Für jede App kannst du individuelle Archiveinstellungen vornehmen.
Das ist besonders sinnvoll, um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für bestimmte Belege einzuhalten.
In der App Archiv findest du unter Einstellungen → Appeinstellungen eine Übersicht aller installierten Apps.
Dort kannst du sehen:
- Wann der letzte automatische Durchlauf (Archivierung oder Löschung) stattgefunden hat
- Ob die automatische Archivierung aktiviert ist und nach wie vielen Jahren
- Ob die automatische Datenlöschung aus dem Archiv aktiviert ist und nach wie vielen Jahren
Klicke bei der App, für die du die Archiveinstellungen anpassen möchtest, auf „bearbeiten“.
Dieses Tutorial geht exemplarisch auf die App Rechnungen ein, die Schritte sind aber auf alle Apps übertragbar, da die Einstellungen fast identisch sind.
Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
Archivierung von Elementen – Aktivierung
Automatische Archivierung aktiv
Setze diesen Haken, um die automatische Archivierung aller Elemente der App zu aktivieren.
Mindestalter des Elements
Lege fest, ab welchem Alter die Elemente archiviert werden sollen. Das Alter wird ab Erstellung des Elements berechnet.
Löschung archivierter Elemente
Löschung archivierter Elemente
Setze diesen Haken, um die automatische Löschung aller archivierten Elemente der App zu aktivieren.
Mindestalter des Elements im Archiv
Lege fest, ab welchem Alter die archivierten Elemente gelöscht werden sollen. Das Alter wird ab Erstellung des Elements berechnet, nicht ab Archivierung.
Individuelle App-Einstellungen
Einige Apps bieten zusätzliche Optionen:
- Bei Apps, die PDF-Dokumente generieren, gibt es z. B. die Option „PDF-Dokumente nicht archivieren“.
- Ist diese aktiviert, werden die generierten PDFs bei der Archivierung unwiderruflich gelöscht.
- Bei Bedarf müssen die Dokumente neu generiert werden, was nur möglich ist, wenn das Element aus dem Archiv zurückgeholt wird (nicht empfohlen).
Automatische Archivierung von Elementen – Bedingungen
In diesem Bereich kannst du – je nach App – Bedingungen für die automatische Archivierung festlegen:
- Bei manchen Apps kannst du eigene Bedingungen definieren.
- Bei manchen Apps stehen in diesem Bereich keine Einstellungen zur Verfügung.
- Bei manchen Apps sind die Bedingungen fest vorgegeben
Beispiel App Rechnungen: Hier sind feste Bedingungen hinterlegt. Es können nur Rechnungen automatisch archiviert werden, die den Status „storniert“ oder „bezahlt“ haben.
