Nutzung der App Import/Export

Allgemeines zur Funktionsweise der App

• Produkte:
  • Produktdaten Import/Export¹
  • Lieferantendaten Import/Export¹
• Kunden:
  • Kundendaten Import/Export
• Lager:
  • Lagerwerte Import/Export
  • Einbuchungen Export
  • Ausbuchungen Export
• Lieferungen:
  • Lieferdaten (Kopfdaten) Export
  • Lieferdaten (Kopf- und Positionsdaten) Export
• Bestellungen:
  • Bestelldaten (Kopfdaten) Export
  • Bestelldaten (Kopf- und Positionsdaten) Export
• Gutscheine
  • Gutscheindaten Import/Export

Anlegen einer neuen Import-/Exportvorlage

Die Import-/Exportvorlagen dienen als Konfiguration für spätere Aktionen. Um einen neuen Import oder Export anzulegen, gehe in die Übersicht und klicke auf .

Gib bei „Titel“ eine beliebige Bezeichnung für die neue Vorlage ein. Wähle anschließend die Kategorie aus, zu der die Vorlage gehören soll. Wähle anschließend bei „Datenimport-/export“ den Typ der Vorlage aus. Je nach gewähltem Typ stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Konfiguration der Vorlage zur Verfügung:

Konfiguration der Spalten

Im Bereich „Spaltenaufbau“ kannst du die Spalten selbst konfigurieren. Dabei kannst du auf viele Datenfelder aus deinem tricoma System zugreifen. Wir versuchen, möglichst viele Datenfelder verfügbar zu machen. Leider ist es jedoch nicht möglich, alle Datenfelder standardmäßig bereitzustellen. Weitere Felder können entweder als Entwicklungsvorschlag oder als kostenpflichtige Erweiterung angefragt werden. Siehe 👉🏻 Entwicklungsvorschlag vs. kostenpflichtige Aufwandsprüfung.

Bei jeder Spalte erhältst du außerdem einen Hinweis, ob sie später für den Import oder Export kompatibel ist. Denn nicht jede Spalte lässt sich beispielsweise per Import befüllen.

Beachte insbesondere bei Listen, die später importiert werden sollen, dass du Referenznummern wie beispielsweise die Kunden-ID oder Produkt-ID mit exportierst. Diese werden später benötigt, um eine Aktualisierung vornehmen zu können.

Arbeiten mit Regeln

Eine der mächtigsten Funktionen dieser App ist das Regelwerk. Das Regelwerk arbeitet nach einem Programmablauf, sodass die Regeln nacheinander durchlaufen werden.

Am Anfang steht immer eine oder mehrere Bedingungen. Wenn diese erfüllt sind, werden bestimmte Aktionen ausgeführt.

Im nachfolgenden Beispiel wird eine Regel hinzugefügt, mit der HTML immer entfernt wird.

Im nächsten Beispiel wird das Wort „Rötlich“ durch „Rot“ ersetzt. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn du einen Export durchführst und nur bestimmte Werte erlaubt sind.

Im nächsten Beispiel wird der Wert mit 1,30 multipliziert, beispielsweise um eine Preisliste zu erstellen, und anschließend auf zwei Nachkommastellen gerundet. Hier ist gut zu sehen, wie Aktionen aufeinander aufbauen können.

Nachfolgend könnte eine weitere Regel hinzugefügt werden, durch die erneut 10 % aufgeschlagen werden, wenn der Preis über 9 Euro liegt.

Es gibt eine nahezu unendliche Anzahl an Variationsmöglichkeiten für das Regelwerk.

Listenkonfiguration

Im Bereich „Listenkonfiguration“ lässt sich der Aufbau der Liste bestimmen, beispielsweise der Texttrenner, Feldtrenner oder die Art des Umbruchs.

Konfiguration des Exports

Wenn es sich um einen Export handelt, hast du zusätzlich die Möglichkeit, eigene Filterkriterien zu definieren. Außerdem kannst du festlegen, ob die Regeln bei der Anwendung des Exports geändert werden können.

Spaltenkonfigurationen laden bzw. übertragen

Gerade wenn du aufwändige Regelwerke in einer Vorlage erstellt hast, wäre es aufwendig, diese immer wieder neu anlegen zu müssen. Über das entsprechende Tool können Spalteneinstellungen geladen oder übertragen werden.

Konfiguration des Imports

Auch bei einem Import lassen sich individuelle Konfigurationen vornehmen. Du kannst beispielsweise festlegen, ob Bilder neu geladen werden sollen, wenn diese bereits vorhanden sind, oder ob vorhandene Einträge aktualisiert werden sollen.

Import/Exportvorlage nutzen: Auftrag anlegen

Um einen Import oder Export auszuführen, gehe in die Übersicht der Aufträge und lege dort einen neuen Auftrag an.

Wähle anschließend aus, welchen Import oder Export du ausführen möchtest.

Import ausführen

Wähle die Datei aus und klicke auf „Weiter“. Anschließend wird die Datei zunächst verarbeitet und noch nicht ausgeführt.

Du erhältst nun eine Vorschau der Liste und kannst einzelne Zeilen oder alle Zeilen importieren.

Export ausführen

Bei einem Export hast du anschließend die Möglichkeit, die Daten anhand von IDs einzuschränken, um beispielsweise nur bestimmte Produkte zu exportieren.

Arbeiten mit Vorlagen

Im Reiter „Vorlagen“ hast du die Möglichkeit, eine komplette Vorlage aus dem tricoma System zu laden, um sie zu sichern oder an Dritte mit einem tricoma System weiterzugeben. So kannst du beispielsweise eine Export- oder Importvorlage erstellen und diese in der Community teilen.

 🔵 Hinweis dazu:
Da jedes tricoma System unterschiedliche Datenfelder haben kann, beispielsweise durch die eigene Datenfeldverwaltung in der App Kunden oder App Produkte, kann es vorkommen, dass die Spalten der Vorlage im Fremdsystem neu zugeordnet werden müssen.

• Lieferantenpreisliste importieren
• Zeitgesteuerte Importe und Exporte einrichten
• Externe Zugriffe per URL oder API einrichten