Einrichtungstutorial: App Lieferantenbestellung

In diesem Tutorial beschäftigen wir uns ausführlich mit den vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten der App Lieferantenbestellungen, die eine effiziente Verwaltung und Erstellung von Lieferantenbestellungen ermöglicht.

Die App Lieferantenbestellungen bietet dir zahlreiche Optionen, um den Bestellprozess bei deinen Lieferanten optimal anzupassen. Wir erläutern Schritt für Schritt die verschiedenen Konfigurationspunkte und Anpassungsmöglichkeiten.

Allgemeine Einstellungen

• Länge der internen Bestellnummer

Hier kannst du festlegen, aus wie vielen Zeichen deine interne Nummer (ID) der Lieferantenbestellung (LB) bestehen soll. Die ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer in der Datenbank, mit der die LB eindeutig zugeordnet werden kann.

• Individuelle Bestell-Nr.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Anlegen einer Lieferantenbestellung aus einer Bestellung die Bestell-ID dieser Bestellung automatisch in das Datenfeld Individuelle Bestell-Nr. in der Detailansicht übernommen.

• Sortierung der Produkte auf der Bestellung

Über das Dropdown-Menü kannst du festlegen, ob die Artikel nach Priorität (der Artikel mit dem niedrigsten Prioritätswert wird als erstes aufgelistet) oder nach Artikelnummer sortiert werden sollen.

• Dateisystem innerhalb der Bestellung aktivieren?

Mit dem Dateisystem kannst du Dateien hochladen und/oder verknüpfen, wenn du auf das Dateisystem-Symbol in der Detailansicht klickst.

• Automatische Ordner im Dateisystem

Hier kannst du Ordner für das Dateisystem definieren, die zu jeder Bestellung automatisch angelegt werden. Dafür wird die App Storage benötigt.

Auch Artikel ohne Bezug zum Lieferanten in die LB einfügen können
Wenn du die Detailansicht der Lieferantenbestellung geöffnet hast, kannst du links im Reiter Produkte Produkte im Schnellverfahren hinzufügen. Ist der Schalter aktiv, können auch Artikel hinzugefügt werden, die keinen direkten Bezug zum Lieferanten haben.

Buchungsvorschläge beim Einbuchen
Aktiviert die Buchungsvorschläge beim Einbuchen. Mehr Infos zu Buchungsvorschlägen: Automatische Buchung aller Artikel beim Kommissionieren (Buchungsvorschlag)

• Überfällige Bestellungen in der Shortinfo anzeigen

Hier werden noch nicht komplett erledigte Lieferantenbestellungen anhand des Gesamtstatus und des Hauptlieferdatums angezeigt. Die Angaben der einzelnen Positionen werden dabei nicht berücksichtigt. Eine Shortinfo wird angezeigt, wenn eine Lieferantenbestellung noch offen ist oder noch nicht bearbeitet wurde.

• Bestellposten nicht zusammenfassen

Beim Erstellen von Lieferantenbestellungen über die Funktion Lieferantensammelbestellung erzeugen werden identische Posten/Artikel aus unterschiedlichen Bestellungen nicht gruppiert. Dadurch ist eine bessere Übersicht gegeben und es können dieselben Artikel mehrmals innerhalb einer Lieferantenbestellung auftauchen – ohne die reale Bestellmenge zu verändern.

• Deaktivierte Kostenstellen in Ertragsauswertungen

Trage hier kommagetrennt die Kostenstellen ein, die in den Ertragsauswertungen deaktiviert werden sollen, z. B. für Gewerbesteuer, Privatentnahmen, Gewinnausschüttungen oder Mehrwertsteuer. So erhältst du später einen sauberen Gewinn vor Steuer in den Statistiken. Beispiel: 3519,3820,7610

• Liefertermin anhand der Kundenbestellungen

Beim Erstellen von Lieferantenbestellungen aus Bestellungen wird das Lieferdatum der Lieferantenbestellung x Tage vor das früheste Lieferdatum der Bestellung gesetzt. Achtung: Ist Bestellposten nicht zusammenfassen deaktiviert, kann bei Lieferantensammelbestellung erzeugen das Datum anhand der Kundenbestellungen nicht gesetzt werden. Diese Funktion findest du z. B. in der Übersicht der App Bestellungen im Dropdown-Menü.

• Webseite für den Lieferantenlink

Wenn du ein separates Lieferanten-Portal im tricoma System hast, kannst du hier die Webseite dafür hinterlegen. Diese Webseite erstellst und bearbeitest du in der App Webseitenbereiche (Grund-App).

• Kundenadresse der Bestellung nicht mit in die Lieferantenbestellung übernehmen

Ist der Schalter aktiv, werden keine Kundenadressen einer Bestellung in die Lieferantenbestellung übernommen.

• Auswahl der Lagerplätze beschränkt auf bereits zugeordnete Lagerplätze

Wenn du diese Einstellung aktivierst, werden beim Einbuchen der Ware nur die Lagerplätze angezeigt, die dem Produkt bereits zugeordnet sind.

• Standardkategorie bei der Anlage

Wähle hier eine Kategorie aus, in die Bestellungen bei der Anlage standardmäßig zugeordnet werden sollen. Soll keine Zuordnung erfolgen, wähle Keine Auswahl.

Lieferantenbestellungsdetailansicht

• Posteninfo/Status im Positionslisting der LB deaktivieren

Ist diese Option aktiv, werden die Felder für Status und Posteninfo in der Spalte Anmerkung in der Detailansicht einer Lieferantenbestellung ausgeblendet.

• Sep. Datumsangaben im Positionslisting der LB deaktivieren

Ist diese Option aktiv, werden die Datumsfelder in der Spalte Anmerkung in der Detailansicht einer Lieferantenbestellung ausgeblendet.

• Lagerplatz-Ausgabe im Positionslisting der LB deaktivieren

Bei Aktivierung werden Lagerplatzinfos in der Detailansicht einer Lieferantenbestellung ausgeblendet.

• Beim Teilen eines Bestellungs-Postens den dazugehörenden Lieferantenbestellungs-Posten mit aufteilen

Wird der Posten einer Bestellung geteilt, wird – sofern der Schalter aktiv ist – automatisch auch der entsprechende Posten in der Lieferantenbestellung aufgeteilt.

• Wechselkurs manuell ändern können

Ist diese Option aktiv, kannst du den Wechselkurs einer Lieferantenbestellung mit Fremdwährung manuell ändern.

• Datenfeld „Meldetext“ aus dem Produkt ausgeben?

Legt fest, dass das Datenfeld Meldetext aus den Produktdaten in der Bestelldetailansicht ausgegeben wird. Die entsprechende Datenfeldfunktion muss zugeordnet sein. Der Meldetext erscheint in der Artikelposition in der Bestelldetailansicht.

• Seitenumschaltung für Positionen

Empfohlen bei Lieferantenbestellungen mit mehr als 250 Posten pro Vorgang: Die Positionen werden auf Seiten aufgeteilt und sind einzeln anwählbar, um Ladezeiten zu reduzieren.

• Option „Preise beim Lieferanten hinterlegen“ ausblenden?

Blendet die genannte Option aus, z. B. aus Vertraulichkeitsgründen oder zur Kontrolle von Preisänderungen, sodass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten.

• Produktbilder einblenden

Bei Aktivierung wird das Standardbild des Artikels in der Bestellposition angezeigt.

• Beim Eintragen von Sammelhauptartikel nicht die Unterartikel nutzen

Sammelhauptartikel können nicht im Lager gebucht werden. Aktiviere diese Funktion nicht, wenn du einen definierten Prozess zum Einbuchen hast.

Lieferantenbestellungsübersicht

• Referenznummer der LB in der Übersicht anzeigen?

Legt fest, ob die Referenznummer einer Lieferantenbestellung (LB) in der Übersicht angezeigt wird.

• Referenznummer der BE zu einer LB in der Übersicht anzeigen?

Legt fest, ob die Referenznummer der Bestellung (BE) zur Lieferantenbestellung in der Übersicht angezeigt wird (Spalte „Referenznummer“ wird ein-/ausgeblendet).

Anmerkungen

• Bevorzugte Anmerkung

Wähle die Anmerkung, die beim Anlegen der LB vorausgewählt sein soll. Unter Einstellungen → Anmerkungen kannst du Vorlagen für Anmerkungen auf Lieferantenbestellungen hinterlegen, die auf der LB ausgegeben werden, sofern dies auch im entsprechenden Template hinterlegt ist.

• Anmerkungsvorlagen aus Administration deaktivieren

In der App Administration können Standardtexte für Belege gepflegt werden. Bei Aktivierung dieser Option werden diese Vorlagen für Lieferantenbestellungen nicht verwendet.

• Größe Rechnungsnummernfeld

Definiert die Größe des Rechnungsnummernfelds (zu finden im Reiter „Rechnungen“; die Rechnungsnummer wird unter „Nummer:“ ausgeführt). Je nach Länge der Rechnungsnummer das Feld entsprechend anpassen.

Mahnungen

• Mahnungen Mahn-/Erinnerungsstaffel

Stelle ein, ab dem wievielten Mal eine Hinweis-E-Mail versendet werden soll, wenn der Lieferant eine Anmahnung/Erinnerung erhalten hat. Beispiel: 1;5;7 → es wird ab dem 1., 5. und 7. Mal bei überschrittenem Liefertermin eine Hinweis-E-Mail versendet. Die Vorlage kann unter Lieferantenbestellung → Einstellungen → E-Mail-Vorlage erstellt und bearbeitet werden.

• E-Mail-Adresse der Mahn-/Erinnerungsstaffel an

Definiert, an welche E-Mail-Adresse ein Hinweis über verspätete Lieferantenbestellungen versendet werden soll (interne Information/Reminder; keine Kunden-E-Mail-Adresse eintragen).

• Soll der gelbe Warnbestand immer aufgefüllt werden, um einen höheren Bestellvorschlag zu erhalten

Prüfe je nach Unternehmen und Produktsortiment, ob diese Option sinnvoll ist: Seltenere Nachbestellungen bei höherem Lagerkapital → aktivieren. Geringes Lagerkapital und häufigere Nachbestellungen → nicht aktivieren. Entsprechend fallen die Bestellvorschläge höher oder niedriger aus.

• Sollen offene Bestellungen bei Reichweitenberechnungen mitbeachtet werden?

Bei Aktivierung werden offene Bestellungen in der Reichweitenberechnung der Bestellvorschläge berücksichtigt. Andernfalls werden offene Bestellungen nur beachtet, wenn die vorhandene Lagermenge für die offenen Bestellungen nicht ausreicht. Mehr dazu: Automatische Produktbestellung beim Lieferanten / Bestellvorschläge erhalten

Automatische Produkteinzelbestellung

• Wiedervorlage bei einer automatischen Produkteinzelbestellung an

Bei ausgelöster automatischer Produkteinzelbestellung kann festgelegt werden, ob und an welchen Benutzer automatisch eine Wiedervorlage gestellt wird. Mehr dazu: Wiedervorlagen

• Automatischer E-Mail-Versand

Bei aktivem Schalter werden automatisch erstellte Produkteinzelbestellungen direkt per E-Mail an den Lieferanten gesendet. Die Vorlage dazu kannst du unter Lieferantenbestellung → Einstellungen → E-Mail-Vorlagen erstellen und editieren.

• Mandantenzuweisung

Legt fest, welchem Mandanten eine automatische Produkteinzelbestellung zugewiesen werden soll. Nur relevant, wenn die App Mandanten erworben wurde.

• Aktivierte Artikel in der Bestellvorschlagsliste ausblenden

Ist der Schalter aktiv, werden die entsprechenden aktivierten Produkte nicht in den Bestellvorschlägen ausgegeben. In der Produktdetailansicht im Bereich Lieferantenbestellung im Reiter Automatische Einzelbestellung kannst du die Einzelbestellung für ein Produkt aktivieren.

Produktbestellung

• Dublettenprüfung aktivieren?

Bei Aktivierung durchsucht das System bei Belegerstellung die Datenbank nach Duplikaten des Bestellbelegs. Die Option benötigt viel Performance!

• Lieferanten mit Vorschlag 0/0 ausblenden

Blendet Lieferanten mit 0/0 Produktvorschlägen in den Bestellvorschlägen (Reiter „Produktbestellung“) aus.

• Business Booster-Produktdaten ausblenden

Zur Performance-Verbesserung können die Booster-Daten in der Detailansicht der LB ausgeblendet werden. Business-Booster-Daten sind die farbigen „Flags“ im Reiter Produktbestellung.

• Preis- und Versandberater Produktdaten ausblenden

Zur Performance-Verbesserung können die Daten vom Preis- und Versandberater in der Detailansicht der LB ausgeblendet werden. Wenn die App Preis- und Versandberater nicht erworben wurde, diese Option unbeachtet lassen.

• Reklamationen der letzten X Tage anzeigen

Legt fest, für wie viele Tage rückwirkend Reklamationen in den Produktbestellungen angezeigt werden.

• Ausgabe der Verkäufe

Bei aktivem Schalter werden die entsprechenden Verkaufszahlen in der Tabelle der Bestellvorschläge ausgegeben.

• VPE Mengenvorschlag

Legt fest, wie sich die VPE beim Lieferanten auf die Berechnung des Mengenvorschlags auswirkt. Beispiele erhältst du durch Klicken auf das -Symbol.

• Automatisch auf erledigt setzen – LB erledigt setzen nach X Tagen

Legt fest, nach wie vielen Tagen eine Lieferantenbestellung automatisch den Status „erledigt“ erhält.

• LB automatisch erledigen, wenn komplett eingebucht

Sind alle Positionen einer Lieferantenbestellung eingebucht, erhält die Bestellung bei aktivem Schalter automatisch den Status „erledigt“.

Schnellsuche

• Suche nach Referenznummer od. individueller Bestellnummer?

Diese Option ist veraltet und kann unter tricoma 5 vernachlässigt werden.

Bestelltemplates

Wähle hier das gewünschte Bestelltemplate zur Generierung von PDFs aus.

Templates sind auf HTML-Codes basierende „Schablonen“ zur Erstellung von PDF-Dokumenten. Sie können in der App Templates mit etwas HTML-Kenntnissen bearbeitet werden. In der Regel reichen jedoch die bereits angelegten Templates aus. Mehr zur Bearbeitung von Templates findest du hier → PDF-Templates über das System bearbeiten

Sofern du die App Mandanten installiert hast, musst du beachten, dass immer der Mandant oben rechts im Dropdown-Menü gewählt ist, für den du die Einstellungen vornehmen möchtest. Andernfalls änderst du die globalen Einstellungen.

Kategorien

Einstellungen

Hier kannst du Kategorien für Lieferantenbestellungen erstellen und bearbeiten. Diese Kategorien können in der Detailansicht der Lieferantenbestellung ausgewählt werden.

E-Mail-Vorlagen

Hier kannst du E-Mail-Vorlagen für verschiedene Fälle definieren. Sobald im Betreff etwas eingetragen ist, wird das automatische Versenden der E-Mail mit der entsprechenden Vorlage aktiviert. Beim automatischen Mailversand wird die Mailsignatur angehängt, die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist.

Beachte bitte auch die Informationen in den Info-Texten, indem du auf klickst:

E-Mail-Vorlage für die Lieferantenbestellung
z. B. „Sehr geehrter Lieferant, anbei erhalten Sie unsere Bestellung zu den vereinbarten Konditionen.“

E-Mail-Vorlage für die automatische Lieferantenanmahnung/-erinnerung
z. B. „Sehr geehrter Lieferant, wir möchten Ihre Aufmerksamkeit auf die ausstehende Lieferung lenken, die im Rahmen unserer Bestellnummer %bestellnummer% bei Ihnen in Auftrag gegeben wurde.“

E-Mail-Vorlage für den automatischen Mahn-/Erinnerungshinweis
z. B. „Achtung, der Liefertermin von Bestellung %bestellnummer% wurde zu oft überschritten.“

E-Mail-Vorlage für den Endkunden beim Einbuchen von Ware
z. B. „Sehr geehrter Kunde, die Ware zu Ihrer Bestellung 1234 ist bei uns eingetroffen und wird schnellstmöglich an Sie versendet.“

Am Ende der Seite findest du eine Übersicht der gängigsten Variablen, die du in die Vorlagen einfügen kannst. Falls du weitere Variablen benötigst, wende dich bitte an den Support.

Anmerkungen

Hier hast du die Möglichkeit, Vorlagen für Anmerkungen auf Lieferantenbestellungen zu definieren. Die Anmerkungen kannst du in der Detailansicht der Lieferantenbestellung auswählen.

Aufkleber

Du kannst direkt aus einer Lieferantenbestellung heraus Produktaufkleber bzw. Etiketten drucken. Die Vorgehensweise ist identisch mit dem Drucken von Produktaufklebern aus einer Bestellung.

Das Tutorial dazu findest du hier: Produktaufkleber

Posteninfos

Hier kannst du Vorlagen für Posteninfos definieren, die in den Produktpositionen einer Lieferantenbestellung ausgegeben werden, wenn beim Anlegen der Bestellung eine entsprechende Vorlage ausgewählt wird.

Die Posteninfos dienen dem Lieferanten als Hinweis für spezielle Anforderungen, z. B. „Bitte vor Versand in Geschenkverpackung“.

Weiterführende Links und Video

→ Erklärung: Systemmails und Mailer
→ Lieferant anlegen
→ Lieferantenbestellung manuell erstellen
→ Automatische Produkteinzelbestellung beim Lieferanten
→ Sprachauswahl bei E-Mail-Vorlagen

Sieh dir auch das MasterClass-Video zum Thema Lieferantenbestellungen an: