Mithilfe dieser App gibt es kein "Hab ich nicht gewusst" bei Ihren Mitarbeitern.
Denn mit dem Info-Manager von tricoma haben Sie die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter und Kunden immer auf dem Laufenden zu halten.
Hauptbereiche
Die App Info-Manager ist in folgende Bereiche Aufgeteilt:
1. Einstellungen
2. Übersicht
3. Verwaltung
4. Hinzufügen einer neuen Information
1. Einstellungen
In diesen Bereich werden die Einstellungen hinterlegt.
Hier gibt es folgende Bereiche:
1.1 Allgemeine Einstellungen
1.2 Zielgruppen
1.3 Kategorien
1.1 Allgemeine Einstellungen
Hier gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten
a) Standard Zielgruppe:
b) Standard Kategorie:
c) Im Kundenlogin immer nur die letzte Version einer Info ausgeben?
a) Standard Zielgruppe:
Hier wird festgelegt welche Gruppe Standardmäßig für Informationen hinterlegt werden soll.
Vorraussetzung ist hierfür das die Zielgruppe zuvor definiert worden ist.
b) Standard Kategorie:
Hier wird festgelegt welche Kategorie Standardmäßig für Informationen hinterlegt werden soll.
Vorraussetzung ist hierfür das die Kategorie zuvor definiert worden ist.
c) Im Kundenlogin immer nur die letzte Version einer Info ausgeben?
Mit dieser Einstellung wird festgelegt das im Kundelogin nur die neueste Information ausgegeben wird.
Es kann unter Umständen vorkommen das sich Informationen ändern.
Wenn der Haken nicht gesetzt ist wird die Historie mit ausgegeben.
1.2 Zielgruppen
Hier gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten
a) Zielgruppen anlegen:
b) Neue Zuordnung:
a) Zielgruppen anlegen:
Mit dieser Einstellung können Sie Zielgruppen definieren.
Zum Beispiel könnte man folgende Zielgruppen definieren:
- Alle Mitarbeiter
- Support
- Lager
- Marketing
- Technik
- Abteilungsleiter
- Geschäftsführung
Die Zielgruppen lassen sich natürlich im Nachgang auch noch editieren.
b) Neue Zuordnung:
Mit der Zuordnung können Sie bestimmen ob sich Kunden, Kundengruppen, tricoma Benutzergruppen, Dashobard Gruppen oder tricoma Benutzer sich in der Zielgruppe befinden.
So können Sie sicherstellen das die Informationen die eingetragen werden auch die richtigen Mitarbeiter erreichen.
Um Interne Informationen schnell den Mitarbeitern zugänglich zu machen, empfiehlt es sich die tricoma Benutzer in der Adminsitration gleich einer richtigen Benutzergruppe zuzuteilen.
1.3 Kategorien
Hier gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten
a) Kategorien anlegen:
a) Kategorien anlegen:
Hier legen Sie Kategorien für die Informationen fest.
Zum Beispiel könnte man folgende Kategorien definieren:
- Rundschreiben (Für Kunden)
- Neue Mitarbeiter (Hier werden Grundsätliche Unternehmensinformationen zusammengefasst)
- Personalthemen (Diese Kategorie wäre für die Zielgruppe Abteilungsleiter und Geschäftsführung bestimmt)
2. Übersicht
Hier finden Sie die zentrale Übersicht aller erstellten Dokumente.
Jeder Mitarbeiter kann hier die relevanten Daten Filtern und sich die Dokumente anschauen.
Hier gibt es folgende Filtermöglichkeiten:
2.1 Titel:
2.2 Nur nicht akzeptierte Info's
2.3 Kategorie:
2.4 Nur ungelesene Infos's
2.1 Titel:
Mit dem Suchfeld können Informationen aufgrund Ihres Titels gesucht werden.
2.2 Nur nicht akzeptierte Info's
Mit diesem Filter kann man sich nicht akzeptierte Info's anzeigen lassen.
Sie können bei den Informationen Einstellen ob diese auch aktzeptiert werden soll.
Beispielsweise bei Arbeitsanweisungen sollten die Informationen auch aktiv vom Benutzer aktzeptiert werden.
2.3 Kategorie:
Über dieses Dropdownmenü können Sie sich gezielt Informationen aus einer bestimmten Kategorie anzeigen lassen.
2.4 Nur ungelesene Infos's
Mit diesem Filter können Sie sich nur "ungelesene" Informationen anzeigen lassen.
Wenn Sie beispielsweise neu in das Unternehmen kommen und sich die Informationen anzeigen lassen möchten die Sie noch nicht "abgearbeitet" haben, haben Sie hier die Möglichkeit diese sich anzeigen zu lassen.
Durch Doppelklick oder klick auf "details" können die Informationen geöffnet werden.
3. Verwaltung
In diesem Bereich können Sie neue Informationen hinterlegen oder erstellte bearbeiten.
Hier gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten:
3.1 Titel
3.2 Kategorie
3.3 Zielgruppen
3.4 Grünes Plus / Hinzufügen
3.1 Titel
Über das Suchfeld Titel können Sie nach erstellten Informationen suchen.
3.2 Kategorie
Über das Dropdownmenü Kategorie können Sie sich Information in der Abhängigkeit von der Kategorie anzeigen lassen.
3.3 Zielgruppen
Über das Dropdownmenü Zielgruppen können Sie sich Informationen in der Abhängigkeit von der Zielgruppe anzeigen lassen.
3.4 Grünes Plus / Hinzufügen
Hier können Sie neue Informationen hinzufügen.
Beim Hinzufügen haben Sie die Möglichkeit einen Titel anzugeben.
Beim Hinzufügen haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:
4.1 Allgemeine Daten
4.2 Info
4.3 Zielgruppen
4.4 Empfängerliste
4.1 Allgemeine Daten
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
a) Titel:
b) Erzwungene Daten zur Bestätigung:
b.1) Unterschrift erzwungen:
b.2) Upload erzwungen:
b.3) Mögliche Dateiformate:
c) Einstellungen:
c.1) Verwantwortlich:
c.2) Kategorie:
c.3) Version:
c.4) Neue Empfänger erhalten:
d) Interne Beschreibung
a) Titel:
Hier haben Sie die Möglichkeit den Titel der Information zu editieren.
b) Erzwungene Daten zur Bestätigung:
b.1) Unterschrift erzwungen:
Soll die Utnerschrift zwingend erforderlich sein?
Diese Einstellung macht Sinn wenn es sich beispielsweise um eine Firmeninterne sehr wichtige Information / Arbeitsanweisung handelt.
b.2) Upload erzwungen:
Soll der Upload eines Dokumentes zwingend erforderlich sein?
Wenn beispielsweise zu einem Vorgang ein Diagramm erforderlich ist, muss das mit dieser Einstellung auch hochgeladen werden.
b.3) Mögliche Dateiformate:
Hier können Sie Werte mit , getrennt angeben. z. B. jpg,png,pdf
c) Einstellungen:
c.1) Verwantwortlich:
Welcher Mitarbeiter ist für das Dokument verantwortlich?
c.2) Kategorie:
In welche Kategorie soll die Information hinterlegt werden?
c.2) Version:
Die Versionierung zählt nach allen Änderungen nach oben.
c.3) Neue Empfänger erhalten:
Definieren Sie welche Informationen neue Benutzer erhalten sollen.
Beispiel:
- Die letzte Version: Sie möchten über diese Information die letzte Betriebsordnung bereit stellen, so sollten Sie diese Option aktivieren. Somit würde auch jeder neue Mitarbeiter diese Information erhalten.
- Nur neue Informationen: Nutzen Sie diese Information aber für Neuerungen im Unternehmen, so macht dies vielleicht nur bedingt Sinn das ein neuer Mitarbeiter beim Beginn im Unternehmen auch die letzte Info erhält.
d) Interne Beschreibung
Hier hinterlegen Sie die interne Beschreibung für die Information.
4.2 Info
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
a) Informationen:
b) Neue Information eintragen:
a) Informationen:
Hier haben Sie die Möglichkeit die Information zu editieren.
Sie haben die Möglichkeit die Information als Text zu hinterlegen, eine interne Anmerkung zu hinterlegen und ein Dokument hinzuzufügen.
b) Neue Information eintragen:
Hier haben Sie die Möglichkeit eine neue Information zu hinterlegen oder die alte zu erneuern.
Sie haben die Möglichkeit die Versionsnummer auszuwählen.
4.3 Zielgruppen
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
a) Zielgruppen:
b) Neue Zielgruppe eintragen:
a) Zielgruppen:
Hier sehen Sie die Übersicht der eingetragenen Zielgruppen.
b) Neue Zielgruppe eintragen:
Hier haben Sie die Möglichkeit die Zielgruppe für die Information festzulegen.
4.4 Empfängerliste
Hier haben Sie die Übersicht welche Mitarbeiter / Kunden die Informationen bekommen.
Die Übersicht ist davon abhängig welche Zielgruppen zuvor definiert worden sind.
Weitere Schritte
Für das Infomanagment bedarf es einer groben Aufstellung der Zielgruppen, Kategorien und Allgemeinen Einstellungen.
Wenn Sie die Informationen nun der Zielgruppen und Kategorien hinzugefügt haben, hat jeder Mitarbeiter die Infos die er Benötigt.
Mit der Variable [infomanager] können die Informationen auch an die Kunden im tricoma Shop herausgegeben werden.
