Kein GoBD-Zertifikat für tricoma: Warum?

GoBD – Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Die GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Einfach gesagt: Sie legt fest, wie die Buchhaltung geführt werden muss, damit sie von der Finanzverwaltung anerkannt wird.

Die GoBD wurden zuletzt durch das BMF (Neufassung 2024, Änderung 14.07.2025) angepasst. Prüfe daher immer die aktuelle Fassung des BMF, um sicherzustellen, dass deine Prozesse den geltenden Vorgaben entsprechen.

Viele ERP-Hersteller werben mit GoBD-Zertifikaten oder Konformitätserklärungen. Das klingt gut, bringt in der Praxis aber nur begrenzten Nutzen. GoBD-Konformität hängt vom Zusammenspiel von Software, Hardware und den Prozessen im Unternehmen ab. Nur wenn alle Faktoren korrekt umgesetzt werden, kannst du tatsächlich GoBD-konform arbeiten.

Offizielle Stellungnahme zu Software-Testaten

Das Bundesministerium der Finanzen weist in seinem Schreiben vom 28. November 2019 in den Randziffern 180 und 181, die auch 2025 weiterhin relevant sind, ausdrücklich darauf hin:

• „Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung – und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme – werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.“
• „Zertifikate oder Testate Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes als Entscheidungshilfe dienen, entfalten gegenüber der Finanzbehörde jedoch keine Bindungswirkung.“

IKS – Internes Kontrollsystem

Ein zentrales Element ist ein IKS (Internes Kontrollsystem) im Unternehmen. Dazu gehören:

• Zugangs- und Zugriffsrechte
• Erfassungskontrollen
• Protokollierung und Audit-Trails

Das IKS umfasst die gesamte Struktur deines Unternehmens und wie deine Mitarbeiter mit dem System arbeiten. Selbst ein ERP-System mit GoBD-Zertifikat allein reicht nicht aus. Optimal wäre eine Unternehmenszertifizierung, um eine lückenlose Umsetzung sicherzustellen.

Wichtige Beispiele aus der Praxis

1. Datensicherung / Hosting
   Um GoBD-konform zu arbeiten, sind regelmäßige Backups Pflicht.
• Wenn das Hosting bei tricoma erfolgt, übernimmt tricoma die Sicherung.
• Hostest du selbst, trägst du die Verantwortung für die Sicherung.
  In diesem Fall kann ein GoBD-Testat für tricoma allein nicht die Konformität garantieren, da die Backup-Prozesse beim Kunden abweichen können.
2. Dokumentenmanagementsystem (DMS)
   In tricoma gibt es ein DMS, in dem PDF-Dateien abgelegt werden können. Gesetzlich ist klar geregelt, wie Dokumente aufzubewahren sind.
• Rechnungen, die als PDF eingehen, müssen im Original im DMS gespeichert werden.
• Werden diese ausgedruckt und anschließend per Scanner wieder ins DMS eingelesen, ist das nicht GoBD-konform, es sei denn, alle formalen Anforderungen (Bildgleichheit, Unveränderbarkeit, Audit-Trail) werden dokumentiert und umgesetzt.

Dieses Beispiel zeigt: Für ein GoBD-Testat ist der Prozess in deinem Unternehmen entscheidend – weniger die eingesetzte Software.

Hinweis zur elektronischen Rechnung

Ab 01.01.2025 besteht für B2B-Rechnungen die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Das beeinflusst die Archivierung und Datensicherung und muss bei GoBD-konformen Prozessen berücksichtigt werden.
Mehr dazu hier: Einrichtungstutorial: App ZUGFeRD Connector

Quellen (wichtigste Stellen)

• BMF – GoBD (Rz. 179–181): Testate/Zertifikate entfalten gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.
• BMF – GoBD-Neufassung / Änderungen (u. a. 11.03.2024; Änderung 14.07.2025).
• BMF / Anwendungsleitfäden — Hinweise zur Datenüberlassung/Archivierung (u. a. Anforderungen an Datenspeicherung und -bereitstellung).
• Muster-Verfahrensdokumentation / ersetzendes Scannen (BStBK) und BSI-Technikhinweis TR-03138: Anforderungen an Ersetzendes Scannen und Vernichtung von Papierbelegen.
• Fachbeiträge / Praxisleitfäden zu GoBD (z. B. Bitkom / Anbieter-Guides) zur Revisionssicherheit, DMS-Anforderungen und Backups.