Auftragsbezogene Fehlmengenbeschaffung einrichten und verwenden

Einleitung

Mit der auftragsbezogenen Fehlmengenbeschaffung bereitest du Lieferantenbestellungen für tatsächlich noch fehlende Ware aus offenen Kundenbestellungen vor. tricoma berücksichtigt dabei bereits zugeordnete Liefermengen, nutzbaren Lagerbestand, Reservierungen und offene Lieferantenbestellungen.

Die Lieferantenbestellungen erhalten den Status In Bearbeitung. Es wird weder automatisch ein PDF erzeugt noch eine E-Mail an den Lieferanten versendet. Der Ablauf benötigt keine KI im Hintergrund.

Voraussetzung: Die zusätzliche Funktion muss in deiner tricoma-Installation eingerichtet sein. Ist der nachfolgend beschriebene Menüpunkt nicht vorhanden, wende dich an den Support. Diese Anleitung beschreibt diese Erweiterung und nicht die bisherige automatische Lieferantenbestellungsanlage (Automatische Lieferantenbestellungsanlage bei Überverkäufen).

Funktion öffnen

1. Öffne die App Bestellungen.
2. Wechsle zu Einstellungen → Automatische Lieferantenbestellung.
3. Richte die Funktion direkt in der Box Auftragsbezogene Fehlmengenbeschaffung ein.

Die Konfiguration, Vorschau und das Laufprotokoll sind im selben Einstellungsbereich eingebaut. Die grünen Helpdesk-Symbole erklären die einzelnen Einstellungen. Du benötigst die Berechtigung für die Einstellungen der App Bestellungen und für die App Lieferantenbestellung.

Konfiguration

Setze zuerst den Haken bei Auftragsbezogene Beschaffung aktivieren. Erst dann erscheinen die weiteren Einstellungen, Vorschau und Laufprotokoll. Das Einblenden allein speichert oder aktiviert den Modus noch nicht. Lass Automatisch per tricoma-Cronjob ausführen für die erste Prüfung ausgeschaltet. Es sind keine kundenspezifischen Lieferanten vorbelegt.

Speichere die Konfiguration vor der Vorschau. Damit wird der neue Modus aktiv und setzt die bisherigen internen Beschaffungsautomatiken aus; solange die Zeitautomatik ausgeschaltet ist, werden neue Lieferantenbestellungen nur durch die ausdrückliche manuelle Ausführung angelegt. Externe Automatiken separat abstimmen. Beim Entfernen des Hakens werden die Optionen ausgeblendet; gespeicherte Werte bleiben erhalten. Zum tatsächlichen Abschalten ebenfalls Speichern verwenden.

Aufträge und Bestand auswählen

• Kundenbestellstatus: Wähle einen oder mehrere offene Status: Unbearbeitet, In Bearbeitung, Versandfertig. Nur Versandfertig beschafft für freigegebene Aufträge; die anderen Status ermöglichen frühere Beschaffung. Es gibt keine feste Drei-Tage-Grenze.
• Mandant: Wähle den gewünschten Mandanten im Auswahlfeld. Ohne Mandant berücksichtigt Aufträge und Bestände ohne Mandantenzuordnung. Eine Konfiguration je System und ein Mandant; keine getrennten Zeitpläne je Mandant.
• Lagerbereich: Wähle einen Lagerplatz einschließlich seiner Unterlager oder Alle erlaubten Lagerplätze. Die nativen Bestandsausschlüsse gelten weiterhin.
• Bedarf anderer offener Aufträge schützen: Schützt Bestand und freie Zugänge zuerst für offene Aufträge außerhalb der ausgewählten Status. Manuelle Reservierungen und zugeordnete Liefermengen werden immer berücksichtigt.

Lieferanten festlegen

Lieferanten werden mit Namen angezeigt. Ein Lieferant muss dem Produkt zugeordnet und für die automatische Beschaffung verfügbar sein.

• Priorität: Trage 1 beim bevorzugten Lieferanten, 2 beim nächsten usw. ein. Jeder Rang darf nur einmal vorkommen; leeres Feld bedeutet bei einem aktivierten Lieferanten keine Bevorzugung. Der Aktivierungshaken entscheidet unabhängig davon über die Freigabe.
• Aktiviert: Gib jeden gewünschten Lieferanten ausdrücklich über diesen Haken frei. Ohne Haken wird bei ihm keine neue Bestellung angelegt. Eine leere Aktivierungsliste erlaubt keinen Lieferanten. Neu hinzugefügte Lieferanten bleiben automatisch deaktiviert, bis du sie hier freigibst. Eine Priorität allein aktiviert keinen Lieferanten.
• Ausschließen: Verhindert neue Bestellungen bei diesem Lieferanten. Ausschlüsse haben Vorrang vor Freigaben und Prioritäten. Vorhandene offene Liefermengen werden trotzdem angerechnet.
• Wenn kein priorisierter Lieferant verfügbar ist: Wähle günstigster verfügbarer Lieferant, nur bei genau einem Lieferanten oder keine automatische Ersatzwahl. Die Ersatzwahl bleibt innerhalb der ausdrücklich aktivierten und nicht ausgeschlossenen Lieferanten. Ohne Ersatzwahl werden ausschließlich priorisierte Lieferanten verwendet.

Bestehende Bestellungen und Positionen

• Vorhandene Lieferantenbestellungen: Neue Bestellung je Lieferant und Lauf lässt vorhandene Bestellungen unverändert und berücksichtigt ihre offenen Mengen. Neueste Bestellung In Bearbeitung ergänzen hängt neue Positionen an die neueste passende Bestellung im Altersfenster an; vorhandene Positionsmengen bleiben unverändert.
• Bestehende Bestellungen maximal so viele Tage alt: Altersfenster nur für Ergänzung. 0 bedeutet heute, höchstens 365 Tage. Versandte und stornierte Bestellungen werden nicht ergänzt.
• Positionsbildung: Je Produkt und Lauf zusammenfassen oder eigene Position je Kundenposition/Set-Komponente. Alle Kundenverknüpfungen bleiben erhalten. Positionen mit Produktoptionen bleiben getrennt. Prüfe getrennte gleiche Artikel vor Nutzung der Scanstation bzw. Scanstation MDE fachlich.

Weitere Angaben

• Auf Lieferanten-VPE aufrunden: Ohne Haken nur den akuten Fehlbedarf beschaffen. Eine Aktivierung kann auf Verpackungseinheiten über den unmittelbaren Bedarf hinaus aufrunden.
• Lieferfrist in Tagen: Liefertermin neuer Lieferantenbestellungen relativ zum Laufdatum. Bestehende Kopfdaten beim Ergänzen bleiben unverändert.
• Lieferantenbestellungs-Kategorie: Wähle eine Kategorie nach Namen oder Standardkategorie für die native Vorgabe.
• Uhrzeiten und Wochentage: Wähle jede Laufzeit einzeln über das Stundenfeld von 00 bis 23. Mit Uhrzeit hinzufügen bzw. Entfernen passt du die Anzahl der Laufzeiten an. Lege außerdem die gewünschten Wochentage einschließlich Wochenende fest. Details stehen im Abschnitt Zeitautomatik.

Klicke auf Einstellungen speichern. Bei ungültiger Eingabe wird die Konfiguration nicht gespeichert.

Beispiele für unterschiedliche Abläufe

• Freigegebene Kundenaufträge: nur Versandfertig, feste Lieferantenpriorität, neue Bestellung je Lauf, keine VPE-Aufrundung.
• Frühzeitige Beschaffung: zusätzlich Unbearbeitet oder In Bearbeitung wählen; Auswirkungen auf andere offene Aufträge über Bedarfsschutz steuern.
• Preisorientierter Einkauf: Prioritäten leer lassen, Ersatzwahl Günstigster, bei Bedarf erlaubte Lieferanten eingrenzen.
• Sammelbeschaffung: bestehende Bestellungen in Bearbeitung im Altersfenster ergänzen und Standardpositionen zusammenfassen.
• Fertigung oder individuelle Optionen: eigene Position je Kundenposition und manueller Vorschau-Lauf vor der Anlage.

Vorschau prüfen

Klicke auf Aktuelle Vorschau berechnen. Die Vorschau allein legt keine Lieferantenbestellung an und verändert keine bestehende Lieferantenbestellung.

Die Übersicht zeigt dir je Produkt:

• Offener Bedarf: Noch benötigte Menge der ausgewählten Kundenaufträge. Bereits nicht stornierten Lieferungen zugeordnete Mengen sind darin nicht mehr enthalten.
• Durch Bestand gedeckt: Die dafür verwendbare Lagermenge nach Berücksichtigung der Reservierungen.
• Bereits disponiert: Noch offene Beschaffungsmenge, die diesen Bedarf deckt. Dazu gehören auch passende Lieferantenbestellungen in Bearbeitung.
• Neu bestellen: Die zusätzlich vorzubereitende Menge, gegebenenfalls mit Rundung.
• Lieferant und Hinweis: Vorgesehener Lieferant oder der Grund, weshalb ein Produkt nicht beschafft werden kann.

Unter Auftragspositionen und Ausschlussgründe kannst du die Berechnung je Kundenposition und Komponente nachvollziehen. Prüfe dort auch die Hinweise.

Beispiel: Bei 10 offenen Einheiten, 3 Einheiten Lagerdeckung und 2 bereits disponierten Einheiten bleiben 5 Einheiten neu zu bestellen. Ein Produkt, dessen Bedarf vollständig durch Bestand gedeckt ist, wird nicht zusätzlich bestellt.

Mengen werden bei der Anlage auf die zwei Nachkommastellen der Lieferantenpositionen aufgerundet. Eine aktivierte VPE-Rundung kann die Bestellmenge zusätzlich erhöhen.

Lieferantenbestellungen vorbereiten

Wenn die Vorschau fachlich passt, kannst du zunächst einen manuellen Lauf durchführen:

1. Aktiviere Auftragsbezogene Beschaffung aktivieren. Lass die Zeitautomatik zunächst ausgeschaltet.
2. Klicke auf Einstellungen speichern.
3. Berechne erneut die Aktuelle Vorschau.
4. Prüfe Mengen, Lieferanten und Hinweise.
5. Klicke auf Vorschau als Lieferantenbestellungen vorbereiten.

tricoma legt die Lieferantenbestellungen nach deinen Regeln mit Status In Bearbeitung an. Das Ergebnis nennt die verwendeten Bestellungen und die neuen Positionen. Die technische Zuordnung zu den Kundenbestellungen bleibt erhalten.

Öffne anschließend die betreffenden Datensätze in der App Lieferantenbestellung und prüfe sie, bevor du sie über deinen normalen Ablauf an den Lieferanten übermittelst. Weitere Informationen findest du im Tutorial zum Lieferantenbestellungsablauf (Workflow: Von der Lieferantenbestellung bis hin zur Einbuchung).

Hinweis: Sobald du den neuen Modus aktivierst, ersetzt er die bisherigen automatischen Auftrags- und Lagerbestellungswege. Das gilt auch dann, wenn die neue Zeitautomatik noch ausgeschaltet ist. Eine externe KI-, MCP- oder sonstige Bestellautomatik wird dadurch nicht automatisch abgeschaltet. Stelle beim Wechsel sicher, dass sie keine zusätzlichen Bestellungen mehr erzeugt.

Haben sich Bedarf, Bestand oder Einstellungen seit der Vorschau geändert, fordert tricoma eine neue Vorschau an. Berechne sie erneut und prüfe die aktualisierten Mengen.

Zeitautomatik einrichten

Nach der Prüfung des manuellen Ablaufs kannst du die automatische Vorbereitung aktivieren:

1. Wähle unter Uhrzeiten (Stunden, Serverzeit) jede gewünschte Stunde einzeln aus. Klicke für zusätzliche Laufzeiten auf Uhrzeit hinzufügen. Mit Entfernen löschst du eine Laufzeit; mindestens eine bleibt bestehen. Beispiel: 10 :00 Uhr und 17 :00 Uhr.
2. Wähle die gewünschten Wochentage.
3. Aktiviere Automatisch per tricoma-Cronjob ausführen. Der auftragsbezogene Modus muss ebenfalls aktiviert bleiben.
4. Klicke auf Einstellungen speichern.

Die Ausführung erfolgt beim ersten regulären tricoma-Cronlauf innerhalb der gewählten Stunde, nicht zwingend genau zur vollen Stunde. Pro ausgewähltem Stundenfenster wird ein Lauf ausgeführt. Voraussetzung ist ein funktionierender tricoma-Cronjob.

Auch die automatisch vorbereiteten Lieferantenbestellungen bleiben In Bearbeitung und werden nicht automatisch versendet. Prüfe die Ergebnisse regelmäßig im Laufprotokoll.

Zum Pausieren der Zeitautomatik entferne nur den Haken bei Automatisch per tricoma-Cronjob ausführen und speichere. Der eigene Beschaffungsmodus bleibt dann für manuelle Läufe aktiv. Wenn du den gesamten Modus ausschaltest, können die bisherigen Automatiken entsprechend ihrer unveränderten Einstellungen wieder greifen.

Laufprotokoll und Hinweise

Im Laufprotokoll findest du Startzeit, Status und Bericht der letzten Läufe. Öffne Bericht anzeigen, um angelegte Bestellungen, Positionen und Hinweise zu sehen. Mit einem Klick auf die Laufnummer kannst du den gespeicherten Berechnungsstand einschließlich der damaligen Einstellungen nachvollziehen.

Warum wurde ein Produkt nicht bestellt?

Prüfe zuerst die Spalte Hinweis und die Ausschlussgründe. Mögliche Gründe sind ein gesperrter Artikel, ein Auslaufartikel, ein fehlender zugelassener Lieferant oder eine nicht mögliche Preisermittlung. Gültige andere Produktgruppen können trotzdem vorbereitet werden.

Unklare Lieferungszuordnungen, fehlerhafte Artikelstrukturen oder nicht eindeutig einer Set-/Sammelartikel-Komponente zuordenbare Produktoptionen blockieren die Anlage. Bereinige die genannten Daten und berechne danach eine neue Vorschau. Nicht eindeutig zugeordnete Optionen werden nicht stillschweigend auf Komponenten übertragen.

Unterbrochenen Lauf abgleichen

Bleibt ein Lauf nach einer Unterbrechung im Status schreibt oder pruefen, sind weitere Beschaffungsläufe gesperrt. Es können bereits Lieferantenbestellungen oder Positionen vorhanden sein.

1. Öffne den betreffenden Eintrag im Laufprotokoll und prüfe den Bericht.
2. Klicke auf Vorhandene Anlagen abgleichen.
3. Prüfe anschließend den Abgleichbericht und die vorhandenen Lieferantenbestellungen.
4. Berechne eine neue Vorschau. Fehlende Positionen werden dabei aus dem aktuellen Bedarf neu ermittelt.

Der Abgleich legt keine fehlenden Lieferantenbestellungen an. Er ordnet bereits vorhandene Anlagen zu und stellt fehlende Zuordnungen bzw. Produktoptionen daraus wieder her. Wird eine Mengenabweichung gemeldet, kläre sie zunächst in der betroffenen Lieferantenposition.

Abgrenzung zur Lagerdisposition

Die Funktion bietet allgemeine Auswahl-, Lieferanten-, Bestell- und Zeitplanregeln für mehrere auftragsbezogene Beschaffungsabläufe. Sie deckt den offenen Bedarf der ausgewählten Kundenbestellungen und füllt keine Warnbestände auf.

Für Lagerauffüllung und Reichweitenbestellung gibt es die bisherige automatische Produktbestellung in der App Lieferantenbestellung (Automatische Produktbestellung beim Lieferanten / Bestellvorschläge erhalten). Mit aktiviertem auftragsbezogenem Modus werden die bisherigen automatischen Auftrags- und Lagerbestellungswege ausgesetzt. Die bisherigen Einstellungen werden auf derselben Seite darunter angezeigt und greifen beim Abschalten wieder.

Eine externe Bestellautomatik wird nicht automatisch abgeschaltet. Prüfe vor dem Wechsel, dass sie keine zusätzlichen Bestellungen erzeugt.