Allgemeine Funktionsweise des Smartboards

Anlage eines neuen Smartboards

Um ein neues Smartboard anzulegen, öffnen Sie zunächst die App Smartboard und wechseln in den Reiter „Übersicht“. Klicken Sie anschließend auf das Symbol , um ein neues Smartboard zu erstellen.

Tragen Sie im erscheinenden Dialog einen Titel ein und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen und Konfigurationen vor – beispielsweise Kategorie, Projektzuordnung oder Sichtbarkeit. Mit einem Klick auf „Speichern“ werden die Einstellungen übernommen und das neue Smartboard angelegt.

Anlage von neuen Spalten

Nachdem Sie ein Smartboard angelegt haben, können Sie die dazugehörigen Spalten erstellen. Öffnen Sie dazu das Dashboard des gewünschten Smartboards und navigieren Sie zum Bereich „Neue Spalte anlegen“.

Tragen Sie im Eingabefeld einen Titel für die neue Spalte ein und klicken Sie anschließend auf „Spalte anlegen“. Die Spalte wird sofort hinzugefügt und steht zur weiteren Bearbeitung oder Sortierung bereit.

Hintergrundbild

Sie können für alle Smartboards ein Standard-Hintergrundbild hinterlegen, das automatisch in der Übersicht und in den Dashboards angezeigt wird.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wechseln Sie zu Allgemeine Einstellungen.
2. Laden Sie dort das gewünschte Standardbild hoch.

Wenn Sie für ein bestimmtes Smartboard ein individuelles Hintergrundbild festlegen möchten, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Option 1:
  Gehen Sie in die Übersicht und klicken Sie beim gewünschten Smartboard auf „bearbeiten“.
• Option 2:
  Öffnen Sie den Reiter Dashboard und klicken Sie auf das Symbol , um das Dashboard zu öffnen. Navigieren Sie anschließend zum Bereich Daten und laden Sie dort das neue Bild hoch.

Das gewählte Bild wird danach automatisch in der Übersicht, im Reiter Dashboard sowie als Hintergrund beim Öffnen des jeweiligen Smartboards angezeigt.

Smartboards erledigen

Wenn ein Smartboard abgeschlossen ist, können Sie es als erledigt markieren. Öffnen Sie dazu das entsprechende Dashboard und wechseln Sie in den Bereich „Daten“.

Aktivieren Sie dort die Checkbox „Smartboard erledigen“ und klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen. Das Smartboard wird nun als abgeschlossen gekennzeichnet und kann bei Bedarf später wieder reaktiviert oder eingesehen werden.

Persönliche Smartboards

Im Reiter Dashboard erhalten Sie eine Übersicht über alle Smartboards, in denen Sie selbst beteiligt oder zugewiesen sind.

Darüber hinaus stehen Ihnen zwei nützliche Funktionen zur Verfügung:

1. Suchfunktion:
   Über das Suchfeld können Sie gezielt nach einem bestimmten Begriff, Titel oder Thema suchen, um ein Smartboard schneller zu finden.
2. Eigene Aufgabenübersicht:
   Unterhalb der angezeigten Smartboards sehen Sie alle Ihre Aufgaben aus den verschiedenen Boards in einer kompakten Übersicht. So können Sie direkt nachvollziehen, welche Aufgaben aktuell offen, in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind.

Kategorien

Um Ihre Smartboards übersichtlich zu strukturieren, können Sie diese in Kategorien einteilen.

1. Öffnen Sie dazu den Bereich Einstellungen > Kategorien.
2. Geben Sie einen Titel für die neue Kategorie ein und wählen Sie bei Bedarf eine übergeordnete (Eltern-)Kategorie aus.
3. Klicken Sie auf „anlegen“, um die Kategorie zu erstellen.
4. Optional können Sie eine Hintergrundfarbe sowie eine Schriftfarbe definieren, um die Kategorien visuell zu unterscheiden.

Die Zuordnung eines Smartboards zu einer Kategorie erfolgt anschließend im jeweiligen Smartboard unter dem Bereich „Daten“. So behalten Sie auch bei vielen Boards den Überblick und können diese im Dashboard gruppiert anzeigen lassen.

Projektverknüpfung

Jedes Smartboard muss bei der Anlage einem Projekt zugewiesen werden. Diese Verknüpfung sorgt dafür, dass alle zugehörigen Aufgaben, Zeiten und Meilensteine projektbezogen ausgewertet werden können.

Vorgehensweise

• Bei der Erstellung eines Smartboards wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste aus.
• Möchten Sie das Smartboard später einem anderen Projekt zuordnen, öffnen Sie das Board und wechseln Sie in den Reiter „Daten“. Dort können Sie das Projekt entsprechend anpassen.
• Die für einzelne Aufgaben benötigte Zeit erfassen Sie direkt in der Aufgabe unter dem Bereich „Projekterfassung“.
• Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe einem Projekt-Meilenstein zuzuweisen, um Fortschritte gezielt zu dokumentieren.

Hinweis: Projekte müssen zunächst in der App Projekte angelegt werden, damit sie in den Auswahlfeldern verfügbar sind.

Beteiligte im Smartboard

Eine Übersicht aller beteiligten Personen eines Smartboards finden Sie in den Reitern „Übersicht“ und „Dashboard“.

Im Dashboard werden alle Product Owner (Hauptbearbeiter) sowie Teammember (Beteiligte) übersichtlich angezeigt.

Diese Darstellung erleichtert es, auf einen Blick zu erkennen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und welche Mitarbeiter aktuell im jeweiligen Smartboard aktiv sind. Darüber hinaus können Sie aus dieser Ansicht direkt zu den entsprechenden Aufgaben oder Projekten navigieren.