Einrichtungstutorial für die App DMS Dokumentenmanagement

Vorwort

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von tricoma hilft dir dabei, jederzeit den Überblick über deine Dokumente zu behalten. Du kannst Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und viele weitere Dateien einfach und schnell archivieren.

Die Dokumente lassen sich manuell hochladen, automatisch aus anderen tricoma-Apps übernehmen, per E-Mail weiterleiten oder über einen Einzugscanner einlesen. Dank der integrierten OCR-Funktion (Texterkennung) werden sie automatisch in durchsuchbaren Text umgewandelt.

Hinweis: Die Nutzung der OCR- und Scanverarbeitung kann zusätzliche Kosten verursachen. Die aktuellen Preise findest du in der Preisliste auf der tricoma-Webseite.

Achtung: Die App ist nicht für die Verwendung in Kombination mit Apple Mail vorgesehen.

Einrichtung

Bereich: Einstellungen → Flags

Der Bereich Flags gliedert sich in folgende Punkte:

• 1. Flags
• 2. Neues Flag anlegen

Mit Flags kannst du deine Dokumente farblich kennzeichnen, um sie schneller zu finden oder gezielt zu filtern. In der Standardauslieferung sind bereits einige Flags vorhanden, du kannst jedoch beliebig eigene hinzufügen.

Beispiel: Aktive Vertragsdokumente können mit einem „aktiv“-Flag markiert werden.

1. Einrichtung der Ordner und des Rechtesystems

Das tricoma DMS verwendet bewusst ein einstufiges Ordnersystem. Dadurch kannst du Dokumente bequem nach Kundennamen, Titeln oder sogar nach Textinhalten suchen.

Einige Apps – wie z. B. Rechnungen, Anschreiben oder Eingangsrechnungen – erstellen ihre eigenen Ordner automatisch und befüllen diese mit entsprechenden Inhalten.

Zusätzlich kannst du eigene Ordner anlegen, z. B. für Verträge oder Mitarbeiterunterlagen.

Jeder Ordner kann mit individuellen Zugriffsrechten (Benutzer, Dashboard-Abteilung oder Rechtegruppe) versehen werden. So steuerst du genau, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Dokumente hat.

Zur Konfiguration öffne die App DMS → Einstellungen → Ordner.

2. Einrichtung der Spooler: Funktionsweise und Logik

Der Spooler ist der zentrale Dokumentenverarbeiter im tricoma DMS. Egal ob Dokumente per Dateiupload, Scanner oder E-Mail importiert werden – der Spooler verarbeitet sie nach definierten Regeln.

Du kannst z. B. einen Spooler mit dem Titel „Rechnungseingang unbezahlt“ anlegen. Damit werden eingehende Dokumente automatisch in den Ordner Eingangsrechnungen verschoben und mit dem Flag „offen“ markiert.

3. Einrichtung des IKS

Das IKS (Internes Kontrollsystem) dient der Nachvollziehbarkeit und der Manipulationssicherheit deiner Dokumente.

Für bestimmte Apps – z. B. Rechnungen – werden dabei automatisch Duplikate angelegt, um rechtliche Vorgaben zur Archivierung zu erfüllen.

Du kannst das IKS auch manuell für andere Apps aktivieren. Nach der Aktivierung können Dokumente in diesen Apps nicht mehr gelöscht werden.

Wichtig: Das Aktivieren des IKS kann nicht rückgängig gemacht werden.

4. Einrichtung der Schnittstelle zu tricoma fulfillment

Dienste wie die Texterkennung (OCR), der E-Mail-Eingang und der Dokumentenimport über Scanner laufen über tricoma fulfillment.

Um diese Funktionen zu nutzen, musst du in den Einstellungen → Allgemeine Einstellungen festlegen, welche Schnittstelle für die Verarbeitung verwendet werden soll.

5. Allgemeine Einstellungen

Im Bereich Allgemeine Einstellungen findest du zentrale Optionen für das DMS.

Verfügbare Einstellungen:

• 5.1 tricoma fulfillment-Schnittstelle: Optional, aber erforderlich für Hardware-Dokumentenscanner und OCR-Funktionen.
• 5.2 Dokumente trotz Dateischutz verschieben: Aktiviert die Möglichkeit, geschützte Dokumente in andere Ordner zu verschieben.

6. Einrichtung des Hardwarescanners

Wenn du den offiziellen tricoma Hardwarescanner nutzt, musst du keine zusätzliche Einrichtung vornehmen. Nach dem Kauf im tricoma-Store wird er von tricoma vorkonfiguriert und ausgeliefert.

7. Einrichtung der OCR und OCR-Regeln

Die OCR-Funktion (Texterkennung) ist eine der wichtigsten Komponenten des DMS. Da sie sehr ressourcenintensiv ist, wird sie über die tricoma fulfillment-Server ausgeführt.

Die Aktivierung erfolgt in den DMS-Einstellungen unter OCR. Hier kannst du festlegen, für welche Apps der Dienst aktiviert werden soll.

Wir empfehlen, die OCR mindestens für die App DMS zu aktivieren, um alle importierten Dokumente (E-Mail, Upload, Scanner) automatisch zu verarbeiten. Nur mit aktiver OCR können spätere Funktionen – wie die Eingangsrechnungsverwaltung – optimal genutzt werden.

8. Einrichtung des E-Mail-Eingangs

Über den E-Mail-Eingang der DMS-App kannst du Dokumente wie Rechnungen einfach an deine persönliche @tricoma-dms.de-Adresse weiterleiten.

PDF-Dokumente im Anhang werden automatisch in das DMS importiert. Der E-Mail-Inhalt selbst wird nicht ausgewertet und verworfen.

Weitere Tutorials

Weitere hilfreiche Anleitungen findest du hier:

• Nutzung des Dokumentenmanagements (DMS)
• Einrichtung eines Dokumentenscanners
• Empfohlene Dokumentenscanner für die Dokumentenarchivierung