Scrummaske im Bugtracker

Die Scrum-Planung im Release Manager

Die Scrum-Ansicht unterstützt Sie dabei, offene Release Manager und Aufgaben übersichtlich für eine Woche und einzelne Arbeitstage einzuplanen. Auch größere Vorhaben können in realistische Zeitabschnitte aufgeteilt werden. Eine Aufgabe muss deshalb nicht innerhalb eines Tages vollständig abgeschlossen werden.

• Planen Sie Release Manager und einzelne Aufgaben für die aktuelle Woche.
• Legen Sie fest, wie viel Zeit Sie an einem bestimmten Tag investieren möchten.
• Dokumentieren Sie erreichte Tagesziele, ohne eine langfristige Aufgabe vorschnell abzuschließen.
• Vergleichen Sie geplante und tatsächlich gebuchte Zeiten.

Scrum-Ansicht öffnen

Öffnen Sie im Release Manager die Scrum- beziehungsweise Wochen- und Tagesplanung. Nach dem Aufruf sehen Sie die offenen Einträge, Ihre aktuelle Wochenplanung und den Stand des heutigen Arbeitstags.

• Öffnen Sie die App Release Manager.
• Wechseln Sie zur Scrum-Ansicht.
• Prüfen Sie oben, für welchen Benutzer und welche Kalenderwoche die Planung angezeigt wird.
• Die Ansicht kann jederzeit erneut geöffnet werden, ohne dass bestehende Planungen verloren gehen.

Benutzer, Projekt und Ticketarten filtern

Mit den Filtern begrenzen Sie die Ansicht auf die für Sie relevanten Einträge. Benutzer- und Projektfilter können gemeinsam verwendet werden. Dadurch sehen Sie beispielsweise nur die Release Manager eines bestimmten Mitarbeiters innerhalb eines ausgewählten Projekts.

• Wählen Sie einen Benutzer oder lassen Sie "Eigene Planung" ausgewählt.
• Wählen Sie bei Bedarf ein Projekt aus.
• Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Ticketarten.
• Klicken Sie auf "Suchen", um die Auswahl anzuwenden.
• Mit "Suche zurücksetzen" stellen Sie die ursprüngliche Ansicht wieder her.

Die fünf Planungsspalten verstehen

Die Kacheln durchlaufen mehrere Spalten. Jede Spalte beschreibt, wie weit ein Eintrag für die aktuelle Woche oder den heutigen Tag vorbereitet beziehungsweise bearbeitet wurde.

• "Backlog" enthält noch nicht für die Woche eingeplante Release Manager und Aufgaben.
• "Diese Woche" enthält die für den aktuellen Wochensprint vorgesehenen Arbeiten.
• "Heute geplant" enthält die für den heutigen Tag eingeplanten Zeitanteile.
• "In Bearbeitung" zeigt die aktuell begonnenen Arbeiten.
• "Tagesziel erreicht" enthält Arbeiten, deren Ziel für heute erreicht wurde.

Informationen auf einer Scrum-Kachel

Eine Kachel fasst die wichtigsten Informationen zu einem Release Manager-Ticket zusammen. Bei einer einzeln eingeplanten Aufgabe wird zusätzlich deren Bezeichnung angezeigt.

• Das Prioritätssymbol zeigt die Dringlichkeit des Release Manager.
• Die Release Manager-ID steht oben auf der Kachel.
• Projekt, Titel, Aufgabe und Kunde erleichtern die Zuordnung.
• Schätzung, eigene Zeit und Gesamtzeit geben einen Überblick über den Aufwand.
• Der Fortschrittsbalken zeigt den im Release Manager hinterlegten Bearbeitungsstand.

Release Manager-ID kopieren

Die Release Manager-ID kann direkt aus einer Kachel kopiert werden. Das ist hilfreich, wenn Sie die Nummer in einer Nachricht, einer Zeiterfassung oder einer internen Abstimmung verwenden möchten.

• Klicken Sie oben auf die angezeigte Nummer, beispielsweise "#12345".
• Nach erfolgreichem Kopieren erscheint kurz die Rückmeldung "Kopiert".
• Fügen Sie die Nummer anschließend an der gewünschten Stelle ein.
• Die Kopierfunktion steht auch bei Kacheln im Backlog zur Verfügung.

Prioritäten und Reihenfolge

Die Kacheln werden zuerst nach der Priorität des Release Manager-Release Manager geordnet. Innerhalb derselben Priorität können Sie eine persönliche Reihenfolge festlegen.

• Höhere Prioritäten werden vor niedrigeren Prioritäten angezeigt.
• Ziehen Sie eine Kachel vor eine andere Kachel mit derselben Priorität.
• Die violette Markierung zeigt, an welcher Stelle die Kachel eingefügt wird.
• Die manuelle Reihenfolge wird gespeichert und bleibt beim nächsten Aufruf erhalten.
• Kacheln unterschiedlicher Priorität können nicht innerhalb einer Prioritätsgruppe umsortiert werden.

Gesamtes Ticket für die Woche einplanen

Wenn Sie ein Release Manager-Ticket als Ganzes bearbeiten möchten, können Sie das vollständige Ticket in die aktuelle Wochenplanung übernehmen.

• Suchen Sie das gewünschte Ticket im Backlog.
• Klicken Sie auf "Gesamtes Ticket in die Woche".
• Alternativ ziehen Sie die Ticketkachel per Drag & Drop in die Spalte "Diese Woche".
• Das Ticket erscheint anschließend als ein Eintrag in der Wochenplanung.

Einzelne Aufgabe für die Woche einplanen

Enthält ein Ticket mehrere Aufgaben, können diese getrennt eingeplant werden. So lässt sich ein umfangreiches Vorhaben in überschaubare Arbeitsschritte aufteilen.

• Suchen Sie das Ticket mit der gewünschten Aufgabe im Backlog.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Aufgabennamen.
• Alternativ ziehen Sie die betreffende Aufgabe in die Wochenplanung.
• Jede einzeln eingeplante Aufgabe wird als eigene Kachel dargestellt.

Eintrag für einen Arbeitstag einplanen

Aus der Wochenplanung heraus legen Sie fest, an welchem Tag und mit welchem Zeitanteil Sie an einem Eintrag arbeiten möchten. Gerade bei größeren Aufgaben wird nur der für diesen Tag vorgesehene Anteil geplant.

• Wählen Sie auf der Kachel das gewünschte Datum aus.
• Tragen Sie die geplanten Minuten ein, beispielsweise 120 Minuten für zwei Stunden.
• Klicken Sie auf "Einplanen".
• Für den heutigen Tag erscheint die Kachel anschließend in "Heute geplant".
• Beim Drag & Drop nach "Heute geplant" werden Sie nach der vorgesehenen Stundenzahl gefragt.

Tages- und Wochenkapazität prüfen

Die Kapazitätsanzeige vergleicht Ihre geplante Zeit mit den in der Zeiterfassung hinterlegten Sollstunden. So erkennen Sie frühzeitig, ob ein Tag oder eine Woche zu voll geplant wurde.

• "Geplant" ist die Summe der vorgesehenen Scrum-Zeiten.
• "Kapazität" entspricht der hinterlegten Sollzeit des Benutzers.
• "Gebucht" zeigt die bereits tatsächlich erfasste Arbeitszeit.
• "Planungsrest" zeigt die noch verfügbare Zeit.
• Eine farbige Hervorhebung weist auf eine Überplanung hin, verhindert die Planung aber nicht.

Arbeit an einer Kachel starten

Wenn Sie mit einer geplanten Arbeit beginnen, verschieben Sie die Kachel in den Bearbeitungsstatus. Dadurch bleibt für alle Beteiligten sichtbar, woran aktuell gearbeitet wird.

• Klicken Sie auf "Starten" oder ziehen Sie die Kachel nach "In Bearbeitung".
• Die Kachel wechselt in die entsprechende Spalte.
• Die ursprüngliche geplante Zeit bleibt erhalten.
• Bei Bedarf können Sie bereits eine kurze Fortschrittsnotiz eintragen.

Tagesziel erreichen

"Tagesziel erreicht" bedeutet, dass der für heute geplante Arbeitsschritt geschafft wurde. Die zugrunde liegende Aufgabe muss dadurch noch nicht vollständig erledigt sein.

• Tragen Sie optional ein, was an diesem Tag erreicht wurde.
• Klicken Sie auf "Tagesziel erreicht" oder ziehen Sie die Kachel in die entsprechende Spalte.
• Die Kachel wird als erfolgreiches Tagesergebnis dargestellt.
• Eine umfangreiche Aufgabe kann an einem späteren Tag mit einem neuen Zeitanteil weiterbearbeitet werden.

Aufgabe vollständig erledigen

Verwenden Sie "Aufgabe erledigt" nur dann, wenn die einzelne Release Manager-Aufgabe tatsächlich abgeschlossen ist. Diese Aktion unterscheidet sich bewusst vom Erreichen eines Tagesziels.

• Prüfen Sie, ob keine weitere Arbeit an der Aufgabe notwendig ist.
• Ergänzen Sie bei Bedarf eine abschließende Notiz.
• Klicken Sie auf "Aufgabe erledigt".
• Die Aufgabe wird im Release Manager als erledigt gekennzeichnet.
• Bei einem noch offenen Gesamtvorhaben können weitere Aufgaben unabhängig davon weitergeplant werden.

Langfristige Aufgaben sinnvoll bearbeiten

Eine große Aufgabe kann viele Stunden oder mehrere Wochen beanspruchen. In diesem Fall planen Sie nicht die gesamte Schätzung für einen einzelnen Tag, sondern jeweils einen realistischen Arbeitsabschnitt.

• Planen Sie beispielsweise zwei Stunden für den heutigen Arbeitsschritt ein.
• Dokumentieren Sie anschließend, welcher Teil erreicht wurde.
• Wählen Sie "Tagesziel erreicht", wenn der geplante Abschnitt geschafft ist.
• Planen Sie für den nächsten Arbeitstag einen neuen Zeitanteil.
• Erst nach dem vollständigen Abschluss verwenden Sie "Aufgabe erledigt".

Eintrag zurück in die Wochenplanung legen

Kann eine heute geplante Arbeit nicht mehr bearbeitet werden, legen Sie sie zurück in die Wochenplanung. Die bisher geplante Tageszeit wird dabei zurückgesetzt.

• Klicken Sie auf "Zurück in die Wochenplanung".
• Alternativ ziehen Sie die Kachel in die Spalte "Diese Woche".
• Die Kachel ist anschließend nicht mehr für den heutigen Tag eingeplant.
• Bei einer erneuten Tagesplanung müssen Datum und Zeit neu festgelegt werden.
• Dadurch wird kein veralteter Zeitwert versehentlich wiederverwendet.

Eintrag aus der Woche entfernen

Wenn ein Ticket oder eine Aufgabe in der aktuellen Woche nicht mehr bearbeitet werden soll, kann die Sprintzuordnung entfernt werden. Der Release Manager-Eintrag selbst bleibt bestehen.

• Klicken Sie auf "Aus Woche entfernen".
• Alternativ ziehen Sie die Kachel zurück in den Backlog.
• Der Eintrag steht anschließend wieder für eine spätere Wochenplanung bereit.
• Bereits dokumentierte Release Manager-Informationen und gebuchte Zeiten bleiben erhalten.

Drag & Drop bei langen Listen verwenden

Auch bei vielen Kacheln können Sie Einträge per Drag & Drop verschieben. Während des Ziehens scrollt die Ansicht automatisch, wenn Sie sich dem oberen oder unteren Fensterrand nähern.

• Halten Sie die gewünschte Kachel mit der Maus fest.
• Bewegen Sie die Kachel zum oberen oder unteren Rand, um automatisch zu scrollen.
• Die Planungsspalten reichen bis zur Höhe der längsten Spalte.
• Legen Sie die Kachel in der gewünschten Spalte oder vor einer Kachel derselben Priorität ab.

Offene Tagesplanungen übernehmen

Nicht abgeschlossene Tagesplanungen der letzten 31 Tage werden gesondert angezeigt. Sie entscheiden bewusst, wie mit jedem offenen Eintrag weitergearbeitet werden soll.

• Wählen Sie "Heute neu einplanen" und geben Sie eine neue Zeit an.
• Alternativ wählen Sie ein anderes Datum und einen neuen Zeitanteil.
• Mit "Zurück in die aktuelle Woche" bleibt der Eintrag zunächst ohne Tageszeit in der Wochenplanung.
• Vorhandene Fortschrittsnotizen bleiben für die weitere Bearbeitung nachvollziehbar.

Geplante und gebuchte Zeit vergleichen

Auf Tageskacheln werden Plan- und Ist-Zeit gegenübergestellt. Der Vergleich dient als Planungshilfe und nicht als Bewertung der Arbeitsleistung.

• "Plan" zeigt den für diesen Tag vorgesehenen Zeitanteil.
• "Gebucht" zeigt die in der Zeiterfassung erfasste Zeit.
• "Offen" zeigt die verbleibende Zeit innerhalb der Planung.
• "Über Plan" weist darauf hin, dass mehr Zeit gebucht wurde als vorgesehen.
• Bei mehreren Aufgaben desselben Release Manager wird die Ist-Zeit gemeinsam am Ticket angezeigt, da die Zeitbuchung nicht auf einzelne Aufgaben verteilt werden kann.

Shortinfo zur Wochenplanung

Die Shortinfo kann darauf hinweisen, dass sich mehr offene Einträge als vorgesehen in der aktuellen Wochenplanung befinden. Der festgelegte Grenzwert dient als Orientierung für eine realistische Planung.

• Ein gesamtes Ticket zählt als ein offener Eintrag.
• Separat eingeplante Aufgaben zählen jeweils einzeln.
• Ein erreichtes Tagesziel zählt weiter, solange die Aufgabe noch offen ist.
• Erledigte Aufgaben und entfernte Zuordnungen werden nicht gezählt.
• Die Meldung verschwindet, sobald die Anzahl wieder innerhalb des Grenzwerts liegt.

KPI- und BI-Auswertung öffnen

Die KPI-/BI-Auswertung stellt die Scrum-Planung in Kennzahlen und Diagrammen dar. Damit lassen sich geplante Arbeit, gebuchte Zeiten und erreichte Tagesziele über einen ausgewählten Zeitraum betrachten.

• Öffnen Sie die KPI-/BI-Auswertung.
• Wählen Sie die App beziehungsweise den Bereich "Release Manager".
• Fügen Sie die gewünschte Scrum-Kennzahl oder das gewünschte Scrum-Diagramm hinzu.
• Speichern Sie die Zusammenstellung, wenn sie regelmäßig verwendet werden soll.

KPI-Auswertung filtern

Die Scrum-Kennzahlen können auf bestimmte Kunden, Projekte, Mitarbeiter, Abteilungen, Prioritäten und Zeiträume eingegrenzt werden. So erstellen Sie sowohl persönliche als auch projektbezogene Auswertungen.

• Wählen Sie den gewünschten Zeitraum.
• Grenzen Sie die Auswertung bei Bedarf auf einen Kunden oder ein Projekt ein.
• Wählen Sie einzelne Mitarbeiter oder eine Abteilung aus.
• Verwenden Sie den Prioritätsfilter, um beispielsweise nur dringende Release Manager auszuwerten.
• Entfernen Sie Filter, um wieder die Gesamtansicht zu erhalten.

Geplante Stunden in der KPI-Auswertung

Die KPI "Scrum: Geplante Stunden" summiert die aktuell gespeicherten Zeitanteile der Tagesplanung. Zusätzliche Diagramme zeigen den Verlauf pro Tag oder Kalenderwoche.

• "Scrum: Geplante Stunden" zeigt die Summe im gewählten Zeitraum.
• "Scrum: Geplante Stunden pro Tag" stellt die tägliche Entwicklung dar.
• "Scrum: Geplante Stunden pro Woche" fasst die Werte nach Kalenderwochen zusammen.
• Zurück in die Woche gelegte Planungen mit zurückgesetzter Zeit werden nicht als aktuelle Planung gezählt.

Tatsächlich gebuchte Stunden auswerten

Die Scrum-Ist-Zeit stammt aus der Zeiterfassung. Berücksichtigt werden Zeitbuchungen, für die am selben Tag eine Scrum-Tagesplanung für denselben Benutzer und dasselbe Release Manager-Ticket vorhanden war.

• "Scrum: Tatsächlich gebuchte Stunden" zeigt die Summe im gewählten Zeitraum.
• "Scrum: Gebuchte Stunden im Verlauf" zeigt die zeitliche Entwicklung.
• Mehrere Aufgabenkacheln desselben Release Manager führen nicht zu einer doppelten Stundenbuchung.
• Projekt-, Benutzer- und Zeitraumfilter werden auf die Ist-Zeit angewendet.

Tagesziele und erledigte Aufgaben auswerten

Die KPI unterscheidet zwischen einem erreichten Tagesziel und einer vollständig erledigten Aufgabe. Dadurch werden auch Fortschritte bei langfristigen Aufgaben sichtbar.

• "Scrum: Erreichte Tagesziele" zählt Tagesziele und vollständig erledigte Aufgaben.
• "Scrum: Erledigte Aufgaben" zählt nur vollständig abgeschlossene Einzelaufgaben.
• Ein erreichtes Tagesziel bedeutet nicht automatisch, dass das gesamte Ticket erledigt ist.
• Verwenden Sie die Werte, um Planungsfortschritte und nicht ausschließlich Endabschlüsse zu betrachten.

Eingeplante Release Manager und Aufgaben auswerten

Die KPI zeigt, wie viele vollständige Release Manager und wie viele einzelne Aufgaben in die Tagesplanung aufgenommen wurden. Dadurch lässt sich erkennen, ob überwiegend auf Ticket- oder Aufgabenebene geplant wird.

• "Scrum: Eingeplante Release Manager" zählt Planungen vollständiger Release Manager-Release Manager.
• "Scrum: Eingeplante Aufgaben" zählt separat geplante Aufgaben.
• Die Werte beziehen sich auf den ausgewählten Zeitraum und die gesetzten Filter.
• Zurückgelegte Planungen werden nicht als aktive Planung gezählt.

Aktuelle Kapazitätsauslastung auswerten

Die KPI "Scrum: Aktuelle Kapazitätsauslastung in %" vergleicht die heutige Planung mit den Sollstunden der beteiligten Benutzer.

• 100 Prozent bedeutet, dass die verfügbare Sollzeit vollständig verplant ist.
• Weniger als 100 Prozent zeigt noch verfügbare Planungskapazität.
• Mehr als 100 Prozent zeigt eine Überplanung.
• Bei einem Projektfilter zeigt die KPI, welcher Anteil der vollständigen Kapazität für dieses Projekt vorgesehen ist.
• Berücksichtigt werden Benutzer mit einer heutigen Scrum-Planung und gültiger Sollzeit.

Sprintdurchsatz auswerten

Der Sprintdurchsatz zeigt, wie viele geplante Tagesergebnisse erreicht wurden. Gezählt werden sowohl erreichte Tagesziele als auch vollständig erledigte Aufgaben.

• "Scrum: Sprintdurchsatz" zeigt den Gesamtwert für den gewählten Zeitraum.
• "Sprintdurchsatz nach Projekt" verteilt die Ergebnisse auf Projekte.
• "Sprintdurchsatz nach Benutzer" zeigt die Zuordnung zu den planenden Mitarbeitern.
• "Sprintdurchsatz nach Priorität" zeigt die Verteilung auf die Prioritätsstufen.
• Die Kennzahl stellt erreichte Planungsschritte dar und ist nicht als alleinige Leistungsbewertung gedacht.

Beispiel für eine vollständige Tagesplanung

Ein Mitarbeiter plant drei kleinere Aufgaben mit jeweils zwei Stunden und zusätzlich zwei Stunden für einen Abschnitt einer umfangreichen Aufgabe. Die großen Aufgabe wird dabei nicht vollständig abgeschlossen, sondern bewusst schrittweise bearbeitet.

• Übernehmen Sie alle vier Aufgaben in die aktuelle Woche.
• Planen Sie für heute je Aufgabe 120 Minuten ein.
• Starten Sie die Aufgaben bei Beginn der Bearbeitung.
• Markieren Sie die drei vollständig abgeschlossenen Aufgaben als erledigt.
• Markieren Sie bei der umfangreichen Aufgabe nur das Tagesziel als erreicht.
• Planen Sie den nächsten sinnvollen Abschnitt der umfangreichen Aufgabe an einem späteren Tag neu ein.

Empfohlener täglicher Ablauf

Ein wiederkehrender Ablauf sorgt dafür, dass die Scrum-Ansicht aktuell bleibt und als verlässliche Unterstützung für den Arbeitstag genutzt werden kann.

• Prüfen Sie morgens offene Planungen aus vorherigen Tagen.
• Wählen Sie realistische Aufgaben und Zeitanteile für den heutigen Tag.
• Vergleichen Sie die Planung mit Ihrer Tageskapazität.
• Verschieben Sie begonnene Arbeiten nach "In Bearbeitung".
• Dokumentieren Sie am Ende eines Arbeitsschritts das erreichte Tagesziel.
• Legen Sie nicht bearbeitete Einträge zurück in die Woche oder planen Sie sie neu.

Hinweise für eine aussagekräftige Auswertung

Die Qualität der KPI-/BI-Auswertung hängt von einer konsistenten Nutzung der Planung und Zeiterfassung ab. Wenige klare Regeln reichen aus, um verlässliche Werte zu erhalten.

• Tragen Sie für Tagesplanungen immer einen realistischen Zeitanteil ein.
• Buchen Sie Arbeitszeiten auf das passende Release Manager-Ticket.
• Unterscheiden Sie konsequent zwischen Tagesziel und vollständig erledigter Aufgabe.
• Verschieben Sie nicht bearbeitete Planungen, statt sie im falschen Tagesstatus stehen zu lassen.
• Nutzen Sie Filter, wenn Sie unterschiedliche Projekte oder Teams miteinander vergleichen.