Nutzung der App Import/Export

Allgemeines zur Funktionsweise der App

Über die App Import/Export von tricoma können Sie sich selbst Import und Export-Filter mit eigenem Regelwerk definieren.

Derzeit ist folgender Funktionsumfang möglich:

• Produkte: Import und Export
• Kunden: Import und Export
• Lieferantenpreise: Import und Export
• Lagerwerte: Import und Export
• Lagerein- ausbuchungen: Export
• Bestellungen: Export
• Lieferungen: Export

Anlage eines neues Import/Export Filters

Die Import/Export Filter dienen als Konfiguration für spätere Aktionen.

Um einen neuen Import oder Export anzulegen gehen Sie in die Übersicht auf das grüne Plus. Je nach Typ erscheinen dann verschiedene Möglichkeiten einen Import oder Export anzulegen.

Konfiguration der Spalten

Sie können nun im Bereich "Spaltenaufbau" Ihre Spalten selbst konfigurieren. Hierzu können Sie auf viele Datenfelder aus Ihrem tricoma System zugreifen. Wir versuchen hier möglichst viele verfügbar zu machen, aber leider ist es nicht möglich alle im Standard auszuliefern. Weitere Felder können entweder als Entwicklungsvorschlag oder kostenpflichtige Erweiterung angefragt werden Entwicklungsvorschlag vs. kostenpflichtige Aufwandsprüfung.

Sie erhalten dort auch immer den Hinweis ob die Spalte später für den Import oder Export kompatibel ist. Denn nicht jede Spalte lässt sich z. B. per Import befüllen.

Achten Sie, insbesondere wenn Sie die Liste später importieren möchten, darauf das die Referenznummern wie z. B. die Kundennummer oder Produkt ID mit exportieren, denn diese wird später benötigt um eine Aktualisierung vornehmen zu können.

Arbeiten mit Regeln

Eine der mächtigsten Funktionen in dieser App ist das Regelwerk. Das Regelwerk arbeitet hier nach einem Programmablauf, so das die Regeln nach und nach durchlaufen werden.

Am Anfang steht immer eine oder mehrere Bedingungen: Wenn diese erfüllt sind, dann passieren bestimmte Aktionen.

Im nachfolgenden Beispiel wird immer HTML entfernt.

Im nachfolgenden Beispiel würde die Farbe "Rötlich" durch "Rot" ersetzt werden. Dies macht Sinn wenn Sie einen Export fahren und nur bestimmte Werte erlaubt sind.

Im nachfolgenden Beispiel wird der Wert * 1,30 genommen (z. B. um eine Preisliste zu erstellen) mit nachfolgender Rundung auf 2 Nachkommastellen. Hier ist gut zu sehen wie Aktionen aufeinander aufbauen können.

Nachfolgend gäbe es eine weitere Regel, das wenn der Preis nun über 9 Euro ist, erneut 10% aufgeschlagen werden.

Es gibt eine unendliche Anzahl an Variationsmöglichkeiten für das Regelwerk.

Listenkonfiguration

Im Bereich Listenkonfiguration lässt sich der Aufbau der Liste wie z. B. Texttrenner, Feldtenner oder die Art des Umbruchs bestimmen.

Konfiguration des Exports

Wenn es sich um einen Export handelt, haben Sie noch die Möglichkeit eigene Filterkriterien zu definieren und die Einstellung ob die Regel bei Anwendung des Exports geändert werden können.

Spaltenkonfigurationen laden bzw. übertragen

Gerade wenn man aufwändige Regelwerke in einem Filter erstellt hat, so wäre es aufwändig diese immer neu anlegen zu müssen. Über das entsprechende Tool können Spalteneinstellungen geladen oder übertragen werden.

Konfiguration des Imports

Auch bei einem Import lassen sich individuelle Konfigurationen treffen z. B. ob Bilder neu geladen werden sollen wenn diese bereits vorhanden sind oder ob vorhandene Einträge aktualisiert werden sollen.

Import/Export Filter nutzen: Auftrag anlegen

Um nun den Import bzw. Export effektiv zu nutzen gehen Sie in die Übersicht der Aufträge und legen dort einen neuen an.

Wählen Sie nun aus welchen Import oder Export Sie ausführen möchten.

Import ausführen

Wählen Sie nun die Datei aus und gehen auf weiter. Es wird nachfolgend die Datei erst einmal verarbeitet und nicht ausgeführt.

Sie erhalten nun eine Voransicht der Liste und können einzelne Zeilen oder alle Zeilen importieren.

Export ausführen

Bei einem Export haben Sie nachfolgend auch die Möglichkeit nach IDs einzuschränken um z. B. nur bestimmte Produkte zu exportieren.

Arbeiten mit Vorlagen

Im Reiter Vorlagen der App gibt es die Möglichkeit einen komplette Filter aus tricoma heraus zu laden um diesen z. B. zu sichern oder an Dritte mit einem tricoma weiter geben zu können. So können Die beispielsweise einen Export- oder Importfilter erstellen um diesen in der Community zu teilen.

Ein Hinweis an dieser Stelle: Da jedes tricoma andere Felder haben kann (eigene Feldverwaltung in der App Kunden oder Produkte), wird es vorkommen das die Spalten der Vorlage im Fremdsystem neu zugeordnet werden müssen.