Einführung Amazon von bestehender Warenwirtschaft zu tricoma

Wenn du von einem bestehenden Warenwirtschaftssystem auf tricoma umsteigst, gibt es einige Punkte, die du im Zusammenhang mit Amazon beachten musst.

Bitte stelle Folgendes sicher:

• Bei Amazon sind deine Produkte und Angebote bereits erstellt.
• Die Zugangsdaten von Amazon sind in der App Connector für Amazon in tricoma hinterlegt.
  (Tutorial: Amazon Seller Account aktivieren.)
• Die Grundeinstellungen wie z. B. Lieferarten für Normalversand und Express sind hinterlegt.
• Es gibt eine eigene Zahlungsart Amazon (Achtung: Amazon-Payments ist nicht Amazon!), die ebenfalls in der App Connector für Amazon eingerichtet ist.
• Ein Produktdatenfeld für ASIN ist angelegt und mit dem Funktionsfeld Externes Datenfeld konfiguriert.
  (Tutorial: Datenfeldverwaltung und Datenfeldfunktionen)

Da der Cronjob im tricoma-System vermutlich noch nicht aktiv ist, kannst du die Aufträge von Amazon bedenkenlos manuell abrufen. Es werden lediglich Daten von Amazon abgerufen, ohne diese zu verändern.

Das Abholen der Bestellungen von Amazon in die Warenwirtschaft erfolgt in drei Schritten:

Schritt 1:

Du erteilst Amazon sozusagen einen Auftrag, damit Amazon dir eine Liste der Bestellungen erstellt. In diesem Schritt teilst du Amazon nur mit, dass du gerne eine Liste hättest.

Schritt 2:

Im zweiten Schritt beauftragst du den Download der zuvor erstellten Liste von Amazon auf den Server, auf dem tricoma installiert ist. Bitte lasse zwischen Schritt 1 und Schritt 2 ein paar Minuten vergehen, da Amazon etwas Zeit benötigt, um die Bestellungsliste anzufertigen. Je mehr Bestellungen vorhanden sind, desto länger dauert dieser Vorgang.

Schritt 3:

Diesen Schritt kannst du direkt im Anschluss an Schritt 2 ausführen. In diesem Schritt wird die in Schritt 2 heruntergeladene Liste verarbeitet. Das bedeutet, die einzelnen Aufträge werden in tricoma angelegt und stehen zur weiteren Verarbeitung bereit.

Im Reiter Amazon > Bestellungen kannst du die importierten Aufträge einsehen. Ziel ist es, dass alle Aufträge erfolgreich importiert werden.

Eventuell siehst du dort, dass es Aufträge gibt, die nicht importiert werden konnten. Der Grund dafür ist, dass im Produkt in tricoma im Datenfeld für die ASIN entweder die falsche oder gar keine ASIN hinterlegt ist. Ein häufiger Fehler ist auch, dass sich hinter der ASIN noch ein Leerzeichen befindet.

In diesem Fall hinterlege bitte die richtige ASIN bzw. korrigiere die bestehende ASIN und importiere die Bestellungen anschließend erneut.

Können die Bestellungen erfolgreich abgerufen werden, ist der größte Teil zur Inbetriebnahme des Connectors für Amazon erledigt. Die Verbindung funktioniert und die Produkte werden anhand der ASIN erkannt. Du kannst nun die Automatismen in der Schnittstelle aktivieren.

Bestellungen abholen und Versandbestätigung übermitteln solltest du auf jeden Fall aktivieren, da dies in der Regel bedenkenlos ist. Lagerbestand an Amazon übermitteln solltest du nur aktivieren, wenn du auch Lagerbestände in tricoma hinterlegt hast oder deine Artikel auf Unlimitierte Verfügbarkeit stehen.

Falls du mit Lagerbeständen arbeitest, exportiere dazu eine Liste aus deiner bestehenden Software oder erstelle eine Liste, z. B. durch eine Inventur. Diese Bestandsliste spielst du anschließend in tricoma ein, damit die tatsächlichen Lagerbestände im System hinterlegt sind.

Erst nach Prüfung, ob alle Daten korrekt importiert wurden, solltest du den Lagerbestandsabgleich zu Amazon aktivieren. Vergewissere dich unbedingt, dass die Lagerbestände in tricoma stimmen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Lagerbestand zu importieren:

• CSV-Import über die App Kunden > Import
• CSV-Import über die App Lager > Import
• Inventur über die App Scanstation

Bei der Einführung des Komplett-Systems ist es in der Regel so, dass der Cronjob schon einige Tage vorher aktiviert ist bzw. aktiviert sein sollte. Dadurch werden bereits laufend Bestellungen in tricoma angelegt. Diese Bestellungen hast du bislang in deiner bisherigen Software anderweitig abgearbeitet.

Deshalb sollten diese Bestellungen nun alle auf den Status erledigt gesetzt werden. Bestellungen, die in der bisherigen Software noch nicht verarbeitet wurden, sollten ab dem Zeitpunkt der Umstellung in tricoma bearbeitet werden.

In der App Bestellungen gibt es ein Tool, mit dem du den Bestellstatus für mehrere Bestellungen gleichzeitig ändern kannst.

Je nach Automatismen des Systems sind möglicherweise auch schon Lieferungen und Rechnungen angelegt. Diese solltest du initial löschen, sobald die Bestellungen auf erledigt stehen.

Wichtig: In den ersten Wochen nach der Einführung solltest du die Bestellungen häufiger kontrollieren. Der Grund: Die App ruft in bestimmten Intervallen auch weiter in der Vergangenheit liegende Aufträge ab, was zu zusätzlichen Importen führen kann.

Denke bitte daran, regelmäßig die Meldungen zu prüfen – sowohl während der Einführungsphase als auch im laufenden Betrieb. Besonders am Anfang ist dies wichtig, da immer wieder kleinere Probleme auftreten können. Je länger du tricoma reibungslos im Einsatz hast, desto seltener musst du die Meldungen kontrollieren.

Siehe auch: Einrichtungstutorial Connector für Amazon