Einrichtung und Nutzung des Regelwerks

Allgemeines zum Regelwerk

Ein gut aufgebautes Regelwerk ist die Grundlage für eine optimale Nutzung der App. Du solltest es daher an deine eigenen Anforderungen anpassen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Die Regeln lassen sich je Versanddienstleister separat verwalten.

Als Datenbasis für die Regeln stehen folgende Werte zur Verfügung:

Datenbasis: Sendungsstatuscode

Jeder Carrier arbeitet mit Sendungsstatuscodes. Rund 99 % aller Ereignisse bei einem Versanddienstleister haben einen solchen Statuscode, der in den Regeln berücksichtigt werden kann.

In der Sendungsübersicht kannst du die Sendungsdetails öffnen und erhältst dort alle Ereignisse inklusive der zugehörigen Statuscodes zu einer Sendung. Du solltest daher regelmäßig deine Problemsendungen prüfen und die entsprechenden Statuscodes in dein Regelwerk aufnehmen.

Datenbasis: Verspätete Lieferung

Zusätzlich zum Sendungsstatuscode kannst du auch eine Sendungsverspätung als Bedingung verwenden. Wird der geplante Zustelltag um eine bestimmte Anzahl an Tagen überschritten, greift die entsprechende Regel.

🔵 Hinweis:
Verspätete Sendungen werden immer dann erkannt, wenn der Sendungsstatus erneut beim Carrier abgefragt wird. Die Regelprüfung erfolgt daher zeitverzögert (siehe auch Allgemeines zum Datenabholungsintervall).

Der Grund dafür ist folgender: Würde eine zeitbasierte Regel ohne vorherige Statusabfrage beim Versanddienstleister ausgelöst werden, könnte eine E-Mail über eine verspätete Lieferung an den Kunden gesendet werden, obwohl die Sendung bereits zugestellt wurde.

Grundsätzliche Regelvorschläge

Sendung zugestellt

Eine Regel für erfolgreich zugestellte Sendungen ist unbedingt erforderlich. Wichtig ist dabei, dass bei der Regelaktion „Setze als erledigt“ aktiviert wird. Dadurch wird verhindert, dass weiterhin Statusabfragen beim Versanddienstleister durchgeführt werden.

Probleme bei der Zustellung

Diese Regel sollte verwendet werden, wenn Sendungen aufgrund bestimmter Ereignisse nicht zugestellt werden konnten.

Schaden am Paket/an der Ware

Auch Schäden am Paket oder an der Ware sollten durch eine entsprechende Regel erfasst werden.

Zurück an Absender

Wenn eine Sendung an dich zurückgeschickt wird, kann es sinnvoll sein, den Kunden zu kontaktieren oder eine Short-Info für einen entsprechenden Prozess anzeigen zu lassen.

Verspätet Stufe 1 und 2

Bei Verspätungen können mehrere Stufen definiert werden. Eine Verspätung von einem Tag kann beispielsweise Stufe 1 sein, während drei Tage Stufe 2 darstellen. Dadurch kannst du verspätete Sendungen einfacher filtern und priorisieren.

Eigenes Regelwerk

Beim Regelwerk gibt es grundsätzlich keine Einschränkungen. Du kannst deine Regeln frei nach den Anforderungen deines Unternehmens definieren.

Priorisierung von Regeln

In der Übersicht können Regeln priorisiert werden. Die Verarbeitung erfolgt anschließend entsprechend dieser Priorität.

So lassen sich Überschneidungen vermeiden. Beispielsweise wird dadurch verhindert, dass eine E-Mail zur Abholung an einer Packstation versendet wird, obwohl der Kunde die Sendung bereits abgeholt hat.

E-Mail-Versand und Ticketanlage

Innerhalb der Regelbearbeitung kannst du sowohl Tickets erstellen als auch E-Mails an Kunden versenden. Wie das funktioniert, wird hier erklärt 👉🏻 E-Mail-Versendung und Ticketanlage über diese App

Initiale Regeln bei der Auslieferung

Bei der Auslieferung der App werden automatisch Standardregeln angelegt. Diese dienen als Grundlage für eigene Regeln.

Wenn alle Regeln gelöscht werden, lädt das System die Standardregeln automatisch erneut, sobald du die Einstellungen der App neu lädst.

Sendungen als "erledigt" markieren

Wenn eine Sendung als „erledigt“ markiert ist, erfolgt keine weitere Statusabfrage beim Versanddienstleister. Daher ist es wichtig, erfolgreich zugestellte Sendungen entsprechend zu markieren.