Einrichtungstutorial Projekte

Planung und Verwaltung von kundenspezifischen Projekten. Kann in Kombination mit dem Ticketsystem genutzt werden um einen Überblick über die Kosten von Tickets und internen Aufgaben zu erhalten.

Bereich: Einstellungen > Allgemeine Einstellungen

Hauptbereiche Einstellungen > Allgemeine Einstellungen

Der Bereich wurde wie folgt unterteilt:

1. Allgemeine Einstellungen

• Allgemeines
• Anzahl der Tage wie lange zurück Eintragungen in die Stundenerfassung möglich sein soll
• Ausgenommene Benutzer (Mit , getrennt)
• % Wert ab wann eine optische Warnung beim erreichen der Sollstunden ausgegeben werden soll. Bei keinem Eintrag wird ab 100% gewarnt
• % Wert ab wann eine optische Warnung ausgegeben werden soll wenn die Stundenkosten innerhalb eines Meilensteins den Ertrag übersteigen (Nur Aktiv wenn keine Stunden angegeben). Bei keinem Eintrag wird ab 100% gewarnt
• Standardbetrag für Reisekosten
• Infomail bei Projektleiteränderungen an die Projektleiter
• Infomail and en Kunden, wenn das Projekt auf "inaktiv" gesetzt wird
• Infomail and en Kunden, wenn das Projekt in folgende Kategorie verschoben wird
• Mindestlänge der Anmerkung (Stunden erfassen)
• Mindestlänge der Anmerkung ab X Stunden (Stunden erfassen)
• Projektübersicht
• Deckungsbeitrag pro Stunde: Schwellwert hoch
• Deckungsbeitrag pro Stunde: Schwellwert mittel
• Deckungsbeitrag pro Stunde: Schwellwert gering
• Shortinfo
• Warnmeldung wenn Stunden unzureichend gebucht sind für alle deaktivieren? (benötigt App Zeiterfassung)

Bereich: Einstellungen > Projektkategorien

Hauptbereiche Einstellungen > Projektkategorien

Anlage und Konfiguration von Projektkategorien. Diese können später den Projekten zugeordnet werden.

• Titel
  Festlegen eines Titels, dieser wird bei der Zuweisung zu einer Kategorie angezeigt und nach der Zuordnung in der Übersicht.
• Prio
  Beeinflusst die Sortierung der Kategorien, z.B. in der Auswahl.
• Stundenerfassung inaktiv
  Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, wird diese Kategorie im Reiter Stundenerfassung ausgeblendet.

Bereich: Einstellungen > Budgetkategorien

Hauptbereiche Einstellungen > Budgetkategorien

Diese Kategorien können bei den Stundenbudgets gewählt werden, außerdem wird die jeweils Zugeordnete in der Übersicht der Stundenbudgets angezeigt. Es gibt außerdem die Möglichkeit danach zu filtern.

Bereich: Einstellungen > Datenfeldverwaltung

Hauptbereiche Einstellungen > Datenfeldverwaltung

Legen Sie Datenfelder an, diese können dann in der Projektdetailansicht unter "Weitere Daten" mit Daten befüllt werden.

Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
1. Daten bearbeiten
2. Neues Datenfeld anlegen
3. Neue Feldgruppe anlegen

1. Daten bearbeiten

Wenn Sie Datenfelder (1.2) / Feldgruppen (1.1) angelegt haben, können Sie einige Daten nachträglich einpflegen bzw. bearbeiten. Je nachdem welchen Feldtyp Sie beim Anlegen gewählt haben, stehen Ihnen hier unterschiedliche Einstellungen zur Verfügung.

2. Neues Datenfeld anlegen

2.1 Grundeinstellungen
2.2 Feldeinstellungen

2.1 Grundeinstellungen

• Titel
  Hinterlegen des Titels vom Datenfeld, dieser kann später in den Felddaten ggf. bearbeitet werden.
• Prio
  Die Priorität dient der Sortierung der angelegten Datenfelder.

2.2 Feldeinstellungen

Achtung: Die Feldeinstellungen können nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden.

• Feldtyp (nicht mehr änderbar)
  Eintragen des Feldtyps vom jeweiligen Datenfeld.
• Feldgruppe
  Wählen Sie eine bestimmte Feldgruppe, zuvor müssen die gewünschten Feldgruppen unterhalb angelegt werden.

3. Neue Feldgruppe anlegen

Legen Sie einen Titel, die Prio und die Spalte, in der die Feldgruppe angezeigt werden soll, fest.

Bereich: Einstellungen > Stundensätze

Hauptbereiche Einstellungen > Stundensätze

Erfassung der Stundensätze Ihrer Mitarbeiter pro Stunde. Der Titel entspricht hierbei der Beschreibung für den jeweiligen Satz. Legen Sie jeweils den internen (int) und externen (ext) Verrechnungssatz fest. Je Satz können Sie eigene Beschreibungen und Werte eintragen.


Siehe auch folgendes Tutorial: Verwalten der internen Stundensätze

Bereich: Einstellungen > Mailvorlagen

Hauptbereiche Einstellungen > Mailvorlagen

Hier gibt es folgenden Punkt:

1. Inhalt der Mail

• Betreff
  Um die Mailvorlage für den Mail-Versand zu aktivieren, müssen Sie hier einen Betreff eintragen.
• Inhalt
  Einpflegen des gewünschten Inhalts der Vorlage.

Bereich: Einstellungen > Auto. Stunden

Hauptbereiche Einstellungen > Auto. Stunden

Definieren Sie je Benutzer eine automatische Buchung von Stunden auf ein bestimmtes Projekt. Die Zeit in der Zeiterfassung wird dann hergenommen und die Fehlstunden des Vortags auf das entsprechende Projekt gebucht. Es findet dabei keine Buchung auf einen Meilenstein statt.


Siehe auch folgendes Tutorial: Automatisches buchen von Stunden auf ein Projekt

Bereich: Einstellungen > Stundenverteilung

Hauptbereiche Einstellungen > Stundenverteilung

Aktivierung von täglichen Stundenverteilungsprüfungen. Dabei wird geprüft, ob ein Mitarbeiter mehr als X% seiner Zeit in bestimmte Projekte gebucht hat. Beispielsweise können Sie eine Meldung erhalten, wenn zu viel Zeit in bestimmte Projekte fließt.

Achtung: Um das entsprechende Monitoring zu öffnen wird das Recht für die Statistik benötigt.

Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:
1. Vorhandene Stundenverteilungen
2. Neue Prüfung anlegen

1. Vorhandene Stundenverteilungen

Verwalten Sie die bereits angelegten Prüfungen.

• Titel
  Benennen Sie die Prüfung zunächst, hierunter finden Sie diese später auch in der Statistik wieder.
• Projekt IDs
  Eintragen der Projekt IDs, für die geprüft werden soll, ob insgesamt zu viel Zeit in diese fließt (kommagetrennte Eingabe).
• Maximalwert der Gesamtzeit für diese Projekte
  Prozentualer Betrag der Gesamtzeit, welcher maximal in die festgelegten Projekte fließen darf.
• Tage zurück
  Anzahl der Tage, wie viel zurück die Prüfung durchgeführt werden soll.
• Monitoring an
  Ausgabe für wen das Monitoring angelegt wurde.
• Prüfung gilt für folgende Abteilung
  Abteilung, für welche die Prüfung gilt, kann auch für alle Abteilungen gelten.

2. Neue Prüfung anlegen

• Titel
• Projekt IDs mit , getrennt
• Maximalwert der Gesamtzeit für dieser Projekte
• Tage zurück prüfen
• Monitoring an
  Eintragen, für wen das Monitoring hinterlegt wurde. Kann sich hierbei entweder um einen Benutzer oder eine Abteilung handeln. Nachträglich ist keine Änderung mehr möglich.
• Prüfung gilt für folgende Abteilung
  Auswahl einer Abteilung, für welche die Prüfung gelten soll, kann auch für alle Benutzer gelten. Es kann nach dem Anlegen keine Änderung mehr vorgenommen werden.