Workflow: App Verleih / Miete

Mithilfe dieser App behältst du jederzeit den Überblick über deine Verleihungen, Vermietungen oder Verpachtungen und kannst diese einfach, strukturiert und effizient verwalten.

In diesem Tutorial wird der allgemeine Workflow zur Nutzung der App beschrieben – inklusive der vorbereitenden Schritte, die in der Regel nur einmalig eingerichtet werden müssen.

Vorbereitende Maßnahmen

Damit du eine Verleihung / Miete anlegen kannst, müssen vorab folgende Punkte erfüllt sein:

• Verleih-Artikel anlegen und alle benötigten Produktdetails hinterlegen.
  Mehr Informationen findest du hier: Verleihartikel anlegen + Verwalten von Preisstaffel nach Zeit und Menge
• Verleih-Artikel einbuchen – entweder in einen oder mehrere Lagerplätze.
  Dienstleistungen müssen als unlimitiert deklariert sein.
• Bei Bedarf Verleihungstemplate und E-Mail-Vorlagen bearbeiten sowie Kategorien und Verleihschäden anlegen.
  Siehe dazu: Einrichtungstutorial App Verleih / Miete
• Nur bei v2: Die App Abholungen muss zusätzlich erworben und installiert sein.
  Außerdem sollten Abholarten, E-Mail-Vorlagen, Kategorien, Produktschäden und das Abholtemplate konfiguriert sein.
  Weitere Infos: Einrichtungstutorial App Abholungen
• Nur bei v1: Die Option Chargen- und Seriennummer muss aktiviert sein.
  Siehe Screenshot:

Unterschied zwischen v1 und v2

Verleihabwicklung v1

• Die App Verleih / Miete ist die zentrale Anlaufstelle. Ergänzend kann auch die App Bestellungen genutzt werden.
• Abholungen sind direkt in einer Verleihung integriert.
  ⇒ Nachteil: Nur eingeschränkt erweiterbar (kein eigener Nummernkreis, kein eigenes Rechtesystem), deutlich höhere Performance-Anforderungen und nicht analog zu anderen tricoma-Abläufen aufgebaut.
• Rechnungen und Lieferungen können sowohl aus der Verleihung als auch aus einer Bestellung erzeugt werden.

⇒ Vorteil: Pro Vorgang kann flexibel entschieden werden, welcher Weg am besten geeignet ist.
⇒ Nachteil: Höhere Performance-Belastung und geringere Transparenz, da viele Abläufe für Sachbearbeiter nicht unmittelbar nachvollziehbar sind. Insbesondere bei vielen Verleihungen steigt der organisatorische Aufwand stark an.

Hinweis: Die Verleihabwicklung v1 wird nicht mehr weiterentwickelt.

Verleihabwicklung v2

• Die App Bestellungen ist die alleinige zentrale Anlaufstelle.
• Rechnungen und Lieferungen werden ausschließlich aus einer Bestellung heraus erzeugt.
• Abholungen (früher Bestandteil einer Lieferung) werden nun vollständig in die separate App Abholungen ausgelagert.
  ⇒ Vorteil: Eine eigenständige, vollwertige App mit besserer Erweiterbarkeit, eigenem Rechtesystem und unabhängigen Prozessen.
• Die App Verleih / Miete dient als Übersicht über alle Verleihungen bzw. Mieten.
• Die Option Chargen- und Seriennummern muss nicht mehr aktiviert sein.

In den allgemeinen Einstellungen der App Verleih / Miete kannst du festlegen, ob du mit der Verleihabwicklung v1 oder v2 arbeiten möchtest (sofern die App Abholungen installiert ist).

Bei der Abwicklung v2 werden Abläufe gezielt in spezialisierte Apps ausgelagert, um die Performance zu erhöhen und die Bedienung konsistenter und transparenter zu gestalten.

Überlege daher gut, welche Abwicklungsvariante für deinen Workflow sinnvoller ist. Der Support hilft dir bei der Entscheidung gerne weiter.

Verleihabwicklung v1

Im Folgenden wird der Workflow der Verleihabwicklung v1 erläutert.

Als Beispiel nutzen wir das Testprodukt „Beispiel Verleihartikel – Fahrrad“, das zweimal verfügbar ist und jeweils über eine Seriennummer verfügt.

Der Artikel wurde bereits korrekt als Verleihartikel angelegt und im Testlagerplatz eingebucht. Siehe Screenshots:

Gehe nun in die App Verleih / Miete und lege dort eine neue Verleihung an. Die Anleitung zum Anlegen einer Verleihung findest du hier: Neue Verleihung anlegen

Die frisch angelegte Verleihung befindet sich anschließend im Status „In Bearbeitung“.

In unserem Beispiel soll das Leihfahrrad für fünf Tage zu einem Preis von 10,00 €/Tag netto verliehen werden. In der Verleihdetailansicht kannst du Lieferdatum, Abholdatum und Verleihdauer jederzeit anpassen (siehe Screenshot).

Bei Bedarf kannst du außerdem einen Verleihschein generieren.

Nachdem du die Verleihung bearbeitet hast, kannst du daraus eine Lieferung erzeugen.

Das kannst du entweder direkt in der Verleihdetailansicht tun, indem du alle Positionen markierst, für die eine Lieferung erstellt werden soll (siehe Screenshot),

oder du erledigst es über die Verleihübersicht. Der Ablauf ist in beiden Fällen nahezu identisch:

• Positionen markieren
• Nach unten scrollen bis zum Dropdown-Menü
• Im Dropdown „Lieferung erzeugen“ auswählen
• Auf „Ausführen“ klicken

Sobald die Lieferung erzeugt wurde, wechselt der Status der Verleihung automatisch auf „In Verleihung“.

Ab diesem Zeitpunkt läuft der gewohnte Ablauf einer Lieferungsabwicklung, wie du ihn aus der Bestellbearbeitung kennst:

• Die Lieferung erscheint in der Scanstation zur Kommissionierung.
• Nach dem Versand wird das Leihfahrrad automatisch aus dem Lager ausgebucht.
• Bei Bedarf kannst du aus der Verleihung heraus eine Rechnung erzeugen.

Der nächste Schritt ist die Erstellung einer Abholung. Dies funktioniert sowohl aus der Verleihübersicht als auch aus der Verleihdetailansicht – der Ablauf ist derselbe wie bei der Lieferung:

• Relevante Positionen markieren
• Zum Dropdown-Menü scrollen
• Dort statt „Lieferung erzeugen“ die Option „Verleihung abholen“ wählen
• Auf Ausführen klicken

Die erzeugte Abholung erscheint anschließend in der Abholübersicht der App Verleih / Miete. Öffne die Abholdetailansicht, setze den Status auf „In Verleihung“ und generiere bei Bedarf einen Abholschein:

--- ZEITSPRUNG ---

Die Verleihdauer ist beendet und das Leihfahrrad wurde entweder zurückgeschickt oder direkt abgegeben. Bei einer Abholung geht es nun darum, die Ware wieder einzubuchen.

Öffne dazu die Abholdetailansicht und klicke auf „einbuchen“. Bearbeite anschließend die erforderlichen Felder, setze den passenden Status (in unserem Beispiel „erledigt“) und speichere den Vorgang.

Das Leihfahrrad ist nun wieder im entsprechenden Lagerplatz eingebucht.

In der Verleihdetailansicht kannst du die Verleihung bei Bedarf noch weiter bearbeiten, zum Beispiel einen Vermerk hinterlegen.

Sobald alles vollständig abgeschlossen ist, setzt du den Status der Verleihung auf „erledigt“.

Damit ist die Verleihabwicklung v1 abgeschlossen.

Verleihabwicklung über v2

Hier wird der Workflow für die Verleihabwicklung v2 erklärt.

Wir orientieren uns am Beispiel der v1-Abwicklung. Daher werden an dieser Stelle nur die geänderten bzw. neuen Prozessschritte beschrieben.

Wie im folgenden Screenshot zu sehen, ist bei v2 die zentrale App nun die App Bestellungen. Statt eine Verleihung anzulegen, erstellst du eine Bestellung und fügst dort das Leihfahrrad hinzu.

Wichtig: Trage den Preis pro Tag vorher in den Produktdetails des Verleihartikels ein. Dieser Tagespreis wird später in der Bestellung automatisch anhand der eingestellten Verleihdauer berechnet.

Wie auch bei v1 kannst du anschließend Lieferdatum, Abholdatum und Verleihdauer festlegen:

In der Bestelldetailansicht oder der Bestellübersicht erzeugst du nun aus der Bestellung sowohl eine Verleihung als auch eine Lieferung. Markiere dazu die Positionen links und wähle im Dropdown-Menü die jeweilige Aktion aus, anschließend auf Ausführen klicken.

Bei Bedarf kannst du aus der Bestellung außerdem direkt eine Rechnung oder einen offenen Rechnungsposten erzeugen.

Wie gewohnt erscheint die erzeugte Lieferung in der Scanstation, wo sie kommissioniert werden kann. Nach dem Checkout erhält die Lieferung automatisch den Status „versendet“ und die Bestellung den Status „erledigt“.

Die erzeugte Verleihung kannst du bei Bedarf noch weiter bearbeiten oder direkt auf den Status „In Verleihung“ setzen.

Anschließend kannst du aus der entsprechenden Lieferung eine Abholung erzeugen. Mehr dazu hier: Abholung aus Lieferung oder Lieferposten anlegen

--- ZEITSPRUNG ---

Die Verleihdauer ist vorbei und das Leihfahrrad wurde zurückgegeben. Der Rückbuchungsprozess funktioniert ähnlich wie in v1, jedoch erfolgt dieser nun vollständig in der App Abholungen.

Öffne die Abholdetailansicht und klicke auf „einbuchen“. Wähle die Menge und den Lagerplatz, klicke auf „Eintragen“ zum Vormerken und anschließend auf „Speichern“ (siehe Screenshot).

Im Anschluss setzt du sowohl den Status der Abholung als auch den Status der Verleihung auf „erledigt“.

Damit ist die Verleihabwicklung v2 abgeschlossen.