abholung verwendet werden soll.
Weiterführende Tutorials zu Templates findest du hier →
https://www.tricoma.de/Hilfe/System/Templates/
3. E-Mail-Vorlagen
In diesem Bereich kannst du die E-Mail-Vorlagen für den Verleihversand individuell anpassen.
Sobald ein Betreff hinterlegt ist, wird der automatische Versand der entsprechenden Vorlage aktiviert.
Zur dynamischen Ausgabe von Informationen kannst du die unten aufgeführten
Variablen verwenden.
Beim automatischen Versand wird außerdem automatisch die Mailsignatur ergänzt, die du in
Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt hast.
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4. Kategorien
In diesem Bereich legst du Kategorien an, die du später deinen Verleihungen oder Vermietungen zuordnen kannst.
Eine saubere Kategorisierung hilft dir dabei, unterschiedliche Arten von Verleihprodukten klar voneinander zu trennen – beispielsweise Softwareverleih, Automiete oder Dienstleistungen.
Wenn du zusätzlich den tricoma Shop nutzt, werden diese Kategorien automatisch in verschiedene Reiter unterteilt, sodass du deine Produkte noch strukturierter präsentieren kannst.
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Vorhandene Kategorien
Hier werden alle bereits angelegten Kategorien angezeigt. Diese kannst du in der Verleihdetailansicht auswählen und so einer Verleihung bzw. Vermietung zuordnen.
Möchtest du den Titel einer Kategorie ändern, ersetze einfach den bestehenden Text im Feld Titel: und speichere die Anpassung über das blaue Disketten-Symbol.
Mit einem Klick auf das rote X kannst du eine Kategorie dauerhaft löschen.
Neue Kategorie anlegen
Um eine neue Kategorie zu erstellen, gib den gewünschten Titel im Feld Titel: ein und bestätige anschließend mit Einfügen.
5. Verleihschäden
In diesem Bereich kannst du potenzielle Verleihschäden definieren, die später in einer Verleihung bzw. Vermietung einzelnen Produkten zugeordnet werden können. Auf diese Weise stellst du sicher, dass Schäden strukturiert, nachvollziehbar und einheitlich erfasst werden.
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Vorhandene Verleihschäden
In dieser Übersicht findest du alle bereits angelegten Verleihschäden. Diese kannst du später in der Verleihdetailansicht beim Hinzufügen eines Produktes unter
Schaden auswählen.
Möchtest du die Bezeichnung eines Schadens anpassen, ersetze einfach den vorhandenen Text im Feld
Titel: und speichere die Änderung über das
blaue Disketten-Symbol.
Mit einem Klick auf das rote
X kannst du einen Schaden vollständig löschen.
Neuen Verleihschaden anlegen
Um einen neuen Schaden zu hinterlegen, trägst du den gewünschten Titel in das Feld
Titel: ein und bestätigst mit
Einfügen.
Weiterführende Informationen zu Verleihschäden findest du hier:
Erfassen von Verleihschäden
Verleihschäden erfassen und auswerten
6. Anwendung in der Praxis
Sie kannst jede Art von Produkt verleihen oder vermieten – unabhängig davon, ob es sich um physische Artikel oder Dienstleistungen handelt. Typische Einsatzbereiche sind zum Beispiel Geräteverleih, Autovermietung, Softwareverleih, Filmverleih, Zimmervermietung oder auch der Verleih von Arbeitszeit, etwa für Tanzshows, Coachings, Trainings und vieles mehr.
Damit der Prozess reibungslos funktioniert, müssen die entsprechenden Produkte vorab in der
App Produkte als
Verleihartikel angelegt werden. Dabei empfiehlt es sich, alle relevanten Produktdaten sauber zu pflegen, insbesondere aussagekräftige Produktbeschreibungen. Dienstleistungen müssen zusätzlich mit einem
unlimitierten Bestand versehen werden.
Sobald die Produkte angelegt sind und – sofern notwendig – die Chargenverwaltung aktiviert wurde, kannst du unmittelbar damit beginnen, deine Artikel über die
App Verleih / Miete zu verleihen bzw. zu vermieten und alle Abläufe zentral darin abzuwickeln.
