Automatische Statusanpassung von Bestellungen und Lieferungen

Der Bestellstatus kann jederzeit manuell von dir geändert werden. Abhängig von der Konfiguration können Status jedoch auch automatisch vom System angepasst werden.

Die Einstellungen zur Statusanpassung einer Bestellung in Bezug auf die Zahlung findest du in der App Bestellungen unter Einstellungen → Zahlungsweisen.
Die Einstellungen zur Statusanpassung einer Bestellung in Bezug auf die Lieferung findest du in der App Bestellungen unter Einstellungen → Lieferarten.

Für jede Zahlungsweise kannst du festlegen, wie sich der Status einer Bestellung ändern soll.

Status der Bestellung nach Anlegen einer Rechnung:
Hier kannst du festlegen, welchen Status die Bestellung erhalten soll, wenn aus dieser Bestellung eine unbezahlte Rechnung erzeugt wurde. Das bedeutet, dass die Rechnung mit der Bestellung verknüpft sein muss¹. Andernfalls greift diese Option nicht.

Status der Bestellung nach bezahlter Rechnung:
Hier kannst du festlegen, welchen Status die Bestellung erhalten soll, sobald die verknüpfte Rechnung den Status „bezahlt/verbucht“ erhalten hat. Dabei spielt es keine Rolle, ob du den Status manuell vergeben hast oder ob dieser automatisch gesetzt wurde. Wird für eine Bestellung eine bezahlte Rechnung angelegt, erhält die Bestellung den hier festgelegten Status.


¹ Eine Verknüpfung entsteht automatisch, wenn du aus einer Bestellung eine Rechnung erzeugst oder das System automatisch eine Rechnung zur Bestellung erzeugt.

Mit einer Bestellung verknüpfte Rechnungen kannst du unter anderem in der Bestellübersicht (linker Screenshot) oder in der Bestelldetailansicht einsehen, indem du rechts die Informationen aufklappst (rechter Screenshot). Wenn du auf das kleine Rechnungs-Icon klickst, öffnet sich direkt die entsprechende Rechnung:

Für jede Lieferart kannst du festlegen, ob der Status der Bestellung auf „erledigt“ gesetzt werden soll, nachdem die zugehörige Lieferung versendet wurde. Aktiviere dazu die Option „Bestellung als erledigt markieren“.

Wichtig ist, dass die Bestellung mit der entsprechenden Lieferung verknüpft ist. Andernfalls greift diese Option nicht.

Der Status der zugehörigen Lieferung ändert sich automatisch auf „erledigt“, wenn diese in der Scanstation über den CHECKOUT-Button versendet wurde.

Bestellung A hat die Lieferart DHL und die Zahlungsart Vorkasse. Der Status der Bestellung ist beim Eingang in das System „in Bearbeitung“.

Sobald der Kunde den Rechnungsbetrag bezahlt hat, wird standardmäßig durch die App Bankkontenabgleich eine bezahlte Rechnung mit der Bestellung verknüpft.

Nun kann die Bestellung versendet werden. Der Status der Bestellung ändert sich auf „versandfertig“ (die Option „Status der Bestellung nach bezahlter Rechnung“ ist auf „versandfertig“ eingestellt).

Die App Auftragskiller legt automatisch eine offene Lieferung an, da die Rechnung auf bezahlt steht. Dazu muss im Auftragskiller folgendes konfiguriert sein:

Bestellung B hat die Lieferart DHL und die Zahlungsart „Auf Rechnung“. Der Status der Bestellung ist beim Eingang in das System „in Bearbeitung“.

Die App Auftragskiller legt automatisch nach Bestelleingang eine offene Lieferung an, da der Kunde die Bestellung erst nach Erhalt der Lieferung bezahlt. Der Auftragskiller muss dabei wie folgt konfiguriert sein:

Wenn für Bestellung B zwei oder mehr Lieferungen erstellt werden, weil bspw. nur ein Teil der Artikelpositionen auf Lager ist, darf der Status der Bestellung nach bezahlter Rechnung nicht auf „erledigt“ geändert werden. Stattdessen sollte bei der entsprechenden Zahlungsweise die Option „keine Auswahl“ (= keine Anpassung) eingestellt sein.

Andernfalls kann es passieren, dass dein Kunde nach Erhalt der ersten Lieferung bereits die gesamte Rechnung bezahlt und sich dadurch der Status der Bestellung auf „erledigt“ ändert. In diesem Fall wird die Bestellung vom Auftragskiller nicht mehr berücksichtigt und für die restlichen Artikelpositionen wird keine weitere Lieferung erstellt.

Aus diesem Grund kannst du in der App Bestellungen unter Einstellungen → Lieferarten die Option aktivieren, dass die Bestellung den Status „erledigt“ erhält, sobald die Lieferung versendet wurde. Bei Teillieferungen wird der Status der Bestellung jedoch erst angepasst, sobald für alle Artikelpositionen eine versendete Lieferung vorhanden ist.

Solltest du Teillieferungen anbieten wollen, berät dich der Support gerne. Erstelle dazu ein Ticket im Kundenportal oder wende dich an einen Servicepartner.