Einrichtungstutorial: Kalender

In diesem Tutorial erfährst du, wie du die Funktionen des Kalenders in deinem tricoma System einrichtest und verwaltest.

Persönliche Einstellungen

Zugriffsrechte

Vorhandene Zugriffsrechte

Der Bereich Vorhandene Zugriffsrechte zeigt dir alle Benutzer aus dem tricoma System an, die aktuell Zugriff auf deinen Kalender haben.

Neben dem Benutzernamen siehst du in grüner Klammer, welche Berechtigungen dem jeweiligen Benutzer in deinem Kalender zugewiesen wurden.

Neue Zugriffsrechte

Im Bereich Neue Zugriffsrechte kannst du deinen Kalender für andere Benutzer im tricoma System freigeben.

Im Feld Benutzer wählst du über das Dropdown-Menü aus, welchem Benutzer du Zugriff auf deinen Kalender gewähren möchtest.

Verfügbare Rechte

• Für Benutzer mit Zugriffsrecht freigegebene Termine/Zeitanmerkungen einsehen: Dieses Recht ist immer aktiv und kann nicht deaktiviert werden.
• Termine/Zeitanmerkungen eintragen: Ermöglicht dem Benutzer, neue Einträge in deinem Kalender anzulegen.
• Für Benutzer mit Zugriffsrecht freigegebene Termine/Zeitanmerkungen bearbeiten/löschen: Ermöglicht dem Benutzer, Einträge in deinem Kalender zu bearbeiten oder zu löschen.

Kalenderoptionen

In den Kalenderoptionen kannst du hauptsächlich Einstellungen für deine Terminerinnerungen vornehmen.

„E-Mail-Adresse“ & „Handynummer“

Diese Daten werden hier nicht mehr direkt gepflegt. Sie werden automatisch aus den entsprechenden Feldern unter System > Meine Daten > Einstellungen > Allgemeine Einstellungen übernommen.

Terminerinnerungen und Kalenderoptionen

Wochen- und Monatsaufgaben per E-Mail erinnern

Wenn Aufgaben über die App Organisator erstellt werden, wirst du am Stichtag per E-Mail an die Fälligkeit erinnert, sofern dieser Schalter aktiviert ist.

Standard Terminerinnerungseinstellungen

Über das Dropdown-Menü kannst du festlegen, wie lange vor Beginn eines Termins du per Shortinfo erinnert werden möchtest.

Standard E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen

Über das Dropdown-Menü kannst du festlegen, wie lange vor Beginn eines Termins du per E-Mail informiert werden möchtest.

Standard SMS-Benachrichtigungseinstellungen

Über das Dropdown-Menü kannst du festlegen, wie lange vor Beginn eines Termins du per SMS informiert werden möchtest.

Standardansicht des Kalenders

Hier kannst du die Standardansicht des Kalenders festlegen, die angezeigt wird, wenn du die App öffnest.

Aufgaben

Die Aufgabenverwaltung wurde aus der App entfernt.

Verwende stattdessen die Aufgabenverwaltung der App Organisator.

Kalender einsehen

Kalenderübersicht

Über Kalender einsehen erhältst du einen Überblick über deine hinterlegten Termine. Je nach zuvor getroffener Standardkonfiguration siehst du eine Monats-, Wochen- oder Tagesübersicht. Unabhängig vom definierten Standard kannst du die Ansicht über die Kalender-Icons (Punkt 1 im Screenshot) wechseln.

Punkt 2 im Screenshot zeigt dir je nach Ansicht den aktuellen Monat, die Kalenderwoche oder den Tag, in dem sich die angezeigten Termine befinden. Über die Pfeilsymbole links und rechts kannst du z. B. in den Vormonat oder den kommenden Monat wechseln.

Unter Punkt 3 im Screenshot kannst du dir den Kalender anderer Benutzer anzeigen lassen. Beachte, dass hier nur Benutzer angezeigt werden, die dir Einsicht auf ihren Kalender gewähren.

Über Punkt 4 kannst du die angezeigte Zeitspanne je nach Ansicht ändern.

Der Button Auswählen übernimmt die Anpassungen unter Punkt 3 und 4.

Termin einstellen

Je nach aktueller Ansicht gibt es verschiedene Wege, einen Termin über die Kalender App einzustellen.

Monatsansicht

In der Monatsansicht findest du am oberen rechten Eck ein „+“-Symbol, das das Fenster zur Terminerstellung öffnet.

Wochenansicht

Die Wochenansicht stellt die Tage der aktuell ausgewählten Kalenderwoche in Spalten dar. In der Kopfzeile findest du rechts neben dem Wochentag das „+“-Symbol, das das Fenster zur Terminerstellung öffnet.

Tagesansicht

Die Tagesansicht ist ähnlich wie die Wochenansicht aufgebaut. Hier werden zusätzlich die Anmerkungen der hinterlegten Termine angezeigt. Das „+“-Symbol findest du hier neben den Icons zum Wechseln der Ansicht.

Zusätzlich findest du in der Tagesansicht unter der Tabelle Felder, in denen du Notizen hinterlegen kannst. Oberhalb der Tabelle gibt es ein Icon, mit dem du eine Druckansicht des ausgewählten Tages öffnen und ausdrucken kannst.

Anmerkung (privat)

Im Feld Anmerkung (privat) kannst du eine private Tagesanmerkung eintragen. Diese wird in der Tagesdetailansicht, der Tagesdruckansicht oder der Monatsübersicht angezeigt. Die Anmerkung ist nur für den Besitzer des Kalenders lesbar.

Anmerkung (öffentlich)

Im Feld Anmerkung (öffentlich) kannst du eine öffentliche Tagesanmerkung eintragen. Diese wird in der Tagesdetailansicht, der Tagesdruckansicht oder der Monatsübersicht angezeigt und ist für jeden Kalenderberechtigten lesbar.

Notiz (privat)

In diesem Feld kannst du eine private Notiz zu diesem Tag eintragen. Sie kann nur der Besitzer des Kalenders lesen und ist nur in der Tagesdetailansicht oder der Tagesdruckansicht einsehbar.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

HTML Editor aktivieren

Aktiviert den HTML Editor im Textfeld beim Einstellen eines Termins.

"Tageshinweis eintragen" beim Anlegen eines Termins immer aktiv

Wird der Schalter aktiviert, ist beim Anlegen eines Termins der Schalter „Tageshinweis eintragen“ automatisch aktiviert. Sollte das für einen bestimmten Termin nicht gewünscht sein, kann der Schalter manuell deaktiviert werden.

WICHTIG: Tageshinweise werden nur beim Verwenden der App Zeiterfassung ausgegeben.

Standardterminerinnerung per E-Mail

Über das zugehörige Dropdown kannst du eine Zeitspanne festlegen, in der Benutzer vor Beginn eines Termins per E-Mail informiert werden.

Zugriffsrechte

Der Bereich Zugriffsrechte ist nahezu identisch zum gleichnamigen Bereich in den persönlichen Einstellungen.

Ein Administrator kann hier Zugriffsrechte für andere Benutzer anpassen oder vergeben.

Hinzu kommen hier nur die folgenden Felder:

Benutzer auf welchen zugegriffen werden darf

Hier wird festgelegt, auf welchen Kalender Zugriff gewährt wird.

Benutzer welcher Zugriff bekommt

Hier kann hinterlegt werden, welcher Benutzer Zugriff auf den Kalender des zuvor definierten Benutzers bekommt.

Gruppe welche Zugriff bekommt

Hier kann hinterlegt werden, welche Benutzergruppe Zugriff auf den Kalender des zuvor definierten Benutzers bekommt.

Es ist wichtig, vor dem Speichern festzulegen, ob einem anderen Benutzer oder einer Gruppe Zugriff gewährt wird. Standardmäßig ist "Benutzer" immer vorausgewählt.

Alle weiteren Felder wurden bereits im Bereich Persönliche Einstellungen beschrieben.

Benutzereinstellungen

Im Bereich Benutzereinstellungen kannst du für jeden im System hinterlegten Benutzer festlegen, ob dieser am Tag der Fälligkeit einer Wochen- oder Monatsaufgabe eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten soll.

Mailvorlagen

Hier kannst du Mailvorlagen erstellen, die beim Versenden einer Terminbestätigung oder eines Anschreibens für eine Terminbestätigung verwendet werden. Da in diese Vorlagen Variablen eingebaut werden können, findest du unter den Editoren der Vorlagen eine Liste gängiger Variablen, die du in die Vorlage einbauen kannst.

Modulanbindung

Hast du in deinem tricoma System weitere Apps installiert, die mit der Kalender App kommunizieren können, kannst du hier die Verbindung aktivieren oder deaktivieren.

Favoriten

Unter Favoriten kannst du diverse Links im System hinterlegen, die für deine Mitarbeiter nützlich sind. So können diese jederzeit wiedergefunden und von jedem abgerufen werden.

Über das „+“-Symbol unten rechts kannst du einen neuen Link anlegen. In der Erstellungsmaske kannst du den neuen Link einer bereits definierten Kategorie zuordnen, einen Titel vergeben, die URL hinterlegen, ein Icon für die Übersicht festlegen und eine Beschreibung hinzufügen.

Favoriten-Kategorien

Hier kannst du Kategorien für deine Favoriten anlegen.

Der Prozess ähnelt dem Anlegen von Produktkategorien.

Du kannst Kategorien als Haupt- oder Unterkategorien definieren und die Reihenfolge über die Vergabe einer Priorität bestimmen (je niedriger die Zahl, desto weiter oben wird der Eintrag angezeigt).

Zusätzlich hast du die Möglichkeit, Favoriten auf deinem tricoma Desktop anzeigen zu lassen, um schneller auf diese zugreifen zu können. Aktiviere hierzu einfach den Schalter neben der entsprechenden Kategorie.

Google Kalender

tricoma bietet dir die Möglichkeit, deinen tricoma Kalender mit einem Google Kalender zu verbinden. Hierfür gibt es die App Google Kalender.

Mehr Informationen hierzu findest du im Tutorial Einrichtung des Kalenders bei Google