Revisionssichere Dokumentenarchivierung

Rechtsgrundlagen der revisionssicheren Archivierung

Es gibt zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten und geschäftsrelevanten Unterlagen vorschreiben. Hier findest du einen Auszug der wichtigsten Rechtsgrundlagen:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Handelsgesetzbuch (HGB) §§ 238, 239, 257
• Abgabenordnung (AO) § 147
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
• Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Bundes- und Landesdatenschutzgesetze (BDSG, LDSG)
• Signaturgesetz (§ 15)
• Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen (KonTraG)
• Sarbanes-Oxley-Act (SOX)
• Basel-II-Richtlinie

Diese Regelwerke definieren, wie elektronische Daten aufzubewahren, zu schützen und im Bedarfsfall nachvollziehbar bereitzustellen sind.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass alle gespeicherten Dokumente dauerhaft nachvollziehbar und unveränderbar bleiben. Für dich bedeutet das konkret:

• Dokumente dürfen nicht nachträglich verändert werden können.
• Dokumente dürfen nicht verloren gehen oder gelöscht werden.
• Änderungen oder Versionen müssen protokolliert und abrufbar bleiben.

Damit wird gewährleistet, dass dein digitales Archiv sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch bei Prüfungen oder Nachweisen jederzeit Bestand hat.

Wie tricoma die revisionssichere Archivierung sicherstellt

tricoma erfüllt alle relevanten Vorgaben der GoBD und sorgt dafür, dass deine Dokumente rechtssicher archiviert und zuverlässig geschützt werden.

Folgende Mechanismen gewährleisten die Revisionssicherheit:

• Redundante Speicherung: Alle PDF-Dokumente und Belege aus der Kasse werden zusätzlich im DMS hinterlegt.
• Integritätsprüfung: Jede Datei wird automatisch auf Veränderungen geprüft, um Manipulationen auszuschließen.
• Unveränderlichkeit gemäß GoBD: Die Archivierung entspricht den Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 / 2014 / 0353090).

Damit bist du auf der sicheren Seite – sowohl im Hinblick auf rechtliche Anforderungen als auch auf interne Nachvollziehbarkeit.