Einrichtungstutorial: Kalender

Persönliche Einstellungen

Zugriffsrechte

Der Bereich vorhandene Zugriffsrecht zeigt Ihnen sämtliche Benutzer aus dem tricoma System an, welche derzeit Zugriff auf Ihren Kalender haben.

Neben dem Benutzernamen sehen Sie in grün eingeklammert, welche Berechtigungen dem Benutzer in Ihrem Kalender zugewiesen wurden.

Im Bereich neue Zugriffsrechte können Sie Ihren Kalender für andere Benutzer im tricoma System freigeben.

Im Feld „Benutzer“ können Sie über das Dropdown auswählen, welchem Benutzer Sie zugriff auf Ihren Kalender gewähren möchten.

Dieses Recht ist immer Aktiv und kann auch nicht deaktiviert werden.

Gibt dem Benutzer das Recht neue Einträge in Ihrem Kalender anzulegen.

Gibt dem Benutzer das Recht Einträge in Ihrem Kalender zu bearbeiten oder zu löschen.

Kalenderoptionen

Hier können Benutzer hauptsächlich Einstellungen bezüglich ihrer Terminerinnerungen treffen.

„Ihre Mail Adresse“ & „Ihre Handynummer“

Diese Daten werden hier nicht mehr gepflegt, sondern werden aus den entsprechenden Feldern unter „System > Meine Daten > Einstellungen > Allgemeine Einstellungen“ gezogen.

Werden Aufgaben über die App Organisator eingestellt, wird man am Stichtag über die Fälligkeit der Aufgabe per Mail hingewiesen wenn dieser Schalter aktiv ist.

Über das zugehörige Dropdown kann man eine Zeitspanne bestimmen, in der man vor dem Beginn eines Termins per Shortinfo darüber informiert wird.

Über das zugehörige Dropdown kann man eine Zeitspanne bestimmen, in der man vor dem Beginn eines Termins per Mail darüber informiert wird.

Über das zugehörige Dropdown kann man eine Zeitspanne bestimmen, in der man vor dem Beginn eines Termins per SMS darüber informiert wird.

Hierüber kann man die Standardansicht des Kalenders beim öffnen der App definieren.

Terminfinder

Der Terminfinder ist ein Tool, welches die Kalender aller ausgewählten Benutzer abgleicht, um im Anschluss Terminvorschläge zu bringen zu denen alle ausgewählten Mitarbeiter verfügbar sind.

Datum von/bis

Hier wird der Zeitraum in dem ein Termin gefunden werden soll definiert.

Täglicher Zeitrahmen

Hier wird die Tageszeit definiert in der ein Termin gefunden werden soll (in der Regel die gängigen Geschäftszeiten).

Mittagspause

Hier kann ein Zeitraum für die Terminfindung ausgeschlossen werden.

Termindauer

Hier wird festgelegt wie lange der Termin dauern wird.

Nur freie Uhrzeiten anzeigen

Ist der Schalter aktiv, werden nur in frage kommende Termin angezeigt.

Bleibt er inaktiv, werden die bereits bestehenden Termine der Kollegen angezeigt.

Wochenenden ausblenden

Dieser Schalter blendet Wochenenden bei der Terminfindung aus.

Feiertage ausblenden

Dieser Schalter blendet Feiertage bei der Terminfindung aus.

Hat man die Bedingungen definiert und unter „Mitarbeiter für Termin“ die Teilnehmer definiert, kann man die Suche nach einem freien Termin über den Button „Terminvorschläge anzeigen“ starten.

Im Anschluss werden freie Termine auf der Rechten Seite des Fensters angezeigt.

Neben den Vorschlägen findet sich die Schaltfläche „Teamaktivität anlegen“ über welche man den Termin dann einstellen kann.

Aufgaben

Die Aufgabenverwaltung wurde aus der App entfernt.

Verwenden Sie stattdessen die Aufgabenverwaltung der App Organisator.

Kalender einsehen

Kalenderübersicht

Über Kalender einsehen, erhalten Sie einen Überblick über ihre hinterlegten Termine. Je nach zuvor getroffener Standardkonfiguration sehen Sie eine Monats-, Wochen- oder Tagesübersicht. Unabhängig vom definierten Standard können Sie die Ansicht über die Kalender Icons (Punkt 1 im Screenshot) wechseln.

Punkt 2 im folgenden Screenshot zeigt Ihnen je nach Ansicht den aktuellen Monat, die Kalenderwoche oder den Tag in dem sich die angezeigten Termine befinden. Über die Pfeilsymbolen links und rechts kann man z.B. in den Vormonat oder den kommenden Monat wechseln.

Unter Punkt 3 im Screenshot kann man sich den Kalender anderer Benutzer anzeigen lassen. Bedenken Sie, das hier nur die Benutzer zur Verfügung stehen, welche Ihnen Einsicht auf den Kalender gewähren.

Über Punkt 4 kann man die angezeigte Zeitspanne je nach Ansicht ändern.

Der Button auswählen führt die Anpassungen unter Punkt 3 und 4 aus.

Termin einstellen

Je nach aktueller Ansicht, gibt es verschiedene Wege einen Termin über die Kalender App einzustellen.

Monatsansicht

In der Monatsansicht finden Sie am oberen rechten Eck ein „+“-Symbol welches das Fenster für die Terminerstellung öffnet.

Wochenansicht

Die Wochenansicht stellt die Tage der aktuell ausgewählten Kalenderwoche in spalten dar. In der Kopfzeile finden Sie rechts neben dem Wochentag wieder das „+“-Symbol, welches das Fenster für die Terminerstellung öffnet.

Tagesansicht

Die Tagesansicht ist ähnlich der Wochenansicht aufgebaut. Hier werden zusätzlich noch Anmerkungen der hinterlegten Termine ausgegeben. Das „+“-Symbol finden Sie hier neben den Icons zum wechseln der Ansicht.

Zusätzlich finden Sie in der Tagesansicht unter der Tabelle noch Felder, welche es Ihnen ermöglichen Notizen zu hinterlegen.
Oberhalb der Tabelle gibt es noch ein Icon, mit welchem Sie eine Druckansicht des ausgewählten Tages öffnen und ausdrucken können.

Anmerkung (privat)
Im Feld Anmerkung (privat) könnnen Sie eine private Tagesanmerkung eintragen.
Diese wird in der Tagesdetailansicht, der Tagesdruckansicht oder der Monatsübersicht ausgegeben. Die Anmerkung ist nur für den Besitzer des Kalenders lesbar.

Anmerkung (öffentlich)
Im Feld Anmerkung (öffentlich) könnnen Sie eine öffentliche Tagesanmerkung eintragen.
Diese wird in der Tagesdetailansicht, der Tagesdruckansicht oder der Monatsübersicht ausgegeben. Die Anmerkung ist für jeden Kalenderberechtigten lesbar

Notiz (privat)
In diesem Feld können Sie sich eine private Notiz zu diesem Tag eintragen.
Diese kann nur der Besitzer des Kalenders lesen und ist nur in der Tagesdetailansicht oder der Tagesdruckansicht einsehbar.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

HTML Editor aktivieren

Aktiviert den HTML Editor im Textfeld beim Einstellen eines Termins.

"Tageshinweis eintragen" beim Anlegen eines Termins immer aktiv

Wird der Schalter aktiviert, ist beim anlegen eines Termins der Schalter „Tageshinweis eintragen“ automatisch aktiviert. Sollte das für einen bestimmten Termin nicht gewünscht sein, kann der Schalter dann manuell auch deaktiviert werden.

WICHTIG: Tageshinweise werden nur beim Verwenden der App Zeiterfassung ausgegeben.

Standardterminerinnerung per E-Mail

Über das zugehörige Dropdown kann man eine Zeitspanne bestimmen, in der Benutzer vor dem Beginn eines Termins per Mail darüber informiert wird.

Zugriffsrechte

Der Bereich Zugriffsrechte ist nahezu identisch zum gleichnamigen Bereich in den persönlichen Einstellungen.

Hier hat ein Administrator die Möglichkeit, Zugriffsrechte für andere Benutzer anzupassen bzw. zu vergeben.

Hinzu kommen hier nur die folgenden Felder:

Benutzer auf welchen zugegriffen werden darf

Hier wird festgelegt, auf welchen Kalender zugriff gewährt wird.

Benutzer welcher Zugriff bekommt

Hier kann hinterlegt werden welcher Benutzer zugriff auf den Kalender des zuvor definierten Benutzers bekommt.

Gruppe welche Zugriff bekommt

Hier kann hinterlegt werden welche Benutzergruppe zugriff auf den Kalender des zuvor definierten Benutzers bekommt.

Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass man vor dem Speichern festlegt ob einem anderen Benutzer oder einer Gruppe zugriff gewährt wird. Benutzer ist hier standardmäßig immer vorausgewählt.

Alle weiteren Felder wurden bereits im Bereich Persönliche Einstellungen beschrieben.

Benutzereinstellungen

Im Bereich Benutzereinstellungen kann für jeden im System hinterlegten Benutzer definiert werden, ob dieser am Tag der Fälligkeit einer Wochen- oder Monatsaufgabe eine Email Benachrichtigung versendet werden soll.

Mailvorlagen

Hier können Sie Mailvorlagen erstellen, welche beim Versenden einer Terminbestätigung oder eines Anschreibens für eine Terminbestätigung verwendet wird. Da in diese Vorlagen Variablen eingebaut werden können, finden Sie unter den Editoren der Vorlagen eine Liste gängiger Variablen welche Sie in die Vorlage einbauen können.

Modulanbindung

Haben Sie in Ihrem tricoma System weitere Apps installiert, welche mit der Kalender App kommunizieren können, haben Sie hier die Möglichkeit die Verbindung zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Favoriten

Unter Favoriten können Sie diverse Links im System hinterlegen, welche für Ihre Mitarbeiter nützlich sind. Somit können diese jederzeit wieder gefunden werden und sich für jeden abrufbar.

Über das „+“-Symbol unten rechts, können Sie einen neuen Link anlegen. In der Erstellungsmaske können Sie die neuen Link einer bereits definierten Kategorie zuordnen, einen Titel vergeben, die URL hinterlegen, ein Icon für die Übersicht festlegen und eine Beschreibung hinzufügen.

Favoriten-Kategorien

Hier können Kategorien für Ihre Favoriten angelegt werden.

Der Prozess hierfür ähnelt dem Anlegen von Produktkategorien.

Sie können Kategorien als Haupt- oder Unterkategorien definieren und die Reihenfolge über die Vergabe einer Priorität (je niedriger die Zahl um so weiter oben der Eintrag) bestimmen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Favoriten auf Ihrem tricoma Desktop anzeigen zu lassen, um so schneller auf diese zugreifen zu können. Aktivieren Sie hierzu einfach den Schalter neben der vorhandenen Kategorie.

Google Kalender

tricoma bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit Ihren tricoma Kalender mit einem Google Kalender zu verbinden. Hierzu gibt es die App Google Kalender.

Mehr Informationen hierzu erhalten Sie im Tutorial Einrichtung des Kalenders bei Google