Automatischer Rechnungsdruck und -versand

Wenn du deinen Kunden eine ausgedruckte Rechnung mitsenden möchtest, kannst du die Scanstation in Kombination mit dem Druckserver so einrichten, dass die Rechnung in der Kommissioniermaske automatisch gedruckt wird.
Es gibt zwei Zeitpunkte, zu denen der Rechnungsdruck ausgelöst werden kann:

• Beim Drucken des Paketaufklebers (Paketdatenexport)
• Beim Checkout

Für die Einrichtung ist wichtig, dass auf deinem lokalen Rechner der Druckerserver eingerichtet ist und dieser auch der/den entsprechenden Scanstation(en) zugewiesen wurde. Ohne diese Zuweisung kann von der Scanstation kein Druckauftrag an den Druckserver gesendet werden.

Je nach dem, wann der automatische Rechnungsdruck ausgelöst werden soll, musst du die entsprechende Konfiguration vornehmen:

Rechnungsdruck beim Drucken des Paketaufklebers

Wenn du möchtest, dass die Rechnung direkt zusammen mit dem Paketaufkleber gedruckt wird, dann gehe in die App Scanstation → Einstellungen → Paketdatenexport.

Dort findest du pro Lieferart die Optionen "Adressprüfung?" und „Rechnungsdruck?“. Setze einfach bei den gewünschten Lieferarten die beiden Haken und speichere ab. Die Adressprüfung muss aktiviert sein, damit der Rechnungsdruck zusammen mit dem Paketaufkleberdruck funktioniert.

Wenn du nun den Paketaufkleber im Paketdatenexport druckst, wird die Rechnung mitgedruckt:

Hinweis:
Es muss bereits eine Rechnung angelegt und die PDF generiert worden sein, andernfalls wird keine Rechnung gedruckt.

Rechnungsdruck beim Checkout

Möchtest du stattdessen, dass die Rechnung beim Klick auf Checkout erstellt und gedruckt wird, musst die Funktion "Auto Rechnung" verwenden. Geh dazu in die App Scanstation → Einstellungen → Auto Rechnungen.

Dort kannst du je nach Zahlungsart über das Dropdown-Menü "Rechungserstellung" festlegen, dass beim Checkout automatisch eine unbezahlte Rechnung, eine bezahlte Rechnung oder ein offener Posten angelegt wird. Diese Einstellung ist meist die bevorzugte, da es bei bestimmten Zahlungsarten sein kann, dass zum Zeitpunkt des Versands noch keine Rechnung vorliegt.

Im Dropdown-Menü "Druck beim Checkout" wählst du "ja", sodass beim Checkout automatisch zu den versendeten Artikeln eine Rechnungs-PDF (neu) generiert und gedruckt wird. Das funktioniert aber nur, wenn die entsprechende Lieferung mit einer Bestellung verknüpft ist und eine Rechnung angelegt wurde, z. B. über die Rechnungserstellung in diesem Bereich.

Beachte bitte auch die Infos im Helpdesk

Automatischer Rechnungsversand beim Checkout

Mit der Funktion Auto Rechnungen können Rechnungen nach dem Checkout automatisch an den Kunden versendet werden.

Wichtig ist dabei, dass du in den allgemeinen Einstellungen der App Scanstation die Option „ ‚Versand per‘ der Rechnung beim Checkout anpassen“ beachtest (siehe linker Screenshot). Diese Einstellung hinterlegt in der Rechnungsdetailansicht die Info, wie und wann die Rechnung durch den Checkout versendet wurde (siehe rechter Screenshot).

Ist bei dieser Option „E-Mail“ ausgewählt, wird beim Checkout nicht nur das Feld „Versand per:“ in der Rechnungsdetailansicht automatisch auf „E-Mail“ gesetzt und das Rechnungsversanddatum im Feld „Versand am“ eingetragen¹, sondern zusätzlich wird automatisch eine Rechnungsmail an den Kunden versendet – unabhängig davon, ob die Rechnung beim Checkout gedruckt wird.

Ist hingegen kein E-Mail-Versand gewünscht, sondern lediglich der Rechnungsdruck, zum Beispiel weil die Rechnung dem Paket beigelegt oder persönlich übergeben wird, sollte hier „Paket“ oder „Persönlich“ ausgewählt sein.

Wenn „E-Mail“ gewählt ist, muss außerdem sichergestellt sein, dass die E-Mail-Vorlage für den Rechnungsversand in der App Rechnungen korrekt gepflegt ist:

Zu guter Letzt musst du in den allgemeinen Einstellungen noch die Option „Rechnung per E-Mail an den Kunden senden“ aktivieren:

¹ Wenn die Rechnung versendet wurde, wird die Versandart und das Versanddatum in der Rechnungsdetailansicht automatisch hinterlegt. Siehe folgendes Beispiel: