PDF der Gutschrift, Rechnung etc. sperren / PDF-Bestätigungscode

Um die PDF eines Vorgangs, zum Beispiel einer Rechnung, nach dem Markieren als versendet zu sperren bzw. zu schützen, musst du in der App Administration unter Einstellungen >> Allg. Einstellungen >> CRM/Warenwirtschaftseinstellungen im Feld Vorgang darf nur mit Bestätigungscode neu generiert werden ein Passwort hinterlegen.

Der Zugriff auf die Einstellungen der App Administration sollte idealerweise nur wenigen Administratoren vorbehalten sein. Andernfalls kann das Passwort von jedem Mitarbeiter eingesehen werden, was nicht dem gewünschten Zweck entspricht.

Nach der Aktivierung des Bestätigungscodes kann in einem Vorgang der Wert bei Versand per, sobald dieser gesetzt wurde, nicht mehr entfernt werden. Die PDF kann anschließend nur noch mit dem hinterlegten Passwort neu generiert werden.

Sollte es dennoch erforderlich sein, eine Gutschrift- oder Rechnungs-PDF nachträglich neu zu generieren, was aus buchhalterischer Sicht nicht empfohlen wird, muss das Passwort in der Box der Templateauswahl innerhalb des Vorgangs eingegeben werden.

Der Vorgang der Neugenerierung wird entsprechend protokolliert, sodass im Nachhinein nachvollzogen werden kann, wer die PDF wann neu generiert hat.