E-Mail-Postfächer einrichten

Vorabinformationen

Für die App Mailclient gibt es zwei Versionen:

• Version 1 (v1): Externe Postfächer (z. B. Gmail, Yahoo, Web, usw.)
• Version 2 (v2): tricoma Postfächer

Der Unterschied wird hier erklärt: Mailclient v1 und v2 – Unterschiede und Funktionen

Beachte auch die wichtigen Hinweise hier: E-Mail-Authentifizierung in Exchange Online

Unterschied zur App Mailversand

Die App Mailversand dient ausschließlich dem E-Mail-Versand aus tricoma – sogenannte Systemmails. Hier werden keine Postfächer eingerichtet, sondern lediglich die SMTP-Einstellungen konfiguriert.

Die App Mailclient hingegen ist eine vollständige E-Mail-App zum Empfangen, Schreiben, Senden und Verwalten von E-Mails aus verschiedenen Postfächern, ähnlich wie Outlook oder Thunderbird.

Einrichtung eines externen Postfachs

Wenn du ein externes Postfach (z. B. Gmail, Yahoo oder Web) einbinden möchtest, erhältst du die v1-Oberfläche. Du benötigst dabei die korrekten Konfigurationsdaten von deinem E-Mail-Postfach.

Um ein Postfach anzulegen, gehe in die Einstellungen → Postfächer, vergebe einen beliebigen Titel und klicke auf „anlegen“:

Nach dem Anlegen gelangst du automatisch zurück zur Postfachkonfiguration. Trage beim neuen Postfach die Konfigurationsdaten ein.
Bedarf kannst du auch die Ordner- und Rechteverwaltung konfigurieren. Mehr dazu HIER.

Wichtig:
Dein externer E-Mail-Anbieter muss IMAP unterstützen.

Nachdem du die Konfiguration abgespeichert hast, klicke rechts neben dem Postfachnamen auf Testen, um die Verbindung zu prüfen. Nach erfolgreichem Test kannst du das Postfach verwenden.
Zum Öffnen klicke links auf das entsprechende Postfach, und die v1-Oberfläche erscheint:

Einrichtung eines internen Postfachs

Wir empfehlen grundsätzlich, interne Postfächer (tricoma Postfächer) zu verwenden. Dadurch erhältst du die v2-Oberfläche mit mehr Funktionen und modernem Design.

Bevor du tricoma Postfächer verwenden kannst, benötigst du eine oder mehrere Domains. Entweder hast du bereits eine Domain, die du für deine Postfächer verwenden kannst, oder du bestellst bei uns eine Domain. Die Bestellung erfolgt im Kundenportal → Hosting → Domains:

Solltest du allgemeine Fragen zur Domain-Bestellung haben, lege einfach ein Ticket an unter
Server/Webhosting/Mails/Domains → Allgemeine Beratung zu Server/Hosting/Mail/Domain.

Wenn du bereits eine Domain besitzt, die nicht bei uns bestellt wurde, muss diese zu tricoma umgezogen werden, damit wir sie verwalten können. Zur Initiierung des Umzugs gehst du denselben Bestellvorgang durch wie bei einer neuen Domain — gib dabei unbedingt deinen Auth-Code mit, damit wir prüfen können, dass du der Domain-Besitzer bist.

Nachdem eine Domain erfolgreich bestellt und von uns verwaltet wird, gehe im Kundenportal auf Hosting → E-Mail-Adressen:

In diesem Bereich richtest du deine tricoma Postfächer ein. Gib den gewünschten Namen ein, wähle deine Domain aus und klicke auf „Postfach anlegen“. Du bekommst direkt im Anschluss die Zugangsdaten zur Nutzung. Beachte bitte, dass es 1–2 Minuten dauern kann, bis das Postfach aktiv ist.

Weiter unten siehst du eine Auflistung aller bereits angelegten Postfächer sowie die Details dazu. In den Details ordnest du dem Postfach eine oder mehrere E-Mail-Adressen zu.
Beachte: Ein Postfach ohne zugeordnete E-Mail-Adresse wird gelöscht.

Nachdem du deine Postfächer im Kundenportal angelegt hast, sind diese einsatzbereit und müssen nur noch in der App Mailclient importiert werden.
Logge dich in dein tricoma System ein, öffne die App Mailclient, gehe zu Einstellungen → tricoma Mail und klicke auf „Jetzt Postfachdaten bei tricoma abholen“:

Nachdem die Postfachdaten importiert wurden, sollten die Postfächer im linken Bereich der App sichtbar sein. In Einstellungen → Postfächer kannst du die Postfächer bei Bedarf noch bearbeiten sowie Ordner- und Rechteverwaltung konfigurieren.

Die Einrichtung ist damit abgeschlossen. Zum Verwenden klicke im linken Bereich auf das entsprechende Postfach — die v2-Oberfläche zur Verwaltung deiner E-Mails wird dann angezeigt:

Ordner verwalten und Rechtesystem

Ordner verwalten

Wenn aus tricoma gesendete E-Mails nicht im erwarteten Ordner für gesendete Mails landen, liegt das oft daran, dass der Ordner auf dem Mailserver einen anderen Namen trägt. Standardnamen sind beispielsweise „Sent“, bei manchen Providern heißt der Ordner „Sent Mails“ oder ähnlich.

Du kannst deshalb pro Postfach festlegen, welcher Serverordner für gesendete Mails und welcher für gelöschte Objekte (Papierkorb) verwendet werden soll. Das ist besonders wichtig, damit gesendete Nachrichten und gelöschte E-Mails konsistent auf dem Server abgelegt werden.

Beachte den Unterschied zwischen v1 und v2:
Bei v1 kann es vorkommen, dass gelöschte E-Mails nicht in den Papierkorb verschoben, sondern unmittelbar gelöscht werden. Bei v2 landen gelöschte Nachrichten korrekt im Papierkorb.

Um die Zuordnung zu ändern, klicke in der Postfachkonfiguration auf „Ordner verwalten“. Dort wählst du für jedes Postfach den gewünschten Ordner für Gesendet und für Papierkorb aus:

Rechtesystem

Jedes Postfach verfügt über ein eigenes Rechtesystem, mit dem du Zugriffsrechte fein steuern kannst:

• Postfachinhaber: Wähle hier den Postfachinhaber aus. Diese Person hat immer Zugriff auf das Postfach und kann u. a. den Autoresponder festlegen.
• Öffentlich – Zugriff für alle Benutzer: Wird diese Option aktiviert, erhalten alle Benutzer Zugriff auf das Postfach.
• Weitere Rechte: Weise einzelnen Benutzern oder Abteilungen gezielt Zugriffsrechte zu (z. B. Leserechte, Schreibrechte).

Benutzer, denen Zugriff eingeräumt wurde, können das Postfach nicht nur öffnen — sie haben auch die Möglichkeit, aus dem Mailer heraus E-Mails in anderen Apps (z. B. Rechnungen, Bestellungen) zu versenden. Dadurch lassen sich E-Mails direkt aus den jeweiligen App-Bereichen heraus verschicken, sofern die Zugriffsrechte dies erlauben.

Weiterführende Tutorials:

• Erklärung: Systemmails und Mailer
• Einrichtungstutorial: App Mailclient
• tricoma-Postfächer für beliebiges E-Mail-Programm