Erweitertes Rechtesystem auf Stellen Basis für das Bewerbermanagement

Allgemeines

Das Rechtesystem in der App Bewerbermanagement dient dazu, bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen gezielt den Zugriff zu regeln. So kannst du festlegen, wer wie lange auf bestimmte Bewerberdaten zugreifen darf.

Beispielhafte Nutzung:

• Das Sekretariat erhält 30 Tage Zugriff zur Erstbearbeitung eingegangener Bewerbungen.
• Der Abteilungsleiter hat 60 Tage Zugriff für die Sichtung und Auswahl.
• Der HR-Manager bekommt 180 Tage Zugriff für die gesamte Bearbeitung und Abwicklung.

So stellst du sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Bewerberdaten erhalten – abgestimmt auf ihre Rolle im Bewerbungsprozess.

Aktivierung

Um das Rechtesystem zu aktivieren, gehst du in die Allgemeinen Einstellungen der App Bewerbermanagement und aktivierst dort die entsprechende Option.

Sobald das Rechtesystem aktiv ist, kann zunächst kein tricoma Benutzer mehr auf bestehende Bewerbungen zugreifen – es sei denn, es wurde ihm explizit ein Recht zugewiesen. Ohne Rechtezuweisung hast du also standardmäßig keinen Zugriff.

Vergabe der Rechte

Im Bereich Rechtesystem kannst du folgende Einstellungen vornehmen:

1. (1)Stelle: Lege fest, für welche ausgeschriebene Stelle das Recht gelten soll.
2. (2)Maximales Anzeigealter: Bestimme, wie lange eine Bewerbung ab dem Eingangsdatum sichtbar sein darf (z. B. 30 Tage).
3. (3)Rechtezuordnung: Weise das Recht einem einzelnen Benutzer oder einer Benutzergruppe zu.

So kannst du individuell steuern, wer Zugriff auf welche Bewerbungen und für welchen Zeitraum hat.

Ansicht der Rechte

Im Bereich Rechteanzeige siehst du alle tatsächlich vergebenen Rechte je Benutzer. Hier wird dir übersichtlich angezeigt,

• für welche Stellen ein Benutzer Zugriff hat,
• und welches maximale Anzeigealter für die jeweilige Bewerbung gilt.

So behältst du den Überblick darüber, wer auf welche Bewerbungen zugreifen darf – und wie lange.

Funktionsweise bei mehreren Rechtezuweisungen

Hat ein Benutzer mehrere Rechtezuweisungen für dieselbe Stelle – zum Beispiel durch eine Kombination aus Dashboardgruppe und individueller Rechtegruppe – dann gilt immer das kleinste definierte Maximalalter.

Das heißt: Der Zugriff wird auf die strengste Regelung begrenzt, um die Sicherheit und Zweckbindung der Daten zu gewährleisten.

Funktionsweise bei mehreren Stellenzuweisungen

Bewirbt sich ein Kandidat auf mehrere Stellen und besitzt ein Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffszeiträume (Maximalalter) für diese Stellen, gilt automatisch die längste definierte Zeiteinstellung.

Das ist notwendig, um eine vollständige Bearbeitung der vorgesehenen Prozesse zu ermöglichen – insbesondere bei bereichsübergreifenden Bewerbungen.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter aus dem Sekretariat hat regulär nur 30 Tage Zugriff auf Bewerbungen. Für Bewerbungen auf eine Stelle im Sekretariat gelten jedoch 90 Tage. In diesem Fall greift die längere Frist von 90 Tagen.

Hinweis zur Löschpflicht

Gemäß DSGVO besteht eine generelle Löschpflicht für Bewerbungen. Gleichzeitig gilt nur eine kurze Aufbewahrungsfrist, z. B. für mögliche Klagen von Bewerbern.

Das reine Ausblenden von Bewerbungen durch das Rechtesystem erfüllt diese Löschpflicht nicht. Du solltest daher entweder die automatische Löschung in der App aktivieren oder die Bewerbungen manuell löschen.